Adam C. i Tomasz N. radni gminy Igołomia-Wawrzeńczyce (woj. małopolskie) zwrócili się do wójta gminy o udostępnienie informacji publicznej. Urząd, powołując się na obowiązujący w gminie regulamin udostępniania informacji publicznej wyliczył koszty przygotowania odpowiedzi (obejmujące użycie kserokopiarki, papieru kserograficznego, 8 godzin pracy oddelegowanego urzędnika) na kwotę 251,20 zł. Organ poinformował, że zgromadzone dokumenty zostaną przesłane wnioskodawcom po zaksięgowaniu opłaty na koncie Urzędu Gminy.
Radni wnieśli skargę do Sądu Administracyjnego w Krakowie.
Wójt bronił opłat jako rekompensaty kosztów
W odpowiedzi na skargę wójt wniósł o jej oddalenie. Jego zdaniem, ustalona opłata miała charakter techniczny. Stanowić miała kompensatę dla gminy za czas pracy zatrudnionego w urzędzie pracownika, oddelegowanego do przygotowania żądanych przez wnioskodawcę dokumentów. W tym czasie nie może wykonywać obowiązków służbowych, przez co naraża gminę na odpowiedzialność za przewlekłe prowadzenie postępowań.
Stawki przyjętych w gminie opłat wynosiły 31,40 zł za godzinę pracy urzędnika, oraz 120 zł w przypadku godziny pracy kancelarii zewnętrznej. Dodał, że zapisy zarządzenia miały być wykorzystywane, gdy wniosek o udostępnienie informacji publicznej żąda szczególnie obszernej informacji. Biorąc pod uwagę wysokość ustalonych stawek, regulacja nie ograniczała dostępu do informacji publicznej, a tylko usprawniała funkcjonowanie urzędu.
Dostęp do informacji jest zasadniczo bezpłatny
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie stwierdził nieważność zaskarżonego zarządzenia. Wyjaśnił, że ustawodawca ustanowił generalną zasadę bezpłatności dostępu do informacji publicznej. Wyjątkowo, organ może pobrać opłatę, ale nie za informację, lecz z tytułu dodatkowych kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku.
Opłata, która może zostać pobrana od wnioskodawcy ma odpowiadać poniesionym kosztom o charakterze dodatkowym, wykraczającym poza normalne koszty rzeczowe lub osobowe funkcjonowania organu. Organ musi wykazać, że obsługa wniosku będzie wymagała obciążenia konkretnego pracownika dodatkowymi obowiązkami, wykraczającymi ponad jego czas pracy, bądź też, że utrudniała normalne funkcjonowanie. Biorąc to pod uwagę, organ musi tak organizować pracę podległych mu urzędów czy jednostek, by zapewnić właściwą realizację obowiązku udostępniania informacji publicznej.
Koszty osobowe (koszty pracy) można potraktować, jako dodatkowe koszty w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.d.i.p. tylko wówczas, jeżeli jest konieczność (potrzeba) zatrudnienia dodatkowej osoby do udzielenia informacji lub zapłacenia za nadgodziny pracownikowi, co jest efektem przygotowania żądanej informacji w określonej formie lub udostępnienia jej we wskazany we wniosku sposób.
Nie wolno tworzyć urzędowych cenników
Zdaniem sądu w każdym przypadku opłaty muszą mieć charakter zindywidualizowany, należycie uzasadniony i zależeć od konkretnie poniesionych kosztów. Obowiązkiem organu jest skrupulatne wykazanie, w jaki sposób żądana opłata została wyliczona, a wyjaśnienie powinno znaleźć się w piśmie (powiadomieniu) skierowanym do wnioskodawcy w trybie art. 15 ust. 2 u.d.i.p. Poinformowanie o kosztach i uzasadnieniu ich obliczenia daje wnioskodawcy szansę na wycofanie swojego wniosku albo zmianę jego treści. Również na takie powiadomienie, jako na inny akt z zakresu administracji publicznej w rozumieniu art. 3 par. 2 pkt 4 p.p.s.a. przysługuje skarga do sądu administracyjnego.
Z powyższego wynika, że opłatę za udostępnienie informacji publicznej określa się dopiero w odpowiedzi na złożony wniosek. Nie można jej określić w akcie generalnym np. regulaminie lub zarządzeniu. Wszelki taryfy urzędowe czy koszty ryczałtowe są wykluczone.
Odnosząc się do twierdzeń wójta gminy o technicznym charakterze zaskarżonego aktu, sąd zauważył, że akt taki, nawet jeśli "symuluje" akt o charakterze wewnętrznym, wykazuje cechy abstrakcyjności i generalności, i w rzeczywistości adresowany jest na zewnątrz. Nie ma zatem uzasadnionych podstaw, aby stwierdzić, że wprowadzenie w gminie Igołomia-Wawrzeńczyce "zasad ustalania kosztów związanych z udostępnianiem informacji publicznej" dotyczyło wyłącznie pracowników urzędu gminy, podległych wójtowi gminy.
Brak jest podstaw do precyzowania ustawy
Sąd zwrócił też uwagę, że art. 15 u.d.i.p. nie zawiera szczególnej kompetencji ani też podstawy prawnej do ustalenia stawek ryczałtowych opłat. Nie można na jego podstawie ustalać odgórnie wysokości opłat we wszystkich sprawach dotyczących udostępniania informacji publicznych. Podstawa do ustalenia taryfy opłat za udostępnienie informacji publicznej w drodze zarządzenia burmistrza nie wynika również z przepisów u.s.g., w szczególności nie wynika z treści art. 31 tej ustawy, który stanowi jedynie, że wójt kieruje bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentuje ją na zewnątrz.
Dodał, że sytuacja prawna jednostki w zakresie dostępu do informacji publicznej posiada zupełną i zamkniętą regulację prawną. Brak jest podstaw prawnych do jej uszczegóławiania aktami niższej rangi, jak zrobił to wójt gminy Akty prawne tego rodzaju są niedopuszczalne również dlatego, że użyte w art. 15 ust. 1 u.d.i.p. sformułowanie "dodatkowe koszty" wskazuje, że nie chodzi o wszelkie koszty związane z żądaniem udostępnienia informacji publicznej. Kosztem dodatkowym będzie w tej sytuacji wydatek rzeczywiście poniesiony ponad zwykły koszt funkcjonowania, związany z realizacją wskazanego we wniosku sposobu udostępniania lub koniecznością przekształcenia informacji.
Koszt taki może zostać ustalony dopiero na gruncie procedowanego przez organ wniosku. Skoro zatem koszty takie mają zostać określone (zindywidualizowane) w konkretnej sprawie, nie ma podstaw prawnych do ich generalnego ustalenia w akcie wewnętrznym.
Wyrok WSA w Krakowie z 25 czerwca 2026 r. II SA/Kr 500/26
