Dotychczasowa interpretacja przepisów stosowana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych przewidywała, że z podstawy wymiaru składek można wyłączyć zarówno wartość posiłków dostarczanych bezpośrednio przez pracodawcę, jak i wartość świadczeń udzielanych pracownikom w formie bonów, talonów, kuponów oraz kart przedpłaconych, które pozwalały nabywać posiłki i produkty spożywcze w określonych punktach – czytamy w apelu. Warunkiem było jednak przekazanie pracownikom odpowiednich znaków legitymizacyjnych (bonów, talonów, kart), które umożliwiały zakup posiłków bez możliwości wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

W praktyce dowodem na prawidłowe wykorzystanie środków przeznaczonych na wyżywienie były dwa elementy: wewnętrzny regulamin firmy, który określał zasady korzystania z takich świadczeń oraz oświadczenie pracownika o zgodnym z przepisami wykorzystaniu bonów czy talonów. Takie podejście skutecznie ograniczało formalności i obciążenia biurokratyczne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Takie rozwiązanie stosowane jest powszechnie w przypadku rozliczenia dofinansowania do wypoczynku pochodzącego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (tzw. „wczasy pod gruszą”) – pracownik zobowiązany jest do akceptacji regulaminu dofinansowania oraz złożenia stosownego wniosku do pracodawcy.

Czytaj również: Coraz więcej problemów z rozliczeniem posiłków dla pracowników>>

Problematyczne stanowisko MRPiPS

Jednak stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 4 października 2023 r. (znak DUS.111.400.58.2023.AO) wprowadziło nowe wymagania, które w istotny sposób komplikują dotychczasowe procedury. W szczególności, wskazano na konieczność każdorazowego dokumentowania wydatków, np. poprzez przedstawianie paragonów, co znacząco zwiększa ilość dokumentacji i obciąża pracodawców dodatkowymi obowiązkami. Jest to sprzeczne z deklarowaną przez rząd polityką ograniczania zbędnej biurokracji i tworzenia przyjaznego otoczenia dla przedsiębiorców.

- Stanowisko to budzi poważne wątpliwości natury prawnej wyrażane przez ekspertów prawa konstytucyjnego i administracyjnego, którzy wskazują na niedopuszczalność stosowania w demokratycznym państwie prawa tzw. „prawa powielaczowego” (praktyka centralnego organu administracji rządowej dokonywania wykładni wydanych przez siebie aktów prawnych, w pismach kierowanych do nadzorowanych organów), a także na niedopuszczalność przyjęcia przez organ administracji, że dany fakt może był wykazany jedynie za pomocą dowodu w określonej formie (art. 75 k.p.a.), czy też naruszenie zasady zaufania do przedsiębiorcy i zasady prowadzenia przez organ postępowania w sposób budzący zaufanie przedsiębiorców do władzy publicznej (art. 10 i 12 ustawy – Prawo przedsiębiorców) – czytamy w apelu.

 

Cena promocyjna: 68.4 zł

|

Cena regularna: 76 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 56.99 zł


Sprawdź w LEX: Czy zasilenie kart przedpłaconych będzie stanowić pozostały koszt operacyjny? >

Podwójne standardy w podejściu ZUS do kart przedpłaconych i brak spójności z innymi programami wsparcia społecznego

Autorzy apelu zwracają również uwagę na fakt, że w przypadku kart służących do zakupu posiłków profilaktycznych (na podstawie art. 232 kodeksu pracy) ZUS nie wymaga gromadzenia paragonów. W obu przypadkach karty mogą być technicznie użyte do innych celów, jednak wyłącznie w przypadku posiłków pracowniczych organ wymaga paragonów jako dowodu, co jest nieuzasadnione i nie ma podstaw w przepisach prawa.

- W programach takich jak świadczenie 800+ czy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), które dotyczą znacznie większych budżetów, nie wymaga się przedstawiania paragonów. Te programy są realizowane na podstawie prostych mechanizmów administracyjnych, co pokazuje, że możliwe jest ograniczenie formalności przy zachowaniu skuteczności kontroli. Kontrola skuteczności opiera się bardziej na weryfikacji uprawnienia do świadczenia (np. spełnienia kryteriów dochodowych, jeśli są) niż na analizie każdego wydatku – czytamy dalej.

Zdaniem autorów apelu, obowiązek zawierania umów z placówkami gastronomicznymi lub handlowymi akceptującymi bony, talony, kupony czy karty przedpłacone jest wystarczającym i adekwatnym środkiem gwarantującym celowe wydatkowanie środków przekazanych przez pracodawcę. Takie rozwiązanie eliminuje potrzebę dodatkowej weryfikacji po stronie pracodawców i pracowników.

Podpisani pod apelem pracodawcy i związki zawodowe zaproponowały zmianę par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. Zgodnie z nowym jego brzmieniem, wartość finansowanych przez pracodawcę: posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia lub otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia posiłków, napojów bezalkoholowych oraz artykułów spożywczych w placówkach gastronomicznych lub handlowych, jeżeli prowadzący taką placówkę zawarł stosowną umowę z wydającym te bony, talony, kupony lub karty przedpłacone - bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 450 zł.

- Dzięki nadaniu omawianemu przepisowi proponowanego brzmienia, kontrola celowości wydatkowania środków na wyżywienie pracowników odbywałaby się w sposób prosty, tj. na etapie udostępniania pracownikom posiłków bezpośrednio od pracodawcy lub zapewniania zwrotu środków na ten cel przy użyciu znaków legitymacyjnych, takich jak bony, talony, kupony lub karty przedpłacone (z wyłączeniem prawa do ich zamiany na gotówkę) i kontraktualizacji, tj. zawarcia przez prowadzącego placówkę gastronomiczną lub handlową z podmiotem wydającym wymienione znaki legitymacyjne. Ten dodatkowy warunek wzmacnia gwarancję wydatkowania środków w sposób zgodny z treścią rozporządzenia, gdyż z mocy samych warunków umownych środki w ramach wykorzystanych znaków legitymacyjnych mogą być użyte w ściśle określony sposób, wyłącznie do nabycia wyżywienia, bez konieczności jednoczesnego obarczania pracodawców i pracowników obowiązkami związanymi z gromadzeniem dodatkowych dowodów – czytamy w apelu. - Wierzymy, że otwarty dialog pozwoli na wypracowanie zmian korzystnych zarówno dla pracodawców, pracowników, jak i administracji publicznej – dodano na końcu.