Czy księgowanie kosztów podróży powinno następować na bieżąco, czy też można dokonać zbiorczego księgowania na koniec miesiąca?

Pytanie

Prowadzimy usługi informatyczne i pracownicy wyjeżdżają w tym celu do wielu miast w Polsce. Pracownicy wysyłani w delegacje otrzymują polecenie wyjazdu, następnie po powrocie do 14 dni rozliczają kwoty i przedstawiają do zatwierdzenia właścicielowi. W zakładzie przyjęto zasadę, iż delegacje rozliczone w danym miesiącu są wypłacane na koniec miesiąca przy wypłacie wynagrodzenia ze stosunku pracy. Delegacje trwają z reguły 1 do 2 dni i obejmują przejazd prywatnym samochodem pracownika. Każdy z pracowników podpisuje rozliczenie delegacji wraz z adnotacją " wypłata na koniec miesiąca".

Czy można dokonać wypłaty delegacji z całego miesiąca przy wypłacie wynagrodzenia?

Czy można dokonać zapisu w PKPiR wypłat delegacji zbiorczo na koniec miesiąca, za każdego pracownika, na podstawie dowodu księgowego i miesięcznego zestawienia delegacji które zawiera daty wyjazdów, ilość przejechanych kilometrów oraz stawki za km, diety, oraz kwoty do wypłaty za poszczególne wyjazdy?