Brak przepisów pozwalających na należyty nadzór nad firmami przechowującymi dokumentację prowadzi do naruszenia praw osób starszych zabiegających o emeryturę w należnej wysokości - alarmuje RPO. Rzecznik Praw Obywatelskich podzielił się ustaleniami z badania skargi obywatelki, która przez wiele lat nie była w stanie uzyskać swojej dokumentacji pracowniczej z upadłego zakładu. Ograniczone kompetencje nadzorcze powodują, że organy mają trudności w odzyskiwaniu niewłaściwie przechowywanych dokumentów, a jak już je odzyskają, obywatel musi czekać na ich konserwację.
Rzecznik Praw Obywatelskich podjął sprawę obywatelki, która skarżyła się na wyjątkowo długi czas oczekiwania na udostępnienie jej dokumentacji płacowej. Na dostęp do dokumentów czekała ponad 2 lata.
Czytaj również: Państwo pozwoliło na zniszczenie dokumentów, a teraz brakuje ich do ustalania emerytur>>
Czytaj w LEX: Nabywanie prawa do emerytury a obowiązki płatników składek >>>
Problem zaistniał, ponieważ jej dokumentacja przechowywana była przez prywatną firmę, która w pewnym momencie przestała wywiązywać się ze swoich obowiązków. Ostatecznie zasoby znajdujące się w pieczy firmy zostały przejęte przez Archiwum Państwowe w Gdańsku. Zanim zostały one udostępnione obywatelom, archiwiści musieli poddać je pracochłonnemu procesowi porządkowania i konserwacji – w wyniku nierzetelnego przechowywania dokumenty były pomieszane i skażone czynnikami mikrobiologicznymi.
Na kanwie tej sprawy i wyjaśnień Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i Marszałka Województwa Pomorskiego Rzecznik dostrzegł, że w przypadku nieprawidłowego działania przedsiębiorców przechowujących dokumenty, organy odpowiedzialne za nadzór nad ich działalnością mają ograniczone możliwości działania. Czynności zmierzające do przejęcia dokumentacji są obarczone przeszkodami proceduralnymi, a przywracanie nieodpowiednio przechowywanych przez długi czas dokumentów dodatkowo opóźnia moment przekazania ich obywatelom.
Czytaj w LEX: Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - obowiązek informacyjny wobec pracownika >>>
Czytaj w LEX: Akta osobowe pracowników - sposób prowadzenia >>>
Rzecznik stoi na stanowisku, że należy podjąć działania mające na celu zagwarantowanie osobom starszym starającym się o świadczenia emerytalne dostępu do nieprzerwanego dokumentu do dokumentacji wymaganej przez ZUS.
RPO zwrócił uwagę na stanowisko Konwentu Marszałków Województw z 7 kwietnia 2022 r., w którym Konwent wskazał na legislacyjne braki uniemożliwiające marszałkom skuteczny nadzór nad firmami przechowalniczymi oraz zasugerował rozwiązania. Podkreślono w nim, że aktualne przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców stanowią problem dla samej administracji, najdotkliwiej jednak uderzają w interes potencjalnych klientów przechowawców tej dokumentacji.
Marcin Wiącek wystąpił w tej sprawie do Piotra Glińskiego, wicepremiera i ministra kultury i dziedzictwa narodowego oraz Marleny Maląg, ministra rodziny i polityki społecznej. RPO poprosił ministrów o wzięcie propozycji Konwentu pod uwagę. Wskazał w szczególności na możliwość nałożenia na przedsiębiorców obowiązku sprawozdawczego. Ułatwiłby on bowiem kontrolę nad przejęciem przechowywanej dokumentacji przez organy nadzoru w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę.
Zobacz w LEX: Czy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej można informować w formie elektronicznej? >>>
Rzecznik zwracał już uwagę władz na problemy obywateli z nabyciem prawa do emerytury. W marcu 2021 r. wskazywał w piśmie do minister Marleny Maląg, że obywatele mają trudność z udowodnieniem wysokości składników wynagrodzeń, jakie pobierali wiele lat wcześniej, z uwagi na brak możliwości uzyskania odpowiednich zaświadczeń od podmiotów przechowujących ich dokumentację. Rekomendował wtedy rozluźnienie ograniczeń dowodowych w tym postępowaniu.
- Problem dotyczy sytuacji społecznie wrażliwej, w której obywatel ma prawo oczekiwać od organów władzy publicznej należytej dbałości i staranności w działaniu na rzecz należytego zabezpieczenia przedmiotowej dokumentacji. Taki obowiązek wynika już z preambuły Konstytucji RP, która stanowi o rzetelnym i sprawnym działaniu instytucji publicznych - podkreśla RPO.
Czytaj też: Archiwizowanie dokumentacji kadrowej - organizacja archiwów >>>
Czytaj też: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia >>>
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
