Krok 5. Księgowanie korekty

Zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów dokonuje się poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym. Uznając, że mamy do czynienia z korektą kosztów, stosownych zapisów należy dokonać w kolumnach, w których koszty te zostały pierwotnie wykazane.

Przykład
Podatnik musiał skorygować koszty z tytułu niezapłaconych zobowiązań. Korektę kosztów zakupu towarów handlowych powinien zatem wykazać w kolumnie 10 PKPiR, a korektę dotyczącą pozostałych wydatków - w kolumnie 13 PKPiR.
Zapisy w księdze dotyczące zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) są dokonywane na podstawie stworzonego przez podatnika dowodu w miesiącu upływu terminu zobowiązującego do dokonania korekty. Zapisów w księdze dotyczących zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) można dokonywać na koniec każdego miesiąca, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień dowodów zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów. Zestawienie to powinno zawierać:
a) numer kolejny wpisu,
b) numery i daty dowodów zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów,
c) wynikającą z dowodów zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów łączną wartość zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów).
Krok 6. Zapłata
Dokonanie zapłaty zobowiązania uprawnia do ponownego wykazania kosztu uzyskania przychodów - podatnik odpowiednio zwiększa koszty uzyskania przychodów o kwoty, o które koszty te zostały obniżone (lub o kwoty, o które w wyniku korekty wzrosły jego przychody).
Ważne!
Każda forma zapłaty - w tym potrącenie - uprawnia do ponownego potrącenia kosztu uzyskania.
Krok 7. Stworzenie dokumentu księgowego zwiększającego koszty
Skoro podatnik będzie uprawniony do ponownego zwiększenia kosztów, ponownie powinien stworzyć stosowny dokument - tym razem będzie to dowód zwiększenia kosztów zawierający co najmniej:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów uzyskania przychodów,
b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów),
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
d) wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
e) podpis osoby sporządzającej dokument.
Rodzi się pytanie, czy jeżeli obowiązek korekty powstał w tym samym okresie, co późniejsza zapłata, podatnik musi dokonywać tworzyć dwa dokumenty. Oczywiście od strony ekonomicznej postępowanie takie jest pozbawione większego sensu, gdyż podatnik będzie musiał wyrzucić z kosztów i ponownie do nich zaliczyć tę samą kwotę. W efekcie jego dochód będzie dokładnie taki sam, jakby tego nie robił. Tym samym, gdyby podatnik zostawił koszty w spokoju i nie korygował ich na minus i na plus, nie dopuściłby się uszczuplenia należności podatkowej, a tym samym istnieje duże prawdopodobieństwo, że - pomimo nieprawidłowości - nie poniósłby żadnych konsekwencji swojego czynu. Mimo wszystko jednak bardziej poprawnym i opartym o treść przepisów działaniem byłoby dwukrotne skorygowanie kosztów (wyłączenie z kosztów niezapłaconej kwoty i ponowne zaliczenie jej do kosztów).
Krok 8. Ponowne księgowanie kosztu
Na podstawie stworzonego dokumentu podatnik powinien dokonać stosownych księgowań. Ponownie powinien wykazać koszty we właściwych kolumnach PKPiR, czyli w tych, w których koszty te już raz się znajdowały.
Zapisy w księdze dotyczące zwiększenia przychodów są dokonywane na podstawie stworzonego przez podatnika dowodu w miesiącu zapłaty. Zapisów w księdze dotyczących zwiększenia kosztów uzyskania przychodów można dokonywać na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień dowodów zwiększenia kosztów. Zestawienie powinno zawierać:
a) numer kolejny wpisu,
b) numery i daty dokumentów dowodów zwiększenia kosztów
c) wynikającą z dowodów zwiększenia kosztów łączną wartość zwiększenia kosztów uzyskania przychodów.