Z raportu Pandemia Covid-19 w Polsce. Perspektywa psychologiczna, Wydział Psychologii Uniwersytetu Warszawskiego, wynika, że pandemia COVID-19 u ponad 51 proc. osób badanych wywołała objawy wskazujące na załamanie funkcjonowania i wykonywania codziennych obowiązków. Taki wynik powinien skłonić większość menedżerów do refleksji dotyczącej zadania sobie pytania, na ile ludzie, z którymi współpracuję znajdują się w stanie nasilonego stresu, który może negatywnie wpływać na ich efektywność. Wśród wielu metod pracy ze stresem i jego objawami, warto zwrócić uwagę na coaching i umiejętność wykorzystania metod coachingowych podczas rozmowy. Można wykorzystać rozmowy do przyjrzenia się szerzej kontekstowi, w jakim znalazł się pracownik i – poprzez zadawanie odpowiednich pytań – pomóc w znalezieniu pomysłu na to, jak poradzić sobie z kryzysem wywołanym aktualną sytuacją.
Aby lepiej przyjrzeć się temu zagadnieniu, proponujemy poznać Annę, konsultantkę pracującą w firmie doradczej. Anna z powodzeniem od lat zajmuje się pracą dla największych klientów firmy. W ostatnim roku sytuacja nieco się zmieniła, duży projekt zarządzany przez Annę został poddany krytyce, klient nie był zadowolony z jakości dostarczanych raportów, miał zastrzeżenia co do terminowości i komunikacji pomiędzy Anną a zespołem projektowym po swojej stronie. Realizacja projektu została zawieszona. Dodatkowo, Anna uzyskała informację od klienta, że nie była wystarczająco zdeterminowana jako liderka do tego, aby przekonać go o konieczności kontynuowania projektu. Właściwie oddała się do dyspozycji klienta, a ten potrzebował kogoś, kto będzie pewien, że dalsze prace mają sens. Dla Anny to jest porażka, choć wie, że projekt jest z perspektywy klienta ważny i przynosi pozytywne efekty. Czuje się osobiście odpowiedzialna za całe zamieszanie tym bardziej, że w okresie pandemii ma w domu dodatkowe utrudnienia związane z opieką nad dwójką małych dzieci. Anna czuje się przemęczona, obciążona nadmiarem bodźców i trudno jej się odnaleźć w sytuacji presji. W trakcie rozmowy z przełożonym Anna postanawia postarać się raz jeszcze i porozmawiać z klientem o możliwościach dalszej współpracy. Czuje jednak, że ta sytuacja ją przerasta, nie ma do końca wiary w sukces.
Co powinien zrobić przełożony, żeby pomóc Annie przezwyciężyć impas?
Wielu menedżerów w podobnej sytuacji stara się zmobilizować pracownika do działania. Zachęca ich do podjęcia dodatkowego wysiłku, pokazuje argumenty, które mogą przekonać klienta do podjęcia innej decyzji, wyraża wiarę w możliwości pracownika. Gdyby jednak spojrzeć na sytuację Anny szerzej, warto przede wszystkim zadać sobie pytanie, co stało się ze sprawnie działającą konsultantką, która wielokrotnie udowodniła swoje zaangażowanie i kompetencje poprzez osiągane rezultaty, dlaczego znalazła się w takiej sytuacji? W jaki sposób – korzystając z metod coachingowych – możemy jej pomóc? O co i z jakiego powodu warto ją pytać, by pomóc jej w znalezieniu najlepszego w tej sytuacji rozwiązania? Od czego zacząć?
Czytaj również: Niepokojący trend zwolnień psychiatrycznych wykorzystują też zdrowi pracownicy>>
Ujawnij swoją intencje
Kiedy rozmawiamy z naszym pracownikiem warto zacząć od ujawnienia swojej intencji. To pozwala nam już od samego początku zbudować relację, obniżyć poziom napięcia i stresu, który zdarza się w rozmowach jeden na jeden.
„Aniu, chcę z Tobą porozmawiać o twoich ostatnich trudnych doświadczeniach z klientem i projektem. Zależy mi na Tobie, chciałbym/ chciałbym wesprzeć Cię w znalezieniu najlepszego rozwiązania tej sytuacji”.
Sprawdź również książkę: Coaching koaktywny. Zmiany w biznesie, zmiany w życiu ebook >>
Zapytaj o główne wyzwanie
Warto poprosić, aby pracownik raz jeszcze opowiedział o sytuacji, w jakiej się znalazł. Wysłuchaj go i zadbaj, aby rozmowa była konkretna i jednocześnie zapraszała pracownika do pogłębionej refleksji oraz znalezienia nowych pomysłów na rozwiązanie problemu. Zbadaj sytuację i precyzyjnie nazwij cel lub główne zagadnienie. Na początku rozmowy warto wykorzystać kilka poniższych pytań:
- Przed jakim głównym wyzwaniem teraz stoisz?
- Co w tej sytuacji jest wyzwaniem?
- O co, tak naprawdę, chodzi w tej sytuacji?
