Ewidencja urzędników służby cywilnej pod dużym znakiem zapytania

Ministrowie mają wiele zastrzeżeń do przepisu przewidującego prowadzenie przez Szefa Służby Cywilnej ewidencji urzędników służby cywilnej, a minister spraw wewnętrznych i administracji oraz minister nauki i szkolnictwa wyższego opowiedzieli się wręcz za usunięciem przepisu z projektu. Przysłowiowej suchej nitki na propozycji nie zostawił także Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Uznał, że w obecnym kształcie nie odpowiada zasadom dotyczącym przetwarzania danych osobowych, w tym ograniczenia przechowywania, integralności i poufności, a także rozliczalności.

Chodzi o projekt ustawy o zmianie ustawy o służbie cywilnej (nr UDER102), przygotowany przez Anitę Noskowską-Piątkowską, Szefa Służby Cywilnej, który pod koniec kwietnia 2026 r. trafił do uzgodnień międzyresortowych, konsultacji publicznych i opiniowania, i do dziś na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowane zostały jedynie zgłoszone do niego uwagi. 

Czytaj również: Urzędnicy w nieformalnych związkach bez podległości służbowej>>

Ewidencja urzędników  

Zgodnie z dodawanym art. 15b ust. 1, Szef Służby Cywilnej będzie prowadził ewidencję urzędników służby cywilnej, zwaną dalej „ewidencją urzędników”. Ewidencja ta, jak mówi projektowany ust. 2, ma obejmować takie dane osobowe urzędników służby cywilnej, jak:

• 1)    imię (imiona);
• 2)    nazwisko;
• 3)    datę mianowania;
• 4)    miejsce zatrudnienia;
• 5)    staż pracy;
• 6)    stopień służbowy;
• 7)    kwalifikacje zawodowe.

Dane te mają przekazywać dyrektorzy generalni urzędów do końca stycznia każdego roku, za rok ubiegły (ust. 3), a w uzasadnionych przypadkach Szef Służby Cywilnej może żądać od dyrektora generalnego urzędu przekazania danych w innym terminie (ust. 4). W myśl zaś ust. 5, Szef Służby Cywilnej w celu realizacji zadań związanych z prowadzeniem ewidencji przetwarza ww. dane osobowe i jest administratorem tych danych.

- Obecne przepisy ustawy nie pozwalają Szefowi Służby Cywilnej prowadzić ewidencji urzędników służby cywilnej, mimo, że Szef Służby Cywilnej dokonuje mianowania pracowników służby cywilnej, czy przenoszenia do urzędu, w sytuacjach, o których mowa w art. 63 i 66 ustawy. Pomimo, że Szef zarządza korpusem służby cywilnej, a w tym grupą blisko 8 tysięcy osób, w którą państwo dodatkowo inwestuje (absolwenci KSAP i urzędnicy, którzy zdali egzamin i zmieścili się w limicie mianowań w danym roku), ma ograniczone możliwości monitorowania, gdzie i w jaki sposób są wykorzystywane ich umiejętności oraz które kompetencje wymagają ewentualnego wzmocnienia, w obliczu zmieniającej się sytuacji geopolitycznej, społecznej i gospodarczej. Dlatego też, aby zwiększyć realny wpływ Szefa na kreowanie polityki kadrowej służby cywilnej, jej aktualizację, bieżącą reakcję, proponowanie ewentualnych zmian w służbie cywilnej, w tym w systemie mianowania, potrzebna jest ewidencja, która będzie zawierała dane o urzędnikach służby cywilnej - napisali autorzy projektu w uzasadnieniu.

I to właśnie ten przepis był jednym z tych, który wzbudził wątpliwości prawie wszystkich członków rządu. 

