Zgodnie z art. 112b Prawa bankowego, banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych jednak ten przepis nie pozwala wprost wykonywać kserokopii i skanów dowodów osobistych klientów, żeby np. założyć konto bankowe czy zbadać zdolność kredytową klienta. Wystarczy wówczas spisanie danych z dokumentów tożsamości.
Czytaj: UODO: Bank nie zawsze może kserować dowód, wystarczy spisać dane >>
UODO w stanowisku przygotowanym dla Związku Banków Polskich wskazuje, że sporządzenie kopii dowodów tożsamości w ocenie organu nadzorczego jest legalne jedynie wtedy, kiedy wynika to wprost z przepisów rangi ustawy. Taką podstawę daje jedynie art. 34 ust. 4 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Zgodnie z nim m.in. banki, ubezpieczyciele, kantory mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Ze stanowiskiem UODO nie zgadzają się eksperci. Mówią wprost, że ani RODO, ani orzecznictwo nie jest takie kategoryczne. Bank musi tylko wykazać, że przetwarzanie danych w postaci kopiowania dowodów jest uzasadnione. - .Po pierwsze stanowisko UODO wydaje się ono rewolucyjne względem dotychczasowej linii orzeczniczej, która uznaje kopiowanie za czynność techniczną - tłumaczy Jan Byrski, adwokat i partner w kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy. - Po drugie trudno sobie wyobrazić jego praktyczne stosowanie przez banki, oddziały instytucji kredytowych, oddziały banków zagranicznych. Po trzecie można odnieść wrażenie, że organ nadzorczy postanowił rozszerzyć swoje kompetencje. Zamiast monitorować i egzekwować stosowanie przepisów RODO, przyjął najwyraźniej, że lepiej będzie wystąpić w roli prawodawcy - podsumowuje Jan Byrski.
RODO wskazuje różne podstawy przetwarzania
Dr Maciej Kawecki, ekspert od RODO, dziekan Wyższej Szkoły Bankowej w Warszawie, uważa, że nie ma jakiejkolwiek normy prawa krajowego oraz unijnego, która zakazuje kserowania dokumentów tożsamości. Michał Mostowik, prawnik z kancelarii DLK Legal, zauważa, że co prawda ustawa o dokumentach publicznych wprowadziła zakaz sporządzania repliki dokumentu tożsamości, ale nie obejmuje on kserokopii sporządzanych na potrzeby działalności bankowej na podstawie art. 112b prawa bankowego. - Zwykle nie posiada ona bowiem „cech autentyczności”, np. jest wykonana w odcieniach szarości i opatrzona pieczęcią banku – tłumaczy Michał Mostowik.
Przede wszystkim jednak przyjęcie, że gromadzenie kopii dokumentów tożsamości możliwe jest wyłącznie, gdy mówi o tym wprost norma prawna, wyłącza zastosowanie przez administratorów innych przesłanek o których mówi art. 6 i 9 RODO. Zgodnie z tymi artykułami, podstawą przetwarzania może być, np. uzasadniony interes administratora lub możliwość dochodzenia roszczeń. – Żaden organ nie może wyłączyć przesłanek wynikających z przepisów prawa, bo dokonuje rozszerzającej wykładni prawa. – podkreśla Maciej Kawecki.
Co to oznacza w praktyce? - Jeżeli administrator dokona testu i wykaże, że absolutnie każda kategoria danych zamieszczona na dowodzie jest mu niezbędna dla realizacji celu, ma prawo wykonać kopię i nie musi szukać jako podstawy przepisu prawa – tłumaczy Maciej Kawecki.
Groźna kradzież tożsamości
Zakaz kserowania dowodów ma jednak zapobiegać przypadkom kradzieży tożsamości. Warto przypomnieć, że TVN na początku września w programie Uwaga pokazał, proceder handlu danymi pozyskanymi z banku. - Trzeba absolutnie walczyć z procederem nielegalnego handlu dokumentami tożsamości i ich kopiami, ale nie wolno mówić, że tworzenie kopii czy przetwarzanie jakichkolwiek danych możliwe jest wyłącznie, gdy ustawa wprost mówi o „kserowaniu”- uważa Maciej Kawecki.
Orzecznictwo po stronie banków
Paweł Litwiński, adwokat, partner w kancelarii Barta Litwiński, zwraca uwagę na jeszcze inny aspekt. - Kserowanie czy skanowanie to tylko forma zbierania danych osobowych. Posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności lub nielegalności – mówi. Taki pogląd podziela Naczelny Sąd Administracyjny (wyroki NSA z 19 grudnia 2001 r., II SA 2869/00, NSA z 11 grudnia 2001 r., II SA 2684/00, NSA z 7 listopada 2003 r., II SA 1432/02). - Ważne jest, żeby zebrane dane spełniały wymóg minimalizacji danych. Na takiej kopii, czy skanie nie może więc być zbyt dużo danych w stosunku do konkretnego celu przetwarzania – podkreśla mec. Litiwński. Jak to zrobić?
Nakładka zgodna z przepisami
Wystarczy np. zastosować tzw. nakładki na dowód, które zasłaniają te fragmenty dokumentu, które zawierają nadmiarowe informacje, np. imiona rodziców, wzrost, czy kolor oczu na dowodach wydawanych przed 28 lutego 2015 r., które to informacje z dużym prawdopodobieństwem nie spełniałyby wymogu minimalizacji danych. Dlatego zdaniem Michała Mostowika banki będą kwestionować ewentualne decyzje PUODO zakazujące sporządzania kserokopii w innych okolicznościach niż wynikających z przepisów o walce z praniem pieniędzy. - Jeśli zaś sądy administracyjne nie zdecydują się na całkowitą zmianę linii orzeczniczej, niewykluczone że takie decyzje będą ostatecznie uchylane – podkreśla Michał Mostowik.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
