Uroczystości publiczne możemy podzielić na: imprezy masowe, na ogół plenerowe, jak jarmarki, koncerty, czy przemarsze i imprezy bardziej kameralne, mniejsze pod względem frekwencji gości, często organizowane w zamkniętych pomieszczeniach, jak: akademie, odczyty, uroczyste kolacje, czy spotkania z honorowym gościem. O ile te pierwsze imprezy są dzisiaj organizowane na ogół przez prywatnych inicjatorów, nierzadko w osobach profesjonalnych firm, które zdejmują z gmin ciężar organizacyjny, o tyle przygotowanie tych drugich spada w całości na barki samorządowców przysparzając im wiele trosk, a nierzadko również kłopotów.
W tym odcinku zajmiemy się podstawowymi zasadami dotyczącymi organizacji imprezy, w której programie przewidziano część otwartą, z udziałem szerokiej reprezentacji społecznej, a także zamkniętą – w formie uroczystej kolacji. Jako przykład podam często spotykaną, nie tylko w okresie wakacyjnym, wizytę gości z zagranicznego miasta partnerskiego – reprezentację władz tego miasta.
PLAN I PROGRAM
Kluczem do sukcesu jest dobre zaplanowanie imprezy zarówno na etapie przygotowań, jak i samego jej przebiegu, czyli programu. Istotne jest, aby wyznaczyć właściwe osoby odpowiedzialne za sprawy organizacyjne i w miarę możliwości oddelegować je do realizacji powierzonych zadań zwalniając z bieżących, innych obowiązków. Nad całym przedsięwzięciem i jego koordynacją powinna czuwać jedna osoba, którą można określić jako „mistrza ceremonii”. Zazwyczaj jest to również późniejszy prowadzący imprezę, który zapowiada kolejne punkty programu, przedstawia gości i czuwa na bieżąco nad sprawami organizacyjnymi.
CZĘŚĆ PUBLICZNA
Publiczna część wydarzenia musi przewidywać atrakcje, które przyciągną publiczność. W przypadku gości przyjeżdżających z zagranicy – już sam ten fakt może okazać się interesującym wabikiem. To jednak nie wystarczy. Ważne, aby część przeznaczona dla szerokiej publiczności została zaplanowana z myślą o niej. Jedynie w przypadku koncertu muzyki poważnej, czy prelekcji dopuszczalne jest poprzestanie na zorganizowaniu miejsc siedzących dla gości. Należy jednak zapewnić odpowiednią liczbę krzeseł, właściwe odstępy umożliwiające wygodne zajęcie miejsca i przemieszczanie się między rzędami. Duże znaczenie ma właściwy dla przewidywanej frekwencji dobór sali. Zbyt duża sala nawet przy obecności stosunkowo licznej grupy gości świeci pustkami, co może świadczyć o nikłym zainteresowaniu i ostatecznej porażce przedsięwzięcia. Zaletą dużej sali jest pewność, że nikt z publiczności nie zostanie pozbawiony miejsca siedzącego. Małe sale grożą tłokiem i koniecznością rezygnacji z udziału przez nadprogramowych uczestników. Z drugiej strony – wypełniona po brzegi sala kojarzy się zazwyczaj z sukcesem organizacyjnym, czego dowodem jest duża frekwencja. Poza wymienionymi okazjami, publiczność, która poczuje, że przewidziano dla niej jedynie rolę biernego tła dla honorowych gości nie będzie usatysfakcjonowana. Odpowiedzialność spadnie na organizatorów, czyli władze samorządowe.
Pisaliśmy o tym równieź:
Oficjalne uroczystości w gminie (cz. 2)
