Czy zwrot kosztów będzie opodatkowany podatkiem VAT?

Pytanie

Jesteśmy firmą produkcyjną, czynnym podatnikiem podatku VAT, rozliczającą się na zasadach ogólnych. W 2012 r. spółka zawarła umowę z jednym z pracowników dotyczącą zwrotu opłaty za studia (podnoszenie kwalifikacji zawodowych). Umowa zobowiązywała pracownika do przepracowania w firmie stosownego okresu po ukończeniu studiów. W listopadzie 2012 r. pracownik otrzymał zwrot (przelew na koto osobiste) kwoty za I semestr. Kolejne płatności za kolejne semestry były dokonywane bezpośrednio na konto uczelni. W ramach rozliczenia dokonanych wpłat (tych na konto uczelni) pracownik dostarczał faktury VAT, gdzie nabywcą usługi był pracownik, zaś jako płatnik wskazana była nasza firma. Faktury miały stawkę ZW. W tym roku (2014) pracownik dostał lepszą propozycję pracy i odszedł z firmy. Zawarta umowa zobowiązywała go do zwrotu poniesionych opłat za studia. Nowa firma, w której został zatrudniony, zobowiązała się do spłaty poniesionych wydatków w imieniu pracownika z zaznaczeniem, że płatność zostanie dokonana po wystawieniu i przesłaniu przez naszą spółkę faktury VAT lub noty obciążeniowej.

Czy firma ta słusznie domaga się od nas faktury lub noty?

Nasza firma nie jest w żadnym stosunku prawnym z tą firmą.

Jak powinniśmy postąpić w takim przypadku?

Czy powinniśmy jednak wystawić fakturę VAT, ale ze stawką 23%, czy też zrefakturować koszty ze stawką ZW?