RIO: Przepisy nie nakazują bezterminowego publikowania wykazów dłużników w BIP
Przepisy ustawy o finansach publicznych zobowiązują jednostki samorządu terytorialnego do publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej informacji o umorzeniach, odroczeniach i rozłożeniach na raty należności, ale nie określają, jak długo dane te mają pozostawać dostępne. Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie wskazuje, że nie ma podstaw do przyjęcia obowiązku bezterminowej publikacji takich wykazów. Ocena dopuszczalnego okresu ich udostępniania należy natomiast do administratora danych i powinna uwzględniać przepisy RODO.
Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie zajęła stanowisko w odpowiedzi na wniosek prezydenta Lublina dotyczący okresu publikacji na stronie Biuletynu Informacji Publicznej wykazów, o których mowa w art. 37 ust. 1 pkt 2 lit. f i g ustawy o finansach publicznych. Chodzi o informacje obejmujące osoby i podmioty, którym udzielono ulg w spłacie należności publicznoprawnych lub dokonano umorzenia należności.
Jak wskazała Izba, przepisy ustawy o finansach publicznych wyraźnie określają obowiązek publikacji tych danych oraz termin ich podania do publicznej wiadomości. Nie zawierają jednak regulacji dotyczących okresu dalszego udostępniania informacji w BIP.
Nie można wskazać konkretnego okresu przechowywania
W ocenie RIO brak jest zatem podstaw do wywodzenia z ustawy o finansach publicznych obowiązku bezterminowego publikowania takich wykazów.
Izba podkreśliła jednocześnie, że przepisy o finansach publicznych nie pozwalają również na określenie konkretnego okresu publikacji danych. Nie dają także podstaw do wiązania okresu ich udostępniania z kategorią archiwalną dokumentacji.
Oznacza to, że na gruncie samej ustawy o finansach publicznych nie można jednoznacznie przesądzić, czy informacje powinny pozostać dostępne przez kilka miesięcy, kilka lat czy dłużej. Przepisy regulują moment publikacji, ale nie rozstrzygają kwestii jej zakończenia.
Przeczytaj także: Nieanonimizowana petycja w BIP – UODO ukarał burmistrza Myślenic
RODO wymaga oceny celu i czasu publikacji
Zdaniem RIO ocena dopuszczalnego okresu publikowania danych osobowych w BIP należy do administratora danych. Powinien on uwzględnić nie tylko cel, dla którego ustawodawca nakazał ujawnienie informacji, ale także zasady wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.
Izba zwróciła uwagę przede wszystkim na zasadę ograniczenia przechowywania danych określoną w art. 5 ust. 1 lit. e RODO. Zgodnie z nią dane osobowe nie powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne dla celów, dla których są przetwarzane.
W praktyce oznacza to konieczność indywidualnej oceny, jak długo publikacja danych realizuje cel wynikający z ustawy o finansach publicznych i kiedy dalsze ich udostępnianie przestaje być uzasadnione.
Przeczytaj także: UODO skontroluje podmioty prowadzące BIP
W sprawach ochrony danych właściwy jest UODO
Regionalna Izba Obrachunkowa zaznaczyła, że kwestie związane ze stosowaniem RODO i ochroną danych osobowych pozostają poza zakresem jej właściwości. Organem właściwym do zajęcia stanowiska w sprawie zgodności okresu publikacji danych z przepisami o ochronie danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
RIO ograniczyła się więc do wskazania, że przepisy o finansach publicznych nie przewidują obowiązku bezterminowej publikacji wykazów, ale też nie określają terminu ich usunięcia z BIP. Decyzja w tym zakresie wymaga analizy zarówno celu publikacji, jak i zasad przetwarzania danych osobowych.
