Pytanie
Jesteśmy jednostką budżetową zajmującą się w szczególności wynajmem lokali, w tym użytkowych. W przypadku, gdy najemca na dowodzie zapłaty wskazuje, iż dotyczy ona okresów przyszłych, wystawiamy fakturę zaliczkową. Mamy jednak problem, gdy najemca nadpłaca czynsz za dany okres, np. w dniu 10 października (w terminie płatności) wystawiliśmy fakturę za najem za październik, opiewającą na kwotę 950 zł brutto. W dniu 25 października najemca wpłacił 955 zł w treści przelewu wskazując, iż dotyczy czynszu za miesiąc X. Nadpłaty 5 zł nie możemy zwrócić, ponieważ zgodnie z naszym regulaminem oraz przepisami w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych zwrot nadpłaty następuje na wniosek osoby upoważnionej do zwrotu (nadpłacającej).
Czy na kwotę 5 zł powinniśmy wystawić fakturę zaliczkową - w treści podając, iż jest to zaliczka na czynsz za listopad?
Co zrobić w przypadku nadpłat za czynsz w wysokości do 1 zł?
Jest to dla nas bardzo uciążliwe, ponieważ administrujemy ok. 200 lokalami użytkowymi. Rozmowy z najemcami nie skutkują. Prosimy o podpowiedź, co należy zrobić, aby prawnie móc "ominąć" obowiązek wystawiania faktur zaliczkowych na wartości groszowe.