Świadectwo pracy jest istotnym dokumentem, który podsumowuje wszystkie istotne zdarzenia związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika. Jego zgubienie może się wiązać dla pracodawcy z dotkliwymi konsekwencjami. Natomiast pracownik będzie musiał zmierzyć się z problemem związanym z uzyskaniem kopii tego dokumentu. Ale jest to możliwe także gdy podmiot zatrudniający przestał istnieć.
Pracodawca może ponieść surowe konsekwencje za zgubienie świadectwa pracy. Niezależnie od sankcji związanych z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych, musi się on liczyć z możliwością wystąpienia przez pracownika z roszczeniami na gruncie prawa cywilnego. Z uwagi na istotność świadectwa pracy, pracownik będzie musiał wystąpić o wydanie kopii tego dokumentu. Sytuacja może się jednak skomplikować, jeśli były pracodawca zmarł albo już nie istnieje i nie ma jego następcy.
Czytaj też: Świadectwo pracy – roszczenia pracownika z tytułu błędnego wystawienia >>>
Rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy. W dokumencie tym podsumowuje się wszystkie istotne zdarzenia związane z przebiegiem zatrudnienia. Zgodnie z art. 97 par. 2 Kodeksu pracy, w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto ustawodawca wskazuje, że w dokumencie tym zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Natomiast na żądanie pracownika należy także podać informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Szczegółowe zasady co do treści, sposobu, tryb wydania i prostowania świadectwa pracy zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.
Czytaj też: Świadectwo pracy - zasady wypełniania na przykładach >>>
Sąd Apelacyjny we Wrocławiu w wyroku z 15 stycznia 2020 r. (sygn. akt III AUa 851/19) podkreślił, że świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym potwierdzającym stan wiedzy osoby podpisującej ten dokument. Tym samym jego treść może, a nawet powinna podlegać weryfikacji w sytuacji, gdy nie przystaje do innych ustalonych faktów, ponieważ powinien on mieć oparcie w dokumentach określających warunki zatrudnienia, takich jak np. umowa o pracę, angaże, zakresy czynności.
Dokument ten zawiera szereg istotnych informacji związanych z zatrudnieniem pracownika. Dlatego też pracodawca powinien przechowywać go w sposób wykluczający jego zgubienie lub dostanie się w ręce osób trzecich. Co jednak w sytuacji, gdy podmiot zatrudniający nie wywiąże się z tego obowiązku.
Czytaj też: Charakter dowodowy świadectwa pracy >>>
Adwokat Karolina Kołakowska z kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci sp. p. wskazuje, że sytuacja, w której pracodawca zgubił świadectwo pracy pracownika z poprzedniego miejsca pracy powinna być oceniana jako naruszenie ochrony danych osobowych, skutkujące naruszeniem praw pracownika. - W konsekwencji, pracodawca ma obowiązek poinformować o zdarzeniu nie tylko zainteresowanego pracownika, ale także Urząd Ochrony Danych Osobowych – zaznacza.
Sprawdź PROCEDURY:
Natomiast radca prawny Lidia Mucha z kancelarii Ostrowski i Wspólnicy zwraca uwagę, że pracownik może dochodzić swoich praw na mocy RODO, ponieważ zagubienie świadectwa pracy stanowi naruszenie ochrony danych osobowych w myśl art. 4 pkt. 12 RODO. - Zgodnie z tym przepisem, naruszenie ochrony danych osobowych oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych – podkreśla. I dodaje, że zgodnie z niedawną decyzją Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, utrata takiego dokumentu stanowi naruszenie wymagające dokonania zgłoszenia do tego organu oraz zawiadomienia pracownika, którego świadectwo pracy zaginęło.
