Ewidencja przebiegu pojazdu nie zawsze jest obowiązkowa

Jeżeli podatnik nie rozlicza podatku dochodowego, nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki (przynajmniej jeżeli chodzi o przepisy o podatkach dochodowych). Kilometrówka uprawnia bowiem do zaliczenia niektórych wydatków do kosztów uzyskania, a skoro dany podmiot jest zwolniony podmiotowo z CIT, to i tak nie może rozliczać takich kosztów.

Samochód używany przez pracownika

Pracownik może używać samochodu niebędącego własnością pracodawcy do jazd lokalnych lub w podróżach służbowych. W przypadku jazd lokalnych pracownik może być rozliczany na podstawie kilometrówki (jest ona wtedy warunkiem koniecznym rozliczenia) lub ryczałtem (kilometrówka nie jest wtedy wymagana).

Przykład

Pracodawca ustalił pracownikowi ryczałt na jazdy lokalne w kwocie 400 zł. Do jego wypłaty nie jest konieczne prowadzenie kilometrówki.

Pamiętaj!

Przy rozliczaniu pracownikowi jazd lokalnych na zasadzie ryczałtu kilometrówka nie jest wymagana.

Inaczej jest przy podróżach służbowych (jazdach zamiejscowych). W takim przypadku ewidencja jest konieczna do rozliczenia, ale zazwyczaj robi się to na zasadzie uproszczonej, na druku polecenia wyjazdu służbowego.

Przykład

Pracownik za zgodą pracodawcy pojechał w delegację samochodem żony (pracownik nie musi być właścicielem pojazdu, którym pojechał w delegację). Rozpisał podróż służbową, wykazując na druku delegacji dane potrzebne do rozliczenia, co było wystarczającym dokumentem do zaksięgowania wydatku do kosztów uzyskania.

(...)

Czytaj więcej: Kompas Księgowo-Kadrowy