Od 2019 roku czas przechowywania wielu akt pracowniczych skrócił się z 50 lat do 10 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. Zmianie uległ również sposób ich przechowywania. To efekt ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Krótsza archiwizacja dokumentów u pracodawcy zwiększy bezpieczeństwo pracowników - pracodawcy będą bowiem przekazywać do ZUS comiesięczne raporty, w których znajdą się dane niezbędne do ustalenia wysokości emerytury lub renty.

Koniec z szukaniem dokumentów potrzebnych do wyliczenia emerytury

- Wiele osób nie może odnaleźć wszystkich dokumentów potrzebnych do wyliczenia emerytury, bo zakład, w którym pracowali uległ likwidacji a dokument zaginęły. Elektronizacja akt likwiduje ten problem – mówi Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku. – Teraz do ZUS na bieżąco będą wpływały informacje dotyczące czasu zatrudnienia i osiąganych dochodów. Ten szerszy niż dotychczas zakres informacji pozwoli nam na zabezpieczenie praw dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych, które nabywają w czasie swojego zatrudnienia pracownicy – dodaje.

 


Data zatrudnienia decyduje o okresie archiwizacji

  • Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

  • Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Dokumentację pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku również można przechowywać krócej, ale pod warunkiem, że pracodawca złoży w ZUS raport informacyjny, w którym przekaże informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty każdego pracownika. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie musiał przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

Ważne! Jeśli pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za nich pracodawca składa dopiero po zakończeniu stosunku pracy

  • Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku

Nie będzie natomiast możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku – tu konieczne będzie jej przechowywanie przez 50 lat.

Czytaj też: W 2019 roku zmiany w wypłacie wynagrodzeń. Trudniej będzie dostać pensję do ręki >

ZUS szkoli z nowych regulacji

Wszystkie placówki ZUS organizują bezpłatne szkolenia dotyczące zmian w zasadach przechowywania akt i rozliczania się z ZUS, ponieważ pracodawcy muszą przekazywać do Zakładu szerszy zakres informacji za swoich pracowników.  Informacje o szkoleniach można znaleźć na stronie Zakładu.

Nowe raporty do ZUS

Od rozliczenia za styczeń tego roku płatnicy składek na bieżąco muszą wysyłać do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.
Dodatkowo w dokumencie muszą także podać dodatkowe dane dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy, której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy.

 


Nowa wersja Płatnika

ZUS zaktualizował program służący do rozliczania się z Zakładem. Płatnik można pobrać bezpłatnie ze strony internetowej lub poczekać na jego automatyczną aktualizację, która nastąpi 25 stycznia. Został także zmieniony profil płatnika na platformie internetowej PUE ZUS.

Czytaj też: Styczniowe składki trzeba rozliczyć w nowej wersji Płatnika >

- Dzięki temu pracodawca może sprawdzić dokument ZUS OSW, sprawdzić listę pracowników, za których dokumenty zostały do ans wysłane oraz listę tych, za których jeszcze tego nie zrobił – wyjaśnia Kowalska-Matis. - Elektronizacja akt jest obowiązkowa dla nowych pracowników natomiast to pracodawca sam musi zdecydować, w jakiej formie chce przechowywać dokumenty osób zatrudnionych od 1999 do końca 2018 roku - dodaje.

Co robić z dokumentacją pracowniczą po upływie okresu przechowywania

Po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Będzie miał na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca może ale nie musi wydawać byłemu pracownikowi jego dokumentację pracowniczą (rozpoczyna się 12 miesięczny termin na zniszczenie)

Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentacje w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe (pracodawca nie może zachować dokumentów).

Ważne! Zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie

Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX Kadry:

Nowy sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej

E-akta – skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja

Od 2019 r. nowe informacje przy wydawaniu świadectwa pracy

Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >

Wypłata wynagrodzenia za pracę od 1 stycznia 2019 r.

W 2019 r. wyższy odpis na ZFŚS

Płaca minimalna w 2019 r. i wysokość innych świadczeń

Czas pracy 2019

Kontrola zwolnień lekarskich - nowe narzędzia kontroli

Nowe terminy przesłania rocznych informacji oraz rocznego obliczenia podatku oraz nowe zasady składania zeznań podatkowych