Obecnie wszystkie księgi wieczyste są prowadzone i zakładane w systemie teleinformatycznym, dzięki czemu są dostępne on-line na stronie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych (EKW) prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Po wejściu na stronę główną Elektronicznych Ksiąg Wieczystych prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości znajdują się linki do czterech sekcji:

  • przeglądanie księgi wieczystej,
  • składanie wniosków o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (CIKW),
  • weryfikacja autentyczności wydruku,
  • dostęp do elektronicznych zawiadomień o wpisie i informacji o stanie sprawy o wpis w księdze wieczystej za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP.

 

Jak widać więc przez tę stronę można przeglądać księgi, składać wnioski o odpis, czy weryfikować autentyczność wydruku. Przeglądanie ksiąg jest bezpłatne, za uzyskanie odpisu trzeba wnieść opłatę. By skorzystać z EKW trzeba znać pełen numer księgi wieczystej, który składa się z trzech części: czteroznakowego kodu wydziału ksiąg wieczystych (kod system wpisuje automatycznie, gdy wybierze się z listy właściwy sąd), właściwego numeru księgi i z cyfry kontrolnej nadawanej w chwili zakładania księgi. By uzyskać odpis on-line trzeba jeszcze podać adres e-mail.  Osoby, które nie mają dostępu do internetu mogą uzyskać odpis osobiście bezpośrednio w sądzie lub listownie. Tyle, że uzyskanie odpisu przez internet jest szybsze i tańsze. Za ten w formie tradycyjnej trzeba zapłacić 30 zł, za ten w elektronicznej, który ma taką samą moc – 20 zł. Na ten tradycyjny trzeba poczekać nawet do 30 dni, elektroniczny przychodzi na wskazany adres mailowy od ręki. Poniżej opisujemy krok po kroku poszczególne procedury. Zaczynamy od przeglądania ksiąg, potem wyjaśniamy, jak uzyskać odpis, a na końcu podpowiadamy, jak ustalić numer KW.

Czytaj również: Umowa przedwstępna sprzedaży nieruchomości – na co uważać, czego unikać >>
 

 


Przeglądanie ksiąg wieczystych

Po wpisaniu numeru księgi w przeglądarce elektronicznych ksiąg wieczystych, wyświetli się możliwość przejścia do szczegółowych danych dotyczących nieruchomości. Do wyboru są dane:

  • aktualne  - dane dotyczące aktualnego stanu nieruchomości, np. kto obecnie jest jej właścicielem, jakie są obecnie obciążenia nieruchomości;
  • zupełne - wyświetlą się dane aktualne oraz historyczne, a więc np. informacje o poprzednich właścicielach nieruchomości; w ten sposób można się jednak cofnąć maksymalnie do stanu z 2003 r., kiedy pierwsze księgi wieczyste przeniesiono z papierowych do elektronicznych; aby uzyskać informacje o danych historycznych sprzed stworzenia elektronicznej wersji księgi wieczystej, trzeba się udać do sądu i zapoznać z wersją papierową.

Jak uzyskać odpis księgi wieczystej nie wychodząc z domu

By złożyć wniosek o odpis na stronie główne EKW trzeba wybrać link do sekcji:  składanie wniosków o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych i wybrać z listy właściwy sąd, wpisać numer księgi wieczystej. Następnie pojawi się okienko, jaki rodzaj dokumentu chcemy: odpis zwykły, zupełny czy wyciąg z KW, a także formę dostarczenia, czy dokument do samodzielnego wydruku czy tradycyjny do przesłania korespondencyjnego. Po kliknięciu dalej pojawi się lista wniosków wraz z wysokością opłaty. Za jeden odpis zwykły KW wynosi ona 20 zł. W kolejnym kroku należy podać adres e-mail na który zostanie przesłany odpis, a następnie system przekierowuje do systemu płatności. Do wyboru jest szybki przelew elektroniczny bankowy, karta płątnicze (MasterCard lub Visa), a także Blik oraz Masterpass (płatność z tzw. portfela elektronicznego). Po dokonaniu transakcji odpis księgi zostanie przysłany na podany adres mail. Cała procedura trwa dosłownie 5 minut. Najważniejsze to mieć przy sobie właściwy numer księgi i wiedzieć, w jakim sądzie jest prowadzona.

