Rejestr umów jednostek sektora finansów publicznych, tzw. rejestr umów 500+ (bo mają do niego trafiać wszystkie umowy o wartości powyżej 500 zł), spędza sen z powiek urzędników, gdyż przepisy nie są jasne. Nowy obowiązek to efekt ustawy z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw. Wprowadza ona zmiany w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (ufp), tworząc rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych (art. 34a ust. 1 ufp). Cel tych przepisów to przejrzystość, transparentność i jawność wydatkowania środków publicznych, czyli umów wydatkowych dokonywanych w tym procesie.
Rejestr jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Ministra Finansów, do którego mają trafiać wszystkie umowy podlegające udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Mają w nim być zamieszczane „informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej oraz innej formie szczegółowej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł.
Nowy obowiązek będzie dotyczył ponad 50 tys. podmiotów, które będą rejestrować około 100 mln danych w ciągu roku. Do tego dojdzie kilkadziesiąt milionów informacji o uzupełnieniu lub zmianie umów, rozwiązaniu umowy, odstąpieniu od niej, wypowiedzeniu jej lub wygaśnięciu. W wielu wypadkach dojdzie do duplikowania danych z informacjami, które jednostki SFP muszą już wprowadzać, np. rejestr umów w sprawie zamówienia publicznego prowadzonego przez Urząd Zamówień Publicznych.
Zobacz nagranie szkolenia: Rejestr umów – nowe obowiązki jednostek sektora finansów publicznych >>
Sejm przesunął termin, ale resort nie zmieni przepisów
Baza miała wystartować 1 lipca 2022 r., ale pod wpływem głosów krytycznych, także pochodzących od Ministerstwa Finansów, termin wejścia w życie rejestru przesunięto na 1 stycznia 2024 r. Od tego dnia informacje w rejestrze umów mają być zamieszczane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy.
Nowy termin miał dać ministerstwu finansów czas na dopracowanie systemu teleinformacyjnego, a także, na co wskazywały wypowiedzi parlamentarzystów, na dopracowanie krytykowanych przepisów.
Z informacji docierających od resortu finansów wynika, że zmiany przepisów nie będzie. Ministerstwo Finansów skoncentruje się na wdrażaniu systemu teleinformatycznego, który umożliwi kierownikom JSFP wprowadzanie danych, a obywatelom przeszukiwanie bazy na podstawie kilkunastu kryteriów. W czerwcu ma rozpocząć się tworzenie kont dla użytkowników, a po wakacjach ministerstwo chce ruszyć z cyklem webinarów, które mają rozwiać wątpliwości.
Czytaj w LEX: Obowiązki JST związane z wprowadzeniem rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych >>
Rejestr będzie kosztował grubo ponad 400 mln zł rocznie
Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych (OPOS) oszacowało, że niektóre pojedyncze podmioty, w szczególności jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie i jednostki służby zdrowia, będą miały do wprowadzenia od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy umów na jednostkę. Przy obecnej konstrukcji przepisów ustawy, dodatkowe obciążenie roczne wyniesie dla nich co najmniej 418 mln 800 tys. złotych. OPOS do wyliczeń przyjął następujące wskaźniki:
- średnio 1/5 etatu przypadająca w roku na dokonywanie czynności rejestru umów to koszt 8376 zł
- 50 tys. JSFP podlegających temu obowiązkowi.
Porozumienie zaznacza, że założony wskaźnik etatu do absorbcji jest minimalny, bo u dużych podmiotów, będzie on wynosił co najmniej jeden cały etat, ze względu na ilość rekordów podlegających rejestracji w rejestrze umów. Przyjęty koszt etatu wynika z 1/5 płacy minimalnej. Niemniej jednak w zasadzie w większości jednostek sektora finansów publicznych za tego typu czynności wynagrodzenie jest znacznie wyższe.
Czytaj w LEX: Rejestr umów powyżej 500 zł w podmiotach leczniczych >>
Potrzebna korekta przepisów
Dlatego OPOS przygotowało własną propozycję zmian przepisów, która poprzez zmianę definicji umów podlegających rejestracji i zwiększeniu progu kwotowego, ma znacznie zmniejszyć ilość rekordów podlegających rejestracji.
- Nasz projekt upraszcza, naprawia i porządkuje przepisy. Po pierwsze definiuje, jakie umowy mają trafić do rejestru, po drugie zdejmuje odpowiedzialność karną z kierowników jednostek i zamienia ją na odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, po trzecie podwyższa próg kwotowy do 3 tys. złotych. Wiemy, że prace nad systemem teleinformatycznym są już prawie zakończone, dlatego nasza propozycja to korekta tego, co jeszcze można zmienić – mówi Grzegorz Bebłowski, radca prawny, autor projektu i pełnomocnik OPOS.
