MSWiA znów chce obciążyć gminy doręczaniem wezwań do służby w obronie cywilnej

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji przekazało do konsultacji projekt rozporządzenia w sprawie służby w obronie cywilnej oraz Ewidencji Obrony Cywilnej. Najwięcej kontrowersji budzi propozycja, która zdaniem samorządów po raz kolejny próbuje przerzucić na gminy i powiaty obowiązek dostarczania wezwań do służby w obronie cywilnej, mimo że ustawa przypisuje to zadanie wojewodzie. Samorządowcy krytykują również brak finansowania nowych obowiązków oraz niewystarczający poziom cyfryzacji procedur.

Projekt rozporządzenia ma uporządkować zasady funkcjonowania Ewidencji Obrony Cywilnej, procedury nadawania i uchylania przydziałów mobilizacyjnych oraz zasady powoływania do służby w obronie cywilnej. I ma wypełnić lukę jaka powstała po rozporządzeniu, które funkcjonowało raptem miesiąc. Przeczytaj więcej:  Rozporządzenie o przydziałach mobilizacyjnych zniknęło po niespełna miesiącu.

Zarówno Związek Gmin Wiejskich RP, jak i Związek Powiatów Polskich podkreślają, że kierunek zmian jest potrzebny. Ich zdaniem projekt nakłada jednak na jednostki samorządu terytorialnego liczne nowe obowiązki organizacyjne, ewidencyjne i dokumentacyjne, jednocześnie zakładając w ocenie skutków regulacji, że nie spowoduje to kosztów po stronie JST.

Spór o doręczanie wezwań do służby

Największe zastrzeżenia budzi jednak kwestia doręczania wezwań do służby w obronie cywilnej.

Związek Powiatów Polskich wskazuje, że przepisy projektu przewidujące udział kierowników podmiotów ochrony ludności sporządzających wniosek w procesie dostarczania wezwań są sprzeczne z ustawą o ochronie ludności i obronie cywilnej. Art. 13 ust. 1 pkt 13 tej ustawy wskazuje, że to wojewoda dostarcza wezwania do służby w obronie cywilnej. Także art. 139 ust. 3 przypisuje wojewodzie organizację dostarczania takich wezwań.

Przepisy te nie przewidują rozdzielania tego zadania na inne organy czy podmioty, a przepisy dotyczące katalogu działań wójta i starosty nie przewidują ich udziału w dostarczaniu wezwań. Nie ma też ani słowa o współpracy w tej kwestii – wskazuje Adrian Pokrywczyński, radca prawny Związku Powiatów Polskich.

Przypomina, że jest to już druga próba przerzucenia części tego obowiązku na samorządy, bez wyraźnego wskazania w ustawie, że jest to zadaniem zleconym z zakresu administracji rządowej. Podczas prac nad wcześniejszą wersją rozporządzenia, po uwagach korporacji samorządowych, przyjęto rozwiązanie zakładające, że za dostarczanie wezwań odpowiada wojewoda.

Jednostki samorządu terytorialnego działają na podstawie prawa i w granicach prawach. Resort chce rozporządzeniem zmienić zakres przepisu ustawowego – podkreśla Mariusz Marszał, zastępca dyrektora biura ds. legislacyjnych Związku Gmin Wiejskich RP.

JST chcą cyfryzacji nie tylko papieru

Znaczna część uwag zgłoszonych przez ZPP i ZGWRP dotyczy niewystarczającej elektronizacji procedur. ZPP ponawia postulat umożliwienia składania wniosków drogą elektroniczną. Organizacja wskazuje, że konieczność sporządzania dokumentów papierowych nie sprzyjają szybkości postępowań ani cyfryzacji administracji publicznej.

Uważamy, że procedura powinna być bardziej zinformatyzowana i oparta na komunikacji elektronicznej. Nie wykluczamy oczywiście doręczeń tradycyjnych, jeśli w danym przypadku są one konieczne, jednak na etapie czynności przygotowawczych większość spraw można załatwiać elektronicznie – uważa Adrian Pokrywczyński.

Samorządowcy chcą również, aby karta przydziału mobilizacyjnego była co do zasady wydawana elektronicznie. W ich ocenie dokument ten pełni głównie funkcję informacyjną, a potwierdzeniem jego doręczenia mogłoby być skuteczne doręczenie elektroniczne, o ile odbiorca taką formę komunikacji aktywował.

ZPP proponuje także zmianę sposobu przekazywania kart przydziału. Zamiast obligatoryjnego osobistego odbioru w urzędzie organizacja postuluje trzy równorzędne rozwiązania:

• przekazanie pracownikowi urzędu, jeśli ma pełnić służbę w tym samym urzędzie,
• doręczenie elektroniczne,
• przesłanie listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Związek Gmin Wiejskich RP zwraca uwagę, że skoro w uzasadnieniu projektu wyraźnie wskazano, że w systemie teleinformatycznym prowadzącym Ewidencję Obrony Cywilnej generuje się karty przydziału mobilizacyjnego, wezwania do służby oraz wnioski o wydrukowanie karty tożsamości lub tabliczki tożsamości. Oznacza to, że sama konstrukcja projektu opiera się na założeniu centralnego systemu teleinformatycznego. Przy takim założeniu utrzymywanie obligatoryjnej formy pisemnej dla wniosku jest niespójne z logiką projektu i prowadzi do tworzenia równoległego obiegu papierowego oraz elektronicznego. Skutkiem są dodatkowe koszty, wydłużenie czasu procedowania i wzrost ryzyka błędów