Czy wydruk z systemu GPS spełnia wymagania dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli od czasu do czasu następuje zanik sygnału GPS, ale za ten czas spółka posiada ręczną ewidencję?

Spółka z o.o. posiada 12 pojazdów samochodowych. W 8 pojazdach (dwa rzędy siedzeń) zamontowano system GPS i istnieje możliwość wydrukowania listy tras pojazdu w zadanym okresie - dlatego uznaliśmy ten wydruk za ewidencję przebiegu pojazdu (pracownik uzupełnia w danym dniu tylko dane o kierowcy oraz celu trasy), natomiast w pozostałych 4 pojazdach prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. Oczywiście VAT-26 złożono.

Pytanie:
Czy taki wydruk z systemu GPS spełnia wymagania dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli od czasu do czasu następuje nie z naszej winy zanik sygnału GPS i pojazd znika po czym pojawia się po dwóch lub trzech dniach?
Co w takiej sytuacji, czy ewidencja może być uznana za nierzetelną z tego powodu?
W okresie zaniku spółka posiada jednak ręczne uzupełnienie ewidencji o kierowcę i cel trasy.

Odpowiedź:
Przepisy wymieniają elementy treściowe ewidencji. Nie precyzują ani formy prowadzenia ewidencji, ani wzoru samej ewidencji.
Jeśli tylko w ewidencji znajdują się dane wymienione w ewidencji, to niezależnie od tego, w jaki sposób zostały one utrwalone (czy z wykorzystaniem systemu GPS, czy też "ręcznie") ewidencja spełnia warunki określone w przepisie.
Nie wydaje się przy tym, aby okoliczność, że w pewnych okresach – z powodu zaniku sygnału – w ewidencji brakuje danych z urządzeń GPS (i wtedy są one uzupełniane "ręcznie") sama przez się świadczyła o nierzetelności ewidencji. Jeśli takie zdarzenie jest wiarygodne i nie okaże się sprzeczne z innymi dowodami, które się pojawią (np. faktura za paliwo zatankowane w innym miejscu, niż wynikałoby z ewidencji; zapis z kamer monitoringu w innym miejscu, niż wynikałoby to z ewidencji), to wówczas nie ma podstaw do tego, aby kwestionować ewidencję.

Uzasadnienie:
Określone w art. 86a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u., ograniczenia w odliczaniu podatku od nabycia (importu, wewnątrzwspólnotowego nabycia), wynajmu, leasingu oraz kosztów eksploatacji pojazdów mają zastosowanie do pojazdów samochodowych, które nie są traktowane jako "pojazdy używane wyłącznie do celów działalności".
Zgodnie z przepisem art. 86a ust. 4 pkt 1 u.p.t.u. pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, m.in. wówczas jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
Z przepisów art. 86a ust. 6 i 7 u.p.t.u. wynika, że ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd - dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Przepisy powyższe wymieniają elementy treściowe ewidencji. Nie precyzują ani formy prowadzenia ewidencji, ani wzoru samej ewidencji.
Jeśli tylko w ewidencji znajdują się dane wymienione w ewidencji, to niezależnie od tego, w jaki sposób zostały one utrwalone (czy z wykorzystaniem systemu GPS, czy też "ręcznie") ewidencja spełnia warunki określone w przepisie.
Nie wydaje się przy tym, aby okoliczność, że w pewnych okresach – z powodu zaniku sygnału – w ewidencji brakuje danych z urządzeń GPS (i wtedy są one uzupełniane "ręcznie") sama przez się świadczyła o nierzetelności ewidencji. Jeśli takie zdarzenie jest wiarygodne i nie okaże się sprzeczne z innymi dowodami, które się pojawią (np. faktura za paliwo zatankowane w innym miejscu, niż wynikałoby z ewidencji; zapis z kamer monitoringu w innym miejscu, niż wynikałoby to z ewidencji), to wówczas nie ma podstaw do tego, aby kwestionować ewidencję.