Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów niewykorzystane bilety, rezerwacje hotelowe, opłaty za zwrot biletu czy anulację rezerwacji hotelu?

Specyfika działalności naszej Spółki powoduje, ze pracownicy odbywają bardzo dużo podróży służbowych. Często zdarza się, że wyjazd zostaje odwołany lub przesunięty: czy to z winy kontrahenta (odwołał spotkanie/konsultację) bądź naszej (np. choroba delegowanego itp.). Nie zawsze udaje się dokonać 100% zwrotu biletu lotniczego czy kolejowego, anulować bezkosztowo hotel. Bilety są rezerwowane ze sporym wyprzedzeniem, wpływa to na cenę, lecz takie promocyjne bilety trudno lub wręcz niemożliwym jest zwrócić w razie rezygnacji. A nawet jeśli można dokonać zwrotu to pracownik zgłasza ten fakt zbyt późno by to uczynić.

Pytanie:
Czy - a jeśli tak to czy bezwarunkowo - można zaliczyć koszty nie wykorzystanych biletów, zarezerwowanych hoteli, opłat za zwrot biletu czy anulację hotelu do kup?
Czy zaliczenie do kup zależy od przyczyny anulacji: zewnętrzna (kontrahent)/wewnętrzna (spółka, pracownik) czy może istnieje reguła bezwarunkowa?
Czy fakt, że delegacja jest anulowana bądź tylko przesunięta ma znaczenie?

Odpowiedź:
Wydatki jakie w takiej sytuacji podatnik ponosi (a dokładniej strata powstała z tytułu odwołania rezerwacji) może być kosztem jeżeli podatnik wykaże celowość działania (czyli m.in. związek z działalnością - czyli również celowość wyjazdu a nie tylko odwołania), nieuchronność poniesienia straty.

Uzasadnienie:
Zgodnie z wolą ustawodawcy zapisaną w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p., do podatkowych kosztów uzyskania przychodu zaliczane są te wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, albo w celu zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu, a które nie zostały wyłączone z puli kosztów przez ustawodawcę.
Aby zatem wydatek mógł być uwzględniony w rachunku podatkowym pod stronie kosztów, pierwszej kolejności podatnik musi wykazać jego celowość. Zapewne w przypadku podróży służbowych (które się odbyły) podatnik nie ma problemu z uzasadnieniem kosztów przejazdów w czasie podróży.
To oznacza, że dla udzielenia odpowiedzi na pytanie czytelnika należy wykazać, że strata jaka powstaje u podatnika w przypadku odwołania podróży, również spełnia warunki dla uznania ją za koszt podatkowy.
Dla niniejszej analizy istotnym jest to, że w żadnym z przepisów art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p., zawierającego katalog wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, nie zostało zamieszczone generalne wyłączenie z kosztów strat, jakie występują u przedsiębiorców. Zatem wnioskować należy, że straty co do zasady mogą być kosztem podatkowym; teza taka zdaje się być potwierdzana przez to, że ustawodawca podatkowy wyłącza z kosztów niektóre spośród strat (np. art. 16 ust. 1 pkt 5, 6 u.p.d.o.p., które nie mają zastosowania w analizowanym przypadku) przez co wskazuje, iż jego zdaniem niektóre straty mogą być uznane za "wydatki celowe" (gdyby nie mogły być celowe jaki byłby sens ich wyłączania z kosztów, skoro ze swojej natury nie mogłyby być kosztem podatkowym).
Zaznaczyć należy, że w praktyce funkcjonuje pogląd, w myśl którego, aby strata mogła być uwzględniona w rachunku podatkowym po stronie kosztów, koniecznym jest by podatnik się do niej (do jej powstania) nie przyczynił. Co istotne do powstania straty można przyczynić się poprzez działanie (np. podejmując czynności z góry skazane na niepowodzenie) lub zaniechanie (np. nie odwołując na czas rezerwacji).
Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że aby w badanym przypadku straty jakie podatnik ponosi odwołując podróż służbową musi wykazać, że wczesna rezerwacja jest działaniem racjonalnym i ekonomicznie uzasadnionym, a strata nie jest efektem błędu po stronie podatnika, dokładniej jego pracowników. Gdyby bowiem organ podatkowy wykazał, że podatnik mógł uniknąć straty (np. jeżeli pracownik wcześniej - zaraz jak powziął informację o tym iż podróż się nie odbędzie - odwołałaby rezerwację), wówczas nie mogłaby ona być stratą.
To jednocześnie oznacza, że w każdym przypadku gdy nie da się podatnikowi (jego pracownikom) przypisać winy, strata może być uwzględniona w rachunku podatkowym po stronie kosztów.

[Uwaga! Odpowiedź na to pytanie jest już nieaktualna od 1 I 2018 r.]