Jeden przepis i długa lista uwag i wątpliwości 

- Projekt ustawy częściowo realizuje cele cyfryzacji przez centralizację danych o urzędnikach służby cywilnej, jednak nie zawiera regulacji dotyczących elektronicznej wymiany danych pomiędzy Szefem Służby Cywilnej, a dyrektorami generalnymi urzędów oraz innymi organami - zauważył na wstępie, w uwagach ogólnych Dariusz Standerski, wiceminister cyfryzacji. W zakresie zaś dodawanego art. 15b zauważył, że zgodnie z art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2025 r., poz. 1703 oraz z 2026 r. poz. 160), rejestr publiczny to uporządkowany zbiór danych służący do realizacji zadań publicznych, prowadzony na podstawie przepisów ustawowych przez podmiot realizujący zadania publiczne. Projekt ustawy natomiast nie określa formy prowadzenia ewidencji urzędników służby cywilnej i nie przesądza jednoznacznie, czy ewidencja ta będzie prowadzona w systemie teleinformatycznym. - Projektowana regulacja nie określa także podstawowych wymogów technicznych jej prowadzenia. Należy podkreślić, że zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o informatyzacji organ administracji rządowej zapewnia działanie rejestru publicznego, używając systemów teleinformatycznych. W związku z tym ewidencja urzędników służby cywilnej, jako rejestr prowadzony przez organ administracji rządowej w związku z realizacją zadań publicznych, powinna być prowadzona w postaci elektronicznej, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego. W związku z powyższym zwracam się z prośbą o uzupełnienie projektu ustawy przez jednoznaczne wskazanie, że ewidencja urzędników służby cywilnej będzie prowadzona w systemie teleinformatycznym, spełniającym wymagania określone w ww. przepisach - napisał w uwagach. I dodał: - Ponadto w projektowanej centralnej ewidencji urzędników służby cywilnej będą przetwarzane dane osobowe takie jak imię, nazwisko, data mianowania, miejsce zatrudnienia, staż pracy, stopień służbowy i kwalifikacje zawodowe. Uzasadnienie wskazuje, że dane te są niezbędne do celów systemowych, analitycznych i nadzorczych. Niestety, ani w projekcie ustawy, ani w uzasadnieniu nie określono, jak długo te dane będą przechowywane. Nie wiadomo, czy dane urzędnika zostaną usunięte z ewidencji z chwilą jego śmierci, przejścia na emeryturę, zwolnienia, czy też będą przetwarzane bezterminowo. Prawo stanowiące podstawę przetwarzania danych w sektorze publicznym musi być precyzyjne i gwarantować prawa jednostki, w tym określać ramy czasowe przetwarzania.

Dodatkowo, jak wskazał wiceminister cyfryzacji, założenie ujęte w projekcie ustawy, że dane do ewidencji urzędników służby cywilnej trafiają od dyrektorów generalnych zasadniczo raz w roku, doprowadzi do długotrwałego przetwarzania informacji zdezaktualizowanych i nieprawdziwych (np. po zmianie nazwiska lub stanowiska). - Fakultatywne uprawnienie Szefa Służby Cywilnej do żądania danych w innym terminie nie gwarantuje ich systematycznej aktualizacji. Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane i na bieżąco uaktualniane - podkreślił Dariusz Standerski. Zaproponował więc uzupełnienie projektowanego art. 15b o dodatkowy ustęp regulujący wprost maksymalny czas retencji danych w ewidencji. Przepis powinien precyzować moment usunięcia lub anonimizacji danych. W uzasadnieniu projektu ustawy proponuje się z kolei wykazać niezbędność przetwarzania danych osobowych w okresie przechowywania ustanowionym właściwymi przepisami. Jednocześnie rekomenduję zmianę art. 15b ust. 3 i 4 ustawy o służbie cywilnej poprzez nałożenie na dyrektorów generalnych urzędów obowiązku niezwłocznego przekazywania zaktualizowanych danych, co zapewni ich zgodność ze stanem faktycznym. Równocześnie zasadne wydaje się doprecyzowanie, że Szef Służby Cywilnej dokonuje wprowadzenia i aktualizacji tych danych w ewidencji w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia ich otrzymania od właściwego dyrektora generalnego urzędu.

Zasadność prowadzenia przez Szefa Służby Cywilnej ewidencji urzędników służby cywilnej wzbudziła wątpliwości także Ministerstwa Finansów i Gospodarki. W opinii MFiG, zwiększy to obowiązki dyrektorów generalnych z zakresu sprawozdawczości (raz do roku, a w uzasadnionych przypadkach także w innym terminie) oraz Szefa Służby Cywilnej. Co więcej, zdaniem MFiG, zakres gromadzonych danych nie jest konieczny do realizacji obowiązków Szefa Służby Cywilnej wynikających np. z art. 67a  projektowanej ustawy o służbie cywilnej, w związku z czym nakładanie dodatkowych obciążeń administracyjnych  dla dyrektorów generalnych oraz Szefa Służby Cywilnej nie jest uzasadnione.

