Zamawiający uprawniony jest do zawarcia w regulaminie udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro wykluczeń przedmiotowych, dla których nie ma obowiązku stosowania procedur w nim opisanych. Może w tym celu pomocniczo wykorzystać wyłączenia zawarte w art. 4 oraz przepisy art. 67 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) dalej p.z.p. Granice swobody zamawiającego w określaniu zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej 30.000 euro wyznaczone są przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885) dalej u.f.p.

Regulamin jako istotna regulacja wewnętrzna zamawiającego >>>

Zgodnie z przepisem art. 44 ust. 3 u.f.p., wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W przepisie powyższym mowa jest o wszystkich wydatkach, a więc dokonywanych na podstawie przepisów p.z.p., jak również wyłączonych z jej stosowania (np. z uwagi na wyłączenia zawarte w art. 4 pkt 8 p.z.p.).

Opracowując regulamin udzielania zamówień publicznych (odpłatnych umów między zamawiającym, a wykonawcą, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane) o wartości poniżej 30.000 euro jednostki sektora finansów publicznych, winny ukształtować ich zapisy w sposób, który w optymalnym stopniu zapewnią dochowanie przy wydatkowaniu środków publicznych zasad w art. 44 ust. 3 u.f.p. wprost wymienionych. Stwierdzić przy tym należy, iż zastosowanie w regulaminie określonych wyłączeń jego stosowania nie jest zakazane, lecz koniecznym jest odniesienie skutków danego wyłączenia dla zachowania zasad wskazanych w u.f.p.

Regulamin powinien zawierać procedurę zakupu usług niepriorytetowych >>>

Błędem będzie zarówno zbyt rygorystyczne ukształtowanie jego zapisów (np. obligujące każdorazowo, niezależnie od wartości zamówienia do pozyskania minimum 3 ważnych, pisemnych ofert), jak również pozwalające na zbyt dużą dowolność w wydatkowaniu środków. W pierwszym bowiem przypadku, doprowadzić można do blokady wydatkowania (a więc uniemożliwienia terminowej realizacji zadań), w drugim zaś – do uchybienia zasadzie uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Stąd zaleca się, aby zapisy regulaminu, w tym wyłączenia przedmiotowe, jak również opis procedury były zapisami przemyślanymi.