Każdy beneficjent, który otrzyma pozytywną decyzję o przyznaniu dofinansowania, zobowiązany jest do podpisania umowy. Dostępne wzory dokumentów pozwalają zauważyć pewne zmiany w treści i przede wszystkim w obowiązkach, jakie leżą po stronie realizatorów projektów.
Przeczytaj także: Finansowanie zadań oświatowych – skąd pozyskiwać środki?
Ryzyko naliczenia odsetek ustawowych
Najważniejsza zmiana, która niesie za sobą ryzyko naliczenia odsetek ustawowych, dotyczy harmonogramu płatności i zaliczkowych wniosków o płatność.
Przyznane dofinansowanie wypłacane jest, co do zasady, zgodnie z przyjętym i zatwierdzonym harmonogramem płatności, w momencie, w którym beneficjent o to zawnioskuje. Pierwszy wniosek o płatność, będący również wnioskiem o pierwszą zaliczkę, podmiot objęty wsparciem powinien złożyć nie później niż 10 dni roboczych od dnia podpisania Umowy, a o kolejne transze wnioskować można po rozliczeniu 70 proc. wcześniej otrzymanych zaliczek.
Przykładowo, Zarząd Województwa Wielkopolskiego, w udostępnionym wzorze umowy zawarł zapis, że jeżeli we wniosku o płatność, rozpatrywanego w kontekście art. 189 Ustawy o finansach publicznych, rozlicza się mniej niż 70 proc. transzy. Beneficjent zobowiązany jest do:
- zgłoszenia zmiany w harmonogramie płatności nie później niż na 11 dni roboczych przed zakończeniem okresu rozliczeniowego, którego dotyczy wniosek lub
- zwrotu różnicy pomiędzy 70 proc. przekazanej zaliczki a sumą wydatków wykazanych we wnioskach, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia upływu terminu na złożenie wniosku.
W przypadku niedotrzymania powyższych terminów, lub (zgodnie z art. 189 ust. 3 ufp) niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych lub niezwrócenia niewykorzystanej części zaliczki, Instytucja Zarządzająca nalicza odsetki jak dla zaległości podatkowych liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku.
Większa swoboda Instytucji Zarządzających
Wytyczne obowiązujące w ramach nowej perspektywy dają większą swobodę Instytucjom Zarządzającym w zakresie, m.in. uznania wydatków za niekwalifikowalne czy zapisów objętych umową. Tylko zapoznając się ze wzorami umów widać, że umowy w ramach województw będą się między sobą różniły. Województwo świętokrzyskie zrezygnowało z zapisu podobnego do tego w wielkopolskim, ograniczając się jedynie do zapisów, że „kolejne transze dofinansowania przekazywane są po (…) wykazaniu w tym wniosku o płatność niewymagających składania dalszych wyjaśnień wydatków kwalifikowalnych stanowiących co najmniej 70 proc. łącznej kwoty otrzymanych transz dofinansowania”. W wypadku tego województwa konieczne będzie jednak złożenie „Oświadczenia o wydatkowaniu co najmniej 70 proc. łącznej kwoty otrzymanych transz dofinansowania”, które ma stanowić załącznik do zaliczkowego wniosku o płatność.
Samorząd Województwa Podlaskiego z kolei nie wprowadził znaczących zmian w tym zakresie względem umowy z poprzedniej perspektywy. W tym województwie kolejna transza wypłacana będzie pod warunkiem rozliczenia co najmniej 70 proc. poprzednich zaliczek. W przypadku nierozliczenia kumulatywnie 70 proc. dofinansowania, nie ma przesłanek do złożenia wniosku zaliczkowego.
Zmiana w zakresie ochrony danych osobowych
Dużą zmianę widzimy także w zakresie ochrony danych osobowych. W przypadku umowy o dofinansowanie w województwie wielkopolskim paragraf dotyczący zakresu odpowiedzialności w zakresie udostępnienia danych osobowych został skrócony do jedynie 3 punktów, podczas gdy poprzednia umowa miała w tym zakresie aż 45 punktów. Główną zmianą jest fakt, że to beneficjent został wskazany jako samodzielny administrator danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO i to on udostępnia dane osobowe innym administratorom, w tym Instytucji Zarządzającej.
