Rzecznik Praw Obywatelskich podjął sprawę obywatelki, która skarżyła się na wyjątkowo długi czas oczekiwania na udostępnienie jej dokumentacji płacowej. Na dostęp do dokumentów czekała ponad 2 lata.
Czytaj również: Państwo pozwoliło na zniszczenie dokumentów, a teraz brakuje ich do ustalania emerytur>>
Czytaj w LEX: Nabywanie prawa do emerytury a obowiązki płatników składek >>>
Tło sprawy
Problem zaistniał, ponieważ jej dokumentacja przechowywana była przez prywatną firmę, która w pewnym momencie przestała wywiązywać się ze swoich obowiązków. Ostatecznie zasoby znajdujące się w pieczy firmy zostały przejęte przez Archiwum Państwowe w Gdańsku. Zanim zostały one udostępnione obywatelom, archiwiści musieli poddać je pracochłonnemu procesowi porządkowania i konserwacji – w wyniku nierzetelnego przechowywania dokumenty były pomieszane i skażone czynnikami mikrobiologicznymi.
Na kanwie tej sprawy i wyjaśnień Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i Marszałka Województwa Pomorskiego Rzecznik dostrzegł, że w przypadku nieprawidłowego działania przedsiębiorców przechowujących dokumenty, organy odpowiedzialne za nadzór nad ich działalnością mają ograniczone możliwości działania. Czynności zmierzające do przejęcia dokumentacji są obarczone przeszkodami proceduralnymi, a przywracanie nieodpowiednio przechowywanych przez długi czas dokumentów dodatkowo opóźnia moment przekazania ich obywatelom.
Czytaj w LEX: Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - obowiązek informacyjny wobec pracownika >>>
Czytaj w LEX: Akta osobowe pracowników - sposób prowadzenia >>>
Konwent Marszałków Województw proponuje ściślejszą kontrolę nad prywatnymi przechowawcami
Rzecznik stoi na stanowisku, że należy podjąć działania mające na celu zagwarantowanie osobom starszym starającym się o świadczenia emerytalne dostępu do nieprzerwanego dokumentu do dokumentacji wymaganej przez ZUS.
RPO zwrócił uwagę na stanowisko Konwentu Marszałków Województw z 7 kwietnia 2022 r., w którym Konwent wskazał na legislacyjne braki uniemożliwiające marszałkom skuteczny nadzór nad firmami przechowalniczymi oraz zasugerował rozwiązania. Podkreślono w nim, że aktualne przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców stanowią problem dla samej administracji, najdotkliwiej jednak uderzają w interes potencjalnych klientów przechowawców tej dokumentacji.
Marcin Wiącek wystąpił w tej sprawie do Piotra Glińskiego, wicepremiera i ministra kultury i dziedzictwa narodowego oraz Marleny Maląg, ministra rodziny i polityki społecznej. RPO poprosił ministrów o wzięcie propozycji Konwentu pod uwagę. Wskazał w szczególności na możliwość nałożenia na przedsiębiorców obowiązku sprawozdawczego. Ułatwiłby on bowiem kontrolę nad przejęciem przechowywanej dokumentacji przez organy nadzoru w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę.
Zobacz w LEX: Czy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej można informować w formie elektronicznej? >>>
Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 2/2023 >>
Ograniczenia dowodowe przy ustalaniu emerytury należy poluzować
Rzecznik zwracał już uwagę władz na problemy obywateli z nabyciem prawa do emerytury. W marcu 2021 r. wskazywał w piśmie do minister Marleny Maląg, że obywatele mają trudność z udowodnieniem wysokości składników wynagrodzeń, jakie pobierali wiele lat wcześniej, z uwagi na brak możliwości uzyskania odpowiednich zaświadczeń od podmiotów przechowujących ich dokumentację. Rekomendował wtedy rozluźnienie ograniczeń dowodowych w tym postępowaniu.
- Problem dotyczy sytuacji społecznie wrażliwej, w której obywatel ma prawo oczekiwać od organów władzy publicznej należytej dbałości i staranności w działaniu na rzecz należytego zabezpieczenia przedmiotowej dokumentacji. Taki obowiązek wynika już z preambuły Konstytucji RP, która stanowi o rzetelnym i sprawnym działaniu instytucji publicznych - podkreśla RPO.
Czytaj też: Archiwizowanie dokumentacji kadrowej - organizacja archiwów >>>
Czytaj też: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia >>>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
