Odpowiedź

Co do zasady brak na gruncie obowiązujących regulacji prawnych wymogu dokumentowania na piśmie polecenia wyjazdu służbowego. Nie jest to konieczne z punktu widzenia samego tylko potwierdzenia realizacji obowiązków służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy bądź poza stałym miejscem pracy. Wymóg taki pojawia się wówczas, gdy zachodzi potrzeba rozliczenia się z pracownikiem z poniesionych w związku z podróżą służbową wydatków (np. zwrot kosztów przejazdu własnym samochodem). Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., oraz wydanego w oparciu o tą ustawę rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) - dalej r.p.k.p.r., warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków z tytułu podróży służbowej jest ich właściwe udokumentowanie.

W świetle art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., wykonywanie na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, kwalifikować należy jako podróż służbową. Ustawodawca nie wprowadza formalnego wymogu dokumentowania otrzymanego przez pracownika polecenia wyjazdu służbowego. Spełnienie takiego warunku będzie jednak konieczne dla celów rozliczenia się z pracownikiem z wydatków, jakie poniósł on w związku z odbywaniem podróży służbowej. Wynika to z zasad prowadzenia rachunkowości wskazanych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), jak i z regulacji dotyczących ustalania kosztów uzyskania przychodu zawartych w u.p.d.o.f. Jak stanowi § 14 ust. 2 pkt 5 r.p.k.p.r., koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników należy odpowiednio udokumentować. Tzw. dowód wewnętrzny, zwany rozliczeniem podróży służbowej, powinien, w myśl § 14 ust. 3 r.p.k.p.r., zawierać co najmniej takie informacje, jak: imię i nazwisko pracownika, cel podróży oraz czas jej trwania (z określeniem daty i godziny wyjazdu i powrotu), nazwę miejscowości docelowej, stawkę i wartość należnych diet. Z kolei w załączniku nr 1 do r.p.k.p.r. wskazuje się, iż do ww. dokumentu należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki (za wyjątkiem tych objętych ryczałtem oraz diet) bądź pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Podobnie reguluje tę kwestię § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) - dalej r.p.s.k. Również wskazuje się tu na obowiązek udokumentowania kosztów podróży służbowej dla celów jej rozliczenia.

Brak bezwzględnego obowiązku potwierdzania na piśmie wyjazdu służbowego pracownika. Będzie ono jednak niezbędne w przypadku konieczności rozliczenia pracownika z wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, iż odpowiednim dokumentem będzie w tym przypadku polecenie wyjazdu służbowego, zwane delegacją (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 26 stycznia 2007 r., I SA/Wr 1332/06, M. Pod. 2007, nr 10, poz. 35).

Dla ewentualnych celów dowodowych związanych z ustaleniem okoliczności wypadku przy pracy istotne znaczenie będzie miało sporządzone na piśmie polecenie wyjazdu służbowego.