- Wątpliwości interpretacyjne budzi zakres danych osobowych dot. stażu pracy i kwalifikacji zawodowych - czy chodzi tu ogólnie o liczbę lat stażu pracy, czy wskazanie dokładnie okresów zatrudnienia, w tym też zaliczanych do pracowniczego stażu pracy na podstawie ustawy Kodeks pracy oraz innych ustaw. Czy ewidencja ma obejmować każde miejsce zatrudnienia oraz staż pracy i kwalifikacje zawodowe w ogólności, czy miejsce zatrudnienia w jednostkach, o których mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej i odpowiednio staż i kwalifikacje związane ze służbą cywilną. Ponadto jak należy interpretować pojęcie ,,kwalifikacje zawodowe”? - napisano w uwagach do projektu. Co więcej, według ministerstwa, projektowane brzmienie tego przepisu budzi wątpliwości w zakresie celu prowadzenia ewidencji urzędników służby cywilnej, w szczególności w kontekście przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). Minister edukacji z kolei zauważył, że proponowane przepisy wskazują zakres danych osobowych oraz cel w jakim ewidencja ma być prowadzona. Nie regulują jednak czasu, przez który dane mają się w ewidencji znajdować, co może prowadzić do naruszenia art. 5 ust. 1 lit. e rozporządzenia RODO (zasada ograniczenia przechowywania).

Cezary Tomczyk, wiceminister obrony narodowej, wskazał natomiast, że z uwagi na aktualnie obowiązującą formę raportowania za pośrednictwem portalu sprawozdawczego GUS danych do sprawozdania Szefa Służby Cywilnej, zasadnym wydaje się zasięgnięcie opinii Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych pod kątem bezpieczeństwa i zakresu przetwarzanych danych osobowych. Ponadto, jak napisał w uwagach, w celu zapewnienia sprawnego przebiegu procesu i bezpieczeństwa danych, za wskazane uważa się doprecyzowanie formy przekazywania tych danych. 

Usunięcie projektowanego art. 15b dotyczącego ewidencji urzędników zaproponowało Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. - Szef Służby Cywilnej do realizacji zadań, o których mowa w art. 15 ust. 1 i ust. 8, art. 63, art. 66, art. 67b i art. 118, nie potrzebuje specjalnej „ewidencji urzędników”. Byłoby to zbieranie danych nadmiarowych, szczególnie w kontekście tego, że zwierzchnikiem korpusu służby cywilnej (w tym urzędników służby cywilnej) jest Prezes Rady Ministrów, a nie Szef Służby Cywilnej (art. 153 ust. 2 Konstytucji) - napisał wprost wiceminister Czesław Mroczek.

Także według Ministerstwa Zdrowia, nie jest jednoznaczne, czy ewidencja urzędników służby cywilnej obejmuje wyłącznie urzędników służby cywilnej (mianowanych), czy szerzej członków korpusu służby cywilnej. Uzasadnienie odwołuje się do obu pojęć (uzasadnienie str. 6 i 7). -  Przedmiotowa kwestia wymaga doprecyzowania, ze względu na konsekwencje dla zakresu przetwarzania danych i ryzyk z perspektywy ochrony danych osobowych - napisało MZ odnośnie ewentualnej zmiany.

Pięć uwag do art. 15b miało Rządowe Centrum Legislacji, według którego np. w celu uniknięcia wątpliwości na etapie stosowania prawa proponuje się jednoznaczne wskazanie, że wprowadzana ewidencja będzie stanowić rejestr publiczny, o którym mowa w art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – tj. „uporządkowany zbiór danych służący do realizacji zadań publicznych, prowadzony na podstawie przepisów ustawowych przez podmiot realizujący zadania publiczne”. RCL wskazując na art. 5 ust. 1 lit. b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO), zaznaczyło również, że dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. - W projekcie proponuje się wyraźnie określić cel prowadzenia ewidencji urzędników, gdyż projektowany art. 15b w obecnym brzmieniu wskazuje wyłącznie cel przetwarzania danych osobowych przez Szefa Służby Cywilnej (projektowany art. 15b ust. 5 i 6) - zaznaczyło RCL.