Propozycja OPOS definiuje w sposób zamknięty katalog umów podlegających rejestracji. Mają to być umowy polegające na wydatkowaniu środków publicznych na usługi, dostawy i roboty budowlane – zgodnie z definicją określoną w art. 7 pkt. 4, 21 i 28 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, których wartość przedmiotu przekracza 3000 zł netto – z wyłączeniem umów o pracę - oraz umowy dzierżawy, umowy najmu nieruchomości – z wyłączeniem najmu z osobami fizycznymi na cele niezwiązane z prowadzeniem działalności gospodarczej - umowy przeniesienia własności, umowy darowizny, których całkowita wartość przedmiotu przekracza 3000 zł brutto.
Czytaj w LEX: Rejestr umów JSFP w sprawach zamówień publicznych >>
Propozycja zmierza do uchylenia art. 34b, który przewiduje sankcję (grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2) za niepodjęcie czynności rejestracji umów w czasie albo podanie w nim nieprawdziwych danych.
- Uważamy, że takie konsekwencje są za surowe. Wystarczającą sankcją są te wynikające z ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych: upomnienie, nagana, kara pieniężna, lub zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi. Takie sankcje grożą za naruszenie ustawy Prawo zamówień publicznych – wskazuje Grzegorz Bebłowski.
OPOS, które zrzesza osiem organizacji regionalnych JST z Podkarpacia, Południowo-Zachodniego Mazowsza, Śląska, Wielkopolski, Pomorza, Lubuskiego, Lubelszczyzny oraz województwa Warmińsko – Mazurskiego, liczy, że propozycję poprą inne korporacje samorządowe i zdoła zainteresować nim parlamentarzystów.
- Alternatywnie proponujemy, ze względu na skalę problemów, kolejne wydłużenie wejścia w życie przepisów o pół roku, gdyby nie udało się przeprowadzić zmiany – mówi Grzegorz Bebłowski.
Czytaj też: 9 najważniejszych problemów związanych z rejestrem umów JSFP >>
Ustawa z gruntu zła
Dr hab. Marlena Sakowska-Baryła, radca prawny, partner w Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelaria Radców Prawnych sp.p., choć uważa, że zaproponowane przez OPOS zmiany w pewnym zakresie są pożądane, to nie rozwiązują podstawowego problemu – wstępnego kwalifikowania umów do ujawniania w rejestrze na podstawie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.
- Ta podstawa z gruntu jest błędna. Przerzuca ona na wszystkich kierowników jednostek sektora finansów publicznych dokonywanie ustaleń w tym zakresie samodzielnie. Ponadto, przed Trybunałem Konstytucyjnym na rozpoznanie czeka wniosek o stwierdzenie niezgodności z Konstytucją znacznej części przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, do których odsyłają przepisy ustawy o finansach publicznych. W przypadku orzeczenia niezgodności z Konstytucją tej ustawy, cała konstrukcji prawna, na której funkcjonuje rejestr umów, nie ma racji bytu – zwraca uwagę dr hab. Marlena Sakowska-Baryła.
WZORY DOKUMENTÓW:
- Ochrona danych osobowych w związku z realizacją obowiązku wprowadzania informacji do rejestru umów – postanowienia do regulaminu rejestru umów >
- Klauzula informacyjna w związku z wprowadzaniem przez administratora informacji do rejestru umów >
Ekspertka od problematyki dostępu do informacji publicznej wskazuje, że wciąż jest bardzo wiele wątpliwości związanych z danymi, które ma ujawniać rejestr, np. określenie miejsca zawarcia umowy przy umowach zawieranych elektronicznie, rozumienia „okresu obowiązywania umowy”, które to pojęcie jest niejednoznaczne, określenia wartości przedmiotu umowy m.in. przy umowach okresowych, umowach na stawki ryczałtowe lub przy aneksach. Problemy praktyczne będzie budzić informacja o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy. Zwraca uwagę, że w przepisach brakuje informacji dotyczących retencji danych osobowych, a przecież nieuprawniony chociażby w świetle RODO jest zamysł, by informacje widniały w rejestrze bezterminowo, także po czasie, gdy umowy zakończyły swój byt, zostały rozliczone, a wynikające z nich roszczenia uległy przedawnieniu. Ustawa w obecnym brzmieniu wskazuje, że w rejestrze umów zamieszcza się informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, a przecież te zwroty w istocie dotyczą tego samego, a mianowicie zmiany umowy, więc nie ma potrzeby, by jakąś jej modyfikację nazywać uzupełnieniem, bo nie wiadomo czym ono właściwie ma być, skoro zostało wskazane jako odrębna kategoria podlegająWklejca ujawnieniu w rejestrze.
Moje podstawowe pytanie brzmi: Czy faktycznie taki rejestr jest potrzebny w demokratycznym państwie prawnym, bo ten wymóg wynika z art. 51 ust. 2 Konstytucji, gdy organy władzy publicznej pozyskują lub udostępniają informacje o obywatelach oraz, czy taką tradycją dostępu do informacji publicznej, jaką mamy, niezbędne jest tworzenie wywiadowni gospodarczej za publiczne pieniądze? – kwituje dr hab. Marlena Sakowska-Baryła.
Zobacz też: Rejestr umów w jednostkach sektora finansów publicznych a RODO >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.