E-podpis konieczny do rozliczenia firmowych podatków

Od 1 stycznia firmy zatrudniające do 5 pracowników mają obowiązek przesyłania drogą elektroniczną formularzy i rozliczeń podatkowych, z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Przedsiębiorcy muszą się dostosować do nowych regulacji.

Dla kogo nowy obowiązek?

Od początku stycznia b.r. na firmy został nałożony obowiązek korzystania z elektronicznych kanałów do kontaktu z organami skarbowymi. Zmiany dotyczą następujących formularzy: informacji PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R, deklaracji PIT-4R, PIT-8AR oraz rocznego obliczenia podatku PIT-40. Czasu na wdrożenie zmian przez przedsiębiorców jest już niewiele, gdyż część tych dokumentów (PIT-4R, PIT-8AR, IFT-3/IFT-3R) będzie musiała zostać złożona do końca stycznia, a pozostałe w lutym. Obowiązek kontaktowania się z urzędami skarbowymi drogą elektroniczną będzie obowiązywać również biura rachunkowe. Zmiany nie dotyczą jedynie najmniejszych firm, które zatrudniają nie więcej niż 5 osób. Tacy przedsiębiorcy będą mogli nadal przekazywać dokumenty skarbowe w formie papierowej.

W tym kontekście warto zwrócić uwagę, że wysłanie e-deklaracji jest związane z obowiązkiem posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Czym jest podpis elektroniczny? – To zbiór danych, które pozwalają na potwierdzenie tożsamości danego użytkownika – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w Krajowej Izbie Rozliczeniowej. Pod względem skutków prawnych jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu i jednoznacznie poświadcza tożsamość jego właściciela, którym może być jedynie osoba fizyczna.

Bezpieczny podpis elektroniczny to narzędzie o wiele mniej podatne na fałszerstwo niż podpis własnoręczny. Nieautoryzowane użycie e-podpisu jest znacznie trudniejsze niż w przypadku podpisu tradycyjnego. Dzięki znakowaniu czasem, tj. wygenerowaniu przy użyciu metod kryptograficznych elektronicznego potwierdzenia wiążącego dany dokument z datą, dokumentu z podpisem elektronicznym nie można antydatować, a każda zmiana w jego treści wymaga ponownej autoryzacji. 

 

Czytaj także : Spółkę jawną można założyć przez internet

 

Skąd wziąć e-podpis?

Zestaw do e-podpisu można kupić w jednej z pięciu firm świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie bezpiecznego podpisu elektronicznego, wpisanych do specjalnego rejestru Ministerstwa Gospodarki, np. w Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Szafir w KIR, który posiada sieć własnych placówek we wszystkich miastach wojewódzkich oraz w Koszalinie, jak również w bankach spółdzielczych współpracujących z KIR (adresy kilkuset placówek we wszystkich regionach kraju dostępne są na stronie www.elektronicznypodpis.pl).

Do posługiwania się certyfikowanym e-podpisem niezbędne jest posiadanie specjalnego zestawu umożliwiającego jego użytkowanie, który składa się z karty, na której zapisany jest klucz prywatny użytkownika i certyfikatu kwalifikowanego. Ważność certyfikatów uprawniających do składania podpisu elektronicznego jest ograniczona czasowo - najczęściej do roku lub dwóch. Po tym czasie konieczne jest ich odnowienie. - Aby zakupić taki zestaw, należy wypełnić odpowiedni formularz zamówienia dostępny w siedzibie naszej firmy lub na stronie internetowej określając, jakiego typu produkt chcielibyśmy otrzymać. Następnie pozostaje już tylko wizyta w jednej z regionalnych placówek KIR i odebranie zamówionego zestawu – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk. - Natomiast jeśli już wcześniej korzystaliśmy z takiej aplikacji, procedura odnowienia certyfikatu jest prosta i można ją przejść w pełni online – dodaje E. Włodarczyk. 

 

Jak to działa?

W celu złożenia deklaracji podatkowych za pomocą interaktywnych formularzy opatrzonych elektronicznym podpisem należy dysponować komputerem z podłączonym czytnikiem kart kryptograficznych i włożoną do niego kartą z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dodatkowo musimy mieć zainstalowane aktualne oprogramowanie Adobe Reader. Trzeba również pobrać ze strony www.e-deklaracje.gov.pl odpowiednią wtyczkę do obsługi programu Adobe Reader, a także - z tej samej strony - odpowiednie wzory formularzy interaktywnych.

 

Jakie zmiany w prawie czekają przedsiębiorców w 2015 r.

 

Z korzyścią dla wszystkich

Nowe obowiązki nałożone na przedsiębiorców wymagają z ich strony pewnych dodatkowych aktywności i wydatków związanych z pozyskaniem e-podpisu. Jednak biorąc pod uwagę wymierne oszczędności wynikające z posługiwania się tym narzędziem, np. w postaci rezygnacji z przygotowywania papierowej dokumentacji, a tym samym redukcji kosztów zakupu papieru, kopert, opłat pocztowych, eksploatacji drukarek czy nakładów pracy, inwestycje poniesione na zakup zestawu do e-podpisu zwracają się dość szybko. - Poza tym z naszych doświadczeń wynika, że firmy komunikują się przy użyciu e-popisu nie tylko między sobą czy też z urzędami, ale także w wewnętrznych systemach obiegu dokumentów elektronicznych, co ma znaczy wpływ na optymalizację czasu i jakości pracy – dodaje Elżbieta Włodarczyk. Korzyści widoczne są także po stronie administracji - nie bez znaczenia jest bowiem znaczne przyspieszenie procedury weryfikacji danych zawartych na formularzach podatkowych czy eliminacja błędów popełnianych przez urzędników przy ręcznym przepisywaniu danych do systemów informatycznych.