Pytania takie mają pomóc w zdefiniowaniu sytuacji i przyjrzeniu się szerszemu kontekstowi, w jakim się znalazł pracownik. To od naszego rozmówcy zależy, w którą stronę nakieruje swoją uwagę. Może się okazać, że Anna mierzy się z frustracją wynikająca z porażki jaką odniosła w kontakcie z Klientem, jednocześnie wcale niewykluczona jest hipoteza, że głównym wyzwaniem dla Anny jest pogodzenie wyzwań zawodowych z sytuacją domową. Kiedy czytamy opis tej sytuacji widać, że jest ona złożona i niejednoznaczna, a konsekwencje w postaci zatrzymania projektu bolesne. Warto zatem dopytać Annę o to, co w tej sytuacji jest dla niej największym wyzwaniem. A źródeł trudności może być kilka, oto przykłady kilku z nich:
- trudność w organizacji czasu i przestrzeni do pracy w domu,
- brak miejsca, gdzie Anna może skupić się wyłącznie na pracy,
- przemęczenie,
- obniżenie poziomu własnej wartości / sprawczości,
- niechęć do projektu lub klienta,
- inne.
Czytaj również: Depresja zbiera żniwo wśród pracowników, a firmy i ZUS słabo sobie z tym radzą>>
Zapytaj o potrzeby i emocje
Aby dać przestrzeń Annie do przyjrzenia się głębiej swojej sytuacji warto zadać kilka pytań o jej potrzeby i emocje, co da nam szansę na zbudowanie lepszego porozumienia z współpracownikiem. Dając przestrzeń na emocje, dajesz szansę swojemu współrozmówcy na zaopiekowanie się swoimi emocjami, poczucie bycia wysłuchanym, ważnym, wspieranym. Z tego miejsca często rodzi się energia do działania
Pytania o potrzeby i emocje :
- Jak się czujesz w tej sytuacji / Co przeżywasz w związku z tym?
- Czego potrzebujesz? / Jakiej pomocy potrzebujesz?
- Co Ci przeszkadza? Co Cię wspiera?
- Jakie masz obawy? Co Cię hamuje?
Podziel się perspektywą
Po wysłuchaniu pracownika możesz podzielić się swoją perspektywą tej sytuacji i dopytać o jego stanowisko, punkt widzenia. To ciekawe, jak usłyszenie kilku perspektyw zmienia rozumienie i optykę na dane okoliczności. Dobrą praktyka jest pytanie innych – klienta, członków zespołu projektowego, Twoich dzieci – jak widzą tą sytuację. Wcielanie się w inne osoby to ciekawe doświadczenie.
Pytania:
- Jaka jest Twoja perspektywa?
- Jak inni widzą tę sytuacje?
Zaproś do rozmowy o wizji przyszłości
W toku poszukiwania sedna możemy pogłębić pytaniami rozmowę dopytując o sens tej sytuacji, ale również o wizję przyszłości. Dobre zwizualizowanie i nazwanie tego, jak ma wyglądać przyszłość w projekcie pozwala zobaczyć, czym różni się nasza obecna rzeczywistość od pożądanej. Warto zaprosić naszego współrozmówcę do przyjrzenia się w naszym obrazie: otoczeniu, zachowaniu – własnemu i innych, ale też odczuciom, które mu towarzyszą. Dopytaj, które elementy wizji pokrywają się z rzeczywistością, czego brakuje, co należałoby zmienić. Z tak zbudowaną, jasną wizją, łatwiej jest przejść do działania bądź budowania planu zmiany.
Czytaj również: Pracodawcy chcą, by ZUS częściej kontrolował krótkie L4>>
Zbudujecie plan działań
Kiedy mamy już bardzo dużo danych i rozumienie sytuacji jest znacznie szersze niż na początku spotkania pora na podsumowanie i wyłonienie precyzyjnego planu działania. Pomogą w tym poniższe pytania:
- Do jakich działań zaprasza Cię ta sytuacja?
- Co konkretnie chcesz zrobić?
- O co zadbasz w pierwszej kolejności?
- Co będzie ważne w następnym kroku?
- Czego jeszcze potrzebujesz ode mnie, jak mogę Ci pomóc?
Prowadzenie rozmów coachingowych, wspierających naszych współpracowników, pozwala na zdecydowaną zmianę jakości kontaktu i relacji, które mamy w zespole, ale również na podejmowanie przez nas i naszych współpracowników lepszych decyzji - bardziej dopasowanych do rzeczywistości, w której się znajdujemy. Często za szybko przechodzimy w rozmowach do działania, nie poświęcamy czasu na lepsze zrozumienie problemu. Wówczas, zamiast rozwiązywać, pogłębiamy go, zajmując się nie tym, co tak naprawdę jest ważne. Półgodzinna rozmowa może mieć znacznie większą wartość nie tylko dla znalezienia sposobu na uruchomienie projektu, jak w przypadku Anny, ale przede wszystkim pozwala dać wsparcie pracownikowi, wzmocnić relację i zbudować ponownie jego energię do działania.
Izabela Kluzek-Kot, kierownik studiów podyplomowych Studium coachingu realizowanych w Centrum Kształcenia Podyplomowego Uczelni Łazarskiego,
Aleksandra Kostyra – Dyrektor Szkół Coachingu Hosue of Skills, partnera programu Studium coachingu Uczelni Łazarskiego.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