Czytaj także: UODO ukarał firmę za niezgłoszenie utraty świadectwa pracy >>>
Eksperci są zgodni co do tego, że pracownik, którego świadectwo pracy zaginęło, ma prawo do wystąpienia z roszczeniami wobec pracodawcy. Adwokat Karolina Kołakowska wskazuje, że pracownik może wystąpić przeciwko obecnemu pracodawcy z roszczeniem o zadośćuczynienie za krzywdę i o odszkodowanie, jeśli skutkiem zdarzenia jest wyrządzona mu szkoda majątkowa. Radca prawny Lidia Mucha zwraca też uwagę na możliwość złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w wyniku której organ może m.in. nałożyć administracyjną karę pieniężną na pracodawcę, co ma szczególne znaczenie w przypadku, gdy nie zgłosił on naruszenia organowi i nie poczuwa się do odpowiedzialności za zaistniałe zdarzenie. - Niewykluczone, iż zgubienie świadectwa pracy wydanego przez poprzedniego pracodawcę, w zależności od zaistniałego stanu faktycznego, mogłoby zostać uznana również za wykroczenie przeciwko pracom pracowniczym - ocenia mecenas Lidia Mucha.
Czytaj też: Świadectwo pracy – roszczenia pracownika z tytułu błędnego wystawienia >>>
W praktyce może jednak częściej dochodzić do sytuacji, w których to pracownik zgubi lub w inny sposób utraci świadectwo pracy. Z uwagi na istotną rolę tego dokumentu, będzie on zainteresowany jego odtworzeniem. Szczególnie, jeśli pracownik chciał podjąć nowe zatrudnienie i przyszły pracodawca będzie wymagał od niego tego dokumentu.
- Jeśli pracownik zgubi świadectwo wydane przez byłego pracodawcę, może on zwrócić się do tego pracodawcy o wydanie kopii takiego świadectwa, podstawą wniosku pracownika w tym zakresie jest art. 94(12) Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, wniosek pracownika powinien mieć postać papierową lub elektroniczną. Były pracodawca jest zobowiązany wydać kopię świadectwa pracy w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku pracownika – zwraca uwagę radca prawny Lidia Mucha. Termin ten wynika z par. 18 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
- Papierowa kopia powinna być opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, a kopia świadectwa przekazana w postaci elektronicznej - jako odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą – wskazuje adwokat Karolina Kołakowska.
Co jednak w sytuacji, jeśli zakład pracy przeszedł na innego pracodawcę niż ten, który wydał pracownikowi świadectwo pracy? Mecenas Karolina Kołakowska tłumaczy, że wówczas nowy pracodawca przejmuje prawa i obowiązki dotychczasowego pracodawcy, w tym również obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. - Jeśli więc nie minął jeszcze okres, w którym pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracownika, pracownik może wystąpić do nowego pracodawcy o wydanie kopii jego świadectwa pracy – podkreśla.
Czytaj także: SO: Faktycznie dyscyplinarka, ale w świadectwie pracy może być co innego >>>
Powyższe rozwiązania dotyczą pracodawców, którzy nie zniknęli z rynku. Tymczasem pracownicy nierzadko mogą spotkać się z sytuacją, w której podmiot zatrudniający przestał istnieć, np. w wyniku likwidacji albo upadłości. Mecenas Lidia Mucha wskazuje, że w takim przypadku pracownik ma możliwość uzyskać kopię świadectwa pracy od podmiotu, który przejął obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. - Może być to np. archiwum państwowe, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich lub podmiot komercyjny, tj. podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentów. Szczegóły w tym zakresie można odnaleźć w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – podkreśla. I dodaje, że na stronie ZUS zawarte są odnośniki do wyszukiwarek podmiotów, które mogą podjąć się przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawcy.
Ciekawym przypadkiem jest też sytuacja, w której pracodawcą pracownika była osoba fizyczna, która zmarła. - Niestety przepisy nie regulują wprost takiej sytuacji i lukę w tym zakresie zauważył w 2020 r. Rzecznik Praw Obywatelskich – zwraca uwagę mecenas Karolina Kołakowska. - Pracownik powinien w takiej sytuacji zwrócić się do spadkobierców o wydanie kopii świadectwa pracy, ponieważ to na nich spoczywa obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. Oczywiście, pamiętać trzeba, że okres przechowywania dokumentacji może wynosić 50 albo 10 lat, w zależności od tego, czy pracownik był zatrudniony przed, czy po 1 stycznia 2019 r. – zaznacza.
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
