Pod jaką datą powinny być księgowane faktury prognozy?

Spółdzielnia mieszkaniowa otrzymała faktury dnia 15 lipca 2013 r. od kontrahenta PGNiG za paliwo gazowe, dotyczące opłaty abonamentowej i opłaty sieciowej stałej. Faktury dotyczą pustostanu lokalu mieszkalnego. Wszystkie faktury wystawiono dnia 12 lipca 2013 r. Oprócz daty wystawienia figurują jeszcze dane i tak:- 1 faktura: okres prognozowany od 11 lipca do 9 września 2013 r.; miesiąc sprzedaży wrzesień 2013 r.; data rozliczenia 9 września 2013 r.; termin płatności 23 września 2013 r.- 2 faktura: okres prognozowany od 9 września do 9 listopada 2013 r.; miesiąc sprzedaży listopad 2013 r.; data rozliczenia 9 listopada 2013 r.; data płatności 23 listopada 2013 r.;- 3 faktura: okres prognozowany od 9 stycznia do 9 marca 2014 r.; miesiąc sprzedaży marzec 2014 r.; data rozliczenia 9 marca 2014 r.; data płatności 23 marca 2014 r.

Pytanie:
Na jakim koncie i pod jaką datą powinny być zaksięgowane ww. faktury?

Odpowiedź:
Przedmiotowe faktury należy zaksięgować w miesiącu wskazanym jako "miesiąc sprzedaży".

Dostawca gazu wystawił na rzecz spółdzielni faktury na przyszłe świadczenia, gdzie płatność skalkulowana jest na prognozach. Jest to jeden ze stosowanych przez dostawcę cykli rozliczeniowych i polega na tym, że faktury – prognozy są płatne co dwa miesiące, i dwa razy w roku umownym są wystawiane - na podstawie odczytów licznika - faktury rozliczeniowe. Spółdzielnia powinna zatem oczekiwać również faktur rozliczeniowych, które dostawca gazu prześle w okresie późniejszym.

Możliwość wystawiania faktur przed wykonaniem świadczenia oraz wcześniej niż na 30 dni przed powstaniem obowiązku podatkowego przewiduje od 1 stycznia 2014 r. w stosunku do m.in. dostawców gazu przewodowego art. 106i ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Faktury te są zatem formalnie poprawne i dostawca miał prawo je wystawić, gdyż wskazał w nich informacje, jakiego okresu każda z nich dotyczy.

Należy odnotować, że przedmiotowe faktury nie dokumentują ani dokonanych dostaw gazu, ani wpłaconych zaliczek na ich poczet. Wyrażają jedynie przyszłe zobowiązanie z tego tytułu. Z tej też przyczyny powinno się je ująć w księgach w tym miesiącu, w którym wystąpiła sprzedaż (określa to parametr "miesiąc sprzedaży" zamieszczony na fakturach). To z upływem kolejnych okresów rozliczeniowych powstaje zobowiązanie wobec dostawcy w wartościach wynikających z faktur. Wówczas faktury te księgujemy zapisem:

Wn konto 401 Zużycie materiałów i energii
Ma konto 300 Rozliczenie zakupu

oraz

Wn konto 501 Eksploatacja własnych zasobów mieszkaniowych
Ma konto 490 Rozliczenie kosztów.

W podobny sposób zaksięgujemy fakturę rozliczeniową, przy czym jeśli będzie z niej wynikała nadpłata wobec zaksięgowanych faktur opartych na prognozach, ujmiemy ją ze znakiem "minus".

Stosujemy tu pewne uproszczenie polegające na odstąpieniu od rozpoznawania biernego rozliczenia międzyokresowego kosztu na koniec każdego miesiąca.

Przyjęty w umowie z dostawcą gazu sposób rozliczania jest dość niewygodny z księgowego punktu widzenia i w zasadzie przewidziany dla rozliczeń z klientami indywidualnymi. Szczególnie uciążliwe może być rozliczenie niezafakturowanych dostaw na koniec roku obrotowego, którego koszty należałoby dociążyć przypadającą na zamykany okres wartością faktycznego zużycia. Może to być trudne wobec rozliczeń opartych na prognozach i jedynie dwukrotnym na przestrzeni roku rozliczeniu zużycia faktycznego. Warto tym samym rozważyć zmianę modelu rozliczeniowego z dostawcą.