Uwagi do tego przepisu zgłosiły także Ministerstwo Sprawiedliwości oraz  Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Pierwsze wskazało na wątpliwości związane z wymogiem przekazywania przez dyrektora generalnego urzędu danych osobowych urzędników Służby Cywilnej na każde żądanie Szefa służby cywilnej. - Konieczne jest wyjaśnienie, względnie uzupełnienie projektu ustawy o to jaki cel ma przetwarzanie tych danych przez Szefa Służby Cywilnej - wskazało MS. Drugie natomiast zwróciło uwagę m.in. na zakres danych osobowych i cele przetwarzania danych osobowych, które zostały określone wyłącznie przez odesłanie do innych przepisów ustawy.

Prezes UODO o ewidencji urzędników

Mirosław Wróblewski, prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, odnosząc się do treści projektowanych przepisów, zauważył, że nie zawierają one rozwiązań:

• odnoszących się do gwarancji bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w tworzonym rejestrze publicznym, jakim ma być ewidencja urzędników, w tym ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych,
• regulujących zasady aktualizacji danych osobowych w ewidencji,
• dotyczących retencji przetwarzanych danych, w tym okresów ich przechowywania oraz zasad ich usuwania.

- Projektowany art. 15b w obecnym kształcie nie odpowiada więc zasadom dotyczącym przetwarzania danych osobowych (art. 5 rozporządzenia 2016/679),  w tym: ograniczenia przechowywania, integralności i poufności, a także rozliczalności - napisał w uwagach do projektu Mirosław Wróblewski. I wniósł o o uzupełnienie projektowanego art. 15b o rozwiązania zapewniające odpowiednie bezpieczeństwo i autentyczność danych osobowych przetwarzanych w tworzonej ewidencji urzędników, w tym dające ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych w tym z uwzględnieniem rozwiązań określonych w art. 32 rozporządzenia 2016/679, a także określenie zasad usuwania danych z tej ewidencji.

Prace nad projektem wchodzą w kolejny etap

O to, co dzieje się z projektem, zapytaliśmy wczoraj Departament Służby Cywilnej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

- Prace nad nowelizacją ustawy o służbie cywilnej wchodzą w kolejny etap. Za nami konferencja uzgodnieniowa, podczas której mieliśmy okazję szczegółowo omówić zgłoszone uwagi i wysłuchać argumentów przedstawicieli oraz przedstawicielek resortów. To było bardzo wartościowe spotkanie, które pokazało, że wszystkim uczestnikom zależy na tym samym celu – stworzeniu rozwiązań, które będą wspierać profesjonalną, skuteczną i nowoczesną służbę cywilną - przekazała nam KPRM. Jak podkreślono, podczas dyskusji przeanalizowaliśmy wszystkie najważniejsze kwestie. W wielu obszarach argumenty uczestników i uczestniczek konferencji przekonały nas do zmiany lub doprecyzowania projektowanych rozwiązań, dlatego obecnie pracujemy nad odpowiednimi modyfikacjami przepisów. Jednocześnie w kluczowych kwestiach, które realizują podstawowe cele reformy, nie planuję zmian. Dotyczy to między innymi przywrócenia otwartych i konkurencyjnych naborów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej, wprowadzenia narzędzi mobilności w służbie cywilnej, wzmocnienie kompetencji Szefa Służby Cywilnej, czy wsparcia dobrostanu członków i członkiń korpusu służby cywilnej.

Obecnie przygotowywana jest nowa wersja projektu, która uwzględnia wyniki konferencji uzgodnieniowej. Następnie projekt zostanie skierowany do ponownych uzgodnień, tak aby wypracować rozwiązania akceptowalne dla możliwie szerokiego grona interesariuszy. Po zakończeniu tego etapu projekt zostanie skierowany do Stałego Komitetu Rady Ministrów.