Zamawiając materiały biurowe należy uwzględnić okres ich eksploatacji

Czy zamawiający stosując tylko kryterium ceny w przetargu na zakup artykułów biurowych i materiałów eksploatacyjnych do drukarek, musi wykazać w załączniku do protokołu postępowania, w jaki sposób zostały uwzględnione koszty ponoszone w całym okresie korzystania z przedmiotu zamówienia? Jakie koszty należy uwzględnić przy zakupie artykułów biurowych, mając na uwadze znowelizowany art. 91 ust. 2a p.z.p.?

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Zgodnie z art. 91 ust. 2a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 907) dalej p.z.p., w brzmieniu, które zacznie obowiązywać w dniu 19 października 2014 r., kryterium ceny może być zastosowane jako jedyne kryterium oceny ofert, jeżeli przedmiot zamówienia jest powszechnie dostępny oraz ma ustalone standardy jakościowe, z zastrzeżeniem art. 76 ust. 2 p.z.p., a w przypadku zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, jeżeli dodatkowo wykażą w załączniku do protokołu postępowania, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty ponoszone w całym okresie korzystania z przedmiotu zamówienia.

Powszechna dostępność i ustalone standardy jakościowe uzasadnią stosowanie kryterium ceny>>

Z literalnego brzmienia przepisu wynika zatem, że zamawiający sektorowi zawsze muszą stosując tylko kryterium ceny wykazać w załączniku do protokołu postępowania, że uwzględnili w opisie przedmiotu zamówienia koszty ponoszone w całym okresie korzystania z przedmiotu zamówienia. Ustawodawca niestety nie definiuje, co kryje się pod pojęciem kosztów ponoszonych w okresie korzystania z przedmiotu zamówienia. Z treści uzasadnienia można jedynie wyczytać, że celem zapisu jest ocenianie wydatków nie tylko w perspektywie pojedynczego postępowania o udzielenie zamówienia, lecz także w kategorii tzw. kosztu finalnego.

Trzeba przy tym zauważyć, że ustawodawca w art. 2 pkt 1a p.z.p. wprowadził już wcześniej pojęcie cyklu życia produktu, przez które należy rozumieć wszelkie możliwe kolejne fazy istnienia danego produktu, to jest: badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, produkcję, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie, logistykę, szkolenie, testowanie, wycofanie i usuwanie. Niestety art. 91 ust. 2a p.z.p. nie zawiera odniesienia do pojęcia cyklu życia produktu dodając nowe pojęcie prawne. W praktyce jednak można uznać, że pojęcia z obu przepisów w wielu sytuacjach będą zakresowo zbliżone do siebie.

W ocenie Autora, celem nowego przepisu jest minimalizowanie sytuacji pozornej oszczędności, która występowałaby np. w przypadku kupowania tanio produktów szybko zużywalnych, energochłonnych, z wysokimi kosztami serwisowymi. Przykładowo zamawiając drukarkę warto kupić drukarkę droższą, jeżeli później uda się zaoszczędzić na kosztach materiałów eksploatacyjnych.

Proste prace budowlane uzasadnią stosowanie kryterium cenowego>>

W odniesieniu do stanu faktycznego sprawy Autor sądzi, że w przypadku zamawiania materiałów biurowych czy eksploatacyjnych należy w opisie przedmiotu zamówienia uwzględnić okres eksploatacji materiałów. Przykładowo kupując toner do drukarki można wskazać, że ma on starczyć na wydrukowanie określonej ilości stron, a kupując żarówki można wskazać poziom ich energochłonności, a następnie powołać się na te zapisy w załączniku do protokołu.

Autor odpowiedzi: Katarzyna Eger, współpracuje z programem LEX Zamówienia Publiczne.