Udzielanie urlopów bezpłatnych

Wyrażając zgodę na zatrudnienie, pracownik zobowiązuje się świadczyć na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy, z którym podpisuje umowę, pracę określonego rodzaju w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. W zamian za to pracodawca ma obowiązek wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia. Zatrudnienie na tych warunkach jest zawsze zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy (art. 22 § 1–11 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p.
Czas, w którym pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego, jest odstępstwem od powyższych zobowiązań stron stosunku pracy, choć formalnie pracownik nadal pozostaje w zatrudnieniu. W czasie urlopu bezpłatnego stosunek pracy nie ulega przerwaniu, ale jedynie zawieszeniu. Na jego skutek pracownik jest zwolniony z obowiązku wykonywania zatrudnienia, a pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłacania wynagrodzenia (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 27 listopada 1996 r., sygn. akt III AUa 888/96, Apel.-W-wa 1997, nr 2, s. 9).
Problem urlopów bezpłatnych został uregulowany w kodeksie pracy jedynie w dwóch przepisach, tj. w art. 174–1741 k.p. W pozostałym zakresie warunki udzielenia urlopu bezpłatnego może określać umowa zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

2. Warunki udzielenia urlopu bezpłatnego

Zgodnie z art. 174 § 1 k.p. warunkami koniecznymi do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego są:

  1. wniosek pracownika oraz
  2. zgoda pracodawcy.

Oznacza to, że pracodawca nie może „wysłać” pracownika na urlop bezpłatny, czyli udzielić mu go bez wniosku pracownika.


Przykład 1

W zakładzie opieki zdrowotnej dnia 15 maja ma się rozpocząć dezynfekcja oddziału położniczego, która potrwa dwa tygodnie. Pracodawca na ten czas udzielił zatrudnionym na tym oddziale pracownikom urlopu bezpłatnego, czyli postanowił zwolnić ich z obowiązku świadczenia pracy bez prawa do wynagrodzenia. Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Udzielenie w ten sposób urlopu bezpłatnego w świetle prawa jest bezskuteczne (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 15 października 1996 r., sygn. akt III AUa 34/96, OSA 1997, z. 10, poz. 35).
Przepis nie wymaga, aby wniosek pracownika był umotywowany. Najczęściej jednak pracownicy we wniosku podają przyczynę, dla której chcą skorzystać z urlopu bezpłatnego, co jest pożądane z punktu widzenia pracodawcy. Inna może być decyzja pracodawcy odnośnie do urlopu bezpłatnego np. lekarza, który w tym czasie chce zwiedzić Indie, a inna gdy zamierza on zatrudnić się w renomowanym szpitalu w Anglii i podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. Także pracodawca nie musi uzasadniać swojej odmowy udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego. Brak zgody pracodawcy nie podlega kontroli organów rozstrzygających spory ze stosunku pracy, zatem pracownik w razie odmowy udzielenia mu urlopu bezpłatnego nie ma z tego tytułu roszczenia przed sądem pracy.

Zgodne oświadczenia woli pracownika zawarte we wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego oraz pracodawcy obejmujące zgodę na ten urlop składają się na elementy umowy zawartej pomiędzy stronami stosunku pracy. Umowa ta może obejmować, a nawet powinna, jeszcze inne elementy, np.:

  • czas trwania urlopu bezpłatnego – nie ma granic czasowych, na jaki najkrócej lub najdłużej można udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego; o jego czasie decydują strony stosunku pracy;
  • w przypadku urlopu trwającego dłużej niż 3 miesiące możliwość odwołania pracownika z urlopu przed jego zakończeniem z ważnych przyczyn (art. 174 § 3 k.p.); gdy takiego zapisu w umowie brak, pracodawca nie ma możliwości wezwać pracownika do pracy w razie nagłej potrzeby, chyba że pracownik zgodzi się przerwać urlop bezpłatny i wrócić do pracy. Jeżeli natomiast strony stosunku pracy ustaliły, najlepiej na piśmie, że istnieje możliwość odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego, to pracodawca może tego dokonać w każdym czasie, niekoniecznie dopiero po upływie 3 miesięcy. Musi jednak mieć ku temu ważną przyczyną, np. konieczność zapewnienia obsady na dyżurach medycznych. Istotne jest, by ta przyczyna nie istniała w dniu udzielania urlopu bezpłatnego, ale pojawiła się niespodziewanie później, np. z powodu długotrwałej choroby innego pracownika. Przewidziane przez strony na podstawie art. 174 § 3 k.p. odwołanie pracownika z urlopu bezpłatnego działa tylko w jedną stronę, tzn. pracownik nie może sam bez zgody pracodawcy powrócić z urlopu do pracy przed jego zakończeniem.

Strony stosunku pracy mogą w zakresie udzielenia urlopu bezpłatnego podpisać stosowne porozumienie (umowę), ale wystarczy także, by pracodawca na wniosku pracownika zawierającym prośbę o urlop bezpłatny z podaniem czasu jego trwania zrobił adnotację „zgoda”.

Przykład 2

Zatrudniona na podstawie umowy o pracę w samodzielnym publicznym zakładzie opieki zdrowotnej pielęgniarka złożyła do pracodawcy wniosek o udzielenie jej sześciotygodniowego urlopu bezpłatnego rozpoczynającego się dnia 1 czerwca. Jako uzasadnienie urlopu podała wyjazd za granicę do córki w celu pomocy jej przy nowo narodzonym dziecku. Pracodawca rozumiejąc sytuację pracownicy, ale jednocześnie biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia ciągłości pracy w miesiącach letnich, w których pracownicy korzystają z urlopów wypoczynkowych, na wniosku tym napisał „zgoda na 4 tygodnie urlopu bezpłatnego” i podpisał się. Jeżeli pielęgniarka zaakceptowałaby ten skrócony wymiar urlopu, najlepiej dopisując na wniosku „akceptuję” albo „zgadzam się”, i podpisała się, należałoby uznać, że strony osiągnęły porozumienie co do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego i jego wymiaru.
W czasie trwania urlopu bezpłatnego pracownik jest chroniony przed wypowiedzeniem mu umowy o pracę zgodnie z art. 41 k.p., ponieważ jest to usprawiedliwiona przyczyna nieobecności w pracy. Pracodawca może jednak rozwiązać w tym czasie umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeśli zajdą ku temu przesłanki określone w art. 52 k.p. (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 września 1983 r., sygn. akt I PRN 108/83, LEX nr 14620).
Po zakończeniu urlopu bezpłatnego, także trwającego długo, np. rok, pracownik wraca na swoje dotychczasowe stanowisko pracy. Jeżeli pracodawca chciałby zmienić mu warunki pracy lub płacy, musiałby uzyskać na to zgodę pracownika (porozumienie stron) albo dokonać wypowiedzenia zmieniającego w trybie art. 42 k.p.
(...)