Skróceniu uległy także zapisy dotyczące ochrony danych osobowych w województwie świętokrzyskim. Poprzednie 32 punkty zmieniły się w 7. Już w pierwszym punkcie par. 35 podkreśla się, że IZ i Beneficjent są odrębnymi administratorami danych osobowych udostępnianych w ramach projektu. To na Beneficjencie ciążyć będzie obowiązek wykonywania i dokumentowania obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane będą przetwarzane, także w imieniu IZ. Jednak, inaczej niż w woj. wielkopolskim, świętokrzyskie udostępnia jako załącznik do umowy wzór klauzuli informacyjnej, podkreślając jednocześnie, że Beneficjenci mogą stosować własną klauzulę, o ile będzie zawierała wszystkie elementy zawarte w ich wzorze.
Województwo podlaskie z kolei rozszerzyło paragraf dotyczący ochrony danych osobowych, w pewnym stopniu zastępując tym samym załącznik numer 5, który w zeszłej perspektywie regulował wszystkie kwestie związane z ochroną danych, w tej doprecyzowuje informacje zawarte w § 24. Zapisy w umowie skonstruowane są w taki sposób, że wynika z nich iż Beneficjent i IZ są odrębnymi administratorami danych osobowych, ale to Beneficjent zobowiązany jest do dopełnienia obowiązku informacyjnego także w imieniu IZ.
Rozbudowany obowiązek informacyjny
Zmianą, na którą również należy zwrócić uwagę jest rozbudowany obowiązek promocyjny, zakładający, m.in. zorganizowanie wydarzenia lub działania promocyjno-informacyjnego w ważnym momencie jego realizacji, na które to należy zaprosić, z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem, przedstawicieli Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej. Niezorganizowanie takiego wydarzenia lub niezaproszenie przedstawicieli KE i IZ obarczone jest karą pomniejszenia wartości dofinansowania o 0,5 proc. jego wartości, zgodnie z „Wykazem pomniejszenia wartości dofinansowania (…)”, będącym załącznikiem do umowy. Co ważne, w sytuacji, w której Beneficjent nie wywiąże się z obowiązku informacyjnego i promocyjnego i nie zrealizuje działań zaradczych, do których zostanie zobowiązany przez IZ, może dojść do pomniejszenia dofinansowania o maksymalnie 3 proc. kwoty dofinansowania. Zmiany te obserwujemy nie tylko w województwie wielkopolskim. Województwo świętokrzyskie również wprowadziło do swojej umowy o dofinansowanie bardziej rozbudowane zapisy dotyczące promocji, w tym także o obowiązku zorganizowania wydarzenia, na które należy zaprosić przedstawicieli IZ i KE.
Obowiązek informacyjny w województwie podlaskim również zyskał nową, bardziej rozbudowaną formę w umowie o dofinansowanie, która pokrywa się z tym co możemy znaleźć w wielkopolsce czy świętokrzyskim. Tutaj również niedopełnienie obowiązku informacyjnego może skutkować obniżeniem wysokości dofinansowania o maksymalnie 3 proc.. Ważnym dokumentem dołączonym do umowy jest załącznik numer 12, który odpowiada na podstawowe pytania dotyczące wyglądu plakatu czy naklejek, informacji jakie powinny one zawierać oraz miejsca ich umieszczenia.
Powyżej przedstawiono jedynie trzy obszary umowy o dofinansowanie, które w największym stopniu uległy zmianie względem poprzedniej perspektywy. Beneficjenci muszą jednak pamiętać, że nie są to jedyne zmiany jakie zaszły w dokumentach w ramach wsparcia na lata 2021-2027, dlatego tak ważna jest dokładna analiza dokumentacji. Dokładne zapoznanie się z obowiązkami wynikającymi z umowy pozwoli na poprawną realizację i rozliczenie projektów z uniknięciem kosztów niekwalifikowalnych lub kar finansowych.
Magda Żyża, starszy specjalista ds. obsługi projektów europejskich i krajowych w Wielkopolskiej Akademii Nauki i Rozwoju.