Uwaga! Jeśli wniosek o odpis KW składany jest przez internet z opcję do samodzielnego wydrukowania, to opłaty wynoszą:

  • za odpis zwykły księgi wieczystej – 20 zł,
  • za odpis zupełny księgi wieczystej – 50 zł,
  • za wyciąg z księgi wieczystej:
  • z jednego działu księgi wieczystej – 5 zł,
  • z dwóch działów księgi wieczystej – 10 zł,
  • z trzech działów księgi wieczystej – 15 zł,
  • z czterech działów księgi wieczystej – 20 zł,
  • za zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej – 5 zł.

 


                                                                                                                  

Jak uzyskać odpis księgi wieczystej bezpośrednio z sądu

Osoby, które nie mają dostępu do internetu, nie korzystają z bankowości elektronicznej, muszą wybrać się do centrali Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (CIKW, Warszawa, ul. Czerniakowska 100) lub oddziału CIKW przy wydziałach ksiąg wieczystych sądów rejonowych, by pobrać wniosek o wydanie odpisu, wyciągu albo zaświadczenia z księgi wieczystejJak widać można go też pobrać z internetu i wydrukować. Następnie należy wypełnić wniosek. Tutaj ważne są dwie rzeczy: miejsce i sposób odbioru odpisu. Odpis księgi wieczystej można odebrać na miejscu w centrali CIKW albo w jednym z oddziałów CIKW lub otrzymać tradycyjna pocztą. Jeśli odpis ma być przesłany, we wniosku należy podać adres, na który ma być wysłany dokument. Następnie trzeba wnieść opłatę za wydanie dokumentu, można to zrobić w kasie sądu, przy którym znajduje się oddział CIKW lub zrobić przelew na numer konta sądu, przy którym znajduje się oddział CIKW. Stąd można pobrać listę numerów kont sądów w Polsce - otwórz plik w nowym oknie.

Dowód opłaty należy dołączyć do wniosku, należy napisać na nim, że  jest to opłata za wniosek.  Wniosek wraz z potwierdzeniem opłaty należy:

  • złożyć bezpośrednio w centrali CIKW albo jednym z oddziałów CIKW przy wydziałach ksiąg wieczystych sądów rejonowych. Wtedy do wniosku dołącza się oryginał dowodu opłaty,
  • przesłać pocztą. Wtedy do wniosku dołącza się kopię potwierdzenia opłaty albo wydruk potwierdzenia przelewu.

 

Jeśli jeśli wniosek będzie składany bezpośrednio w centrali CIKW albo w sądzie, odpis można dostać od ręki. Jeśli wniosek zostanie wysłany pocztą, odpis KW powinien przyjść w ciągu do 30 dni kalendarzowych.

Uwaga! Jeśli wniosek składany jest w centrali lub oddziale CIKW, listownie z opcją przesłania dokumentu pocztą, to trzeba zapłacić:

  • za odpis zwykły księgi wieczystej – 30 zł,
  • za odpis zupełny księgi wieczystej – 60 zł,
  • za wyciąg z księgi wieczystej:
    • z jednego działu księgi wieczystej – 15 zł,
    • z dwóch działów księgi wieczystej – 20 zł,
    • z trzech działów księgi wieczystej – 25 zł,
    • z czterech działów księgi wieczystej – 30 zł,
  • za zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej – 10 zł.

Co zrobić, gdy nie znamy numeru księgi wieczystej

By sprawdzić księgę wieczystą konkretnej nieruchomości lub uzyskać jej odpis, trzeba znać jej numer. Znajomość adresu, numeru działki, czy danych właściciela nie jest wystarczające. By uzyskać numer księgi wieczystej można złożyć wniosek do sądu właściwego dla miejsca położenia danej nieruchomości lub powiatowego ośrodka geodezyjno-kartograficznego. Dane o nieruchomości, w tym numer księgi wieczystej, są zawarte w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej przez starostę.  Tyle, by uzyskać numer księgi wieczystej nieruchomości, której nie jesteśmy właścicielem, trzeba wykazać tzw. interesem prawnym do nieruchomości.  W efekcie z uzyskaniem danych nie mają problemu urzędy ani właściciele nieruchomości i osoby władające nieruchomościami. Numery ksiąg wieczystych są bowiem traktowane jak dane osobowe, a prezes UODO zakazał ich publikowanie w geoportalu.

Są jednak prywatne portale, które oferują odpłatnie ustalenie numeru księgi wieczystej po adresie lub numerze działki. Mają one już zaindeksowanych miliony ksiąg, ale wciąż nie wszystkie. Dlatego w wyszukiwarce takiego portalu najpierw trzeba sprawdzić, czy dla danego adresu, czy numeru działki, mają numery ksiąg. Na dzień 1 czerwca usługa ustalenia numeru księgi kosztowała 39,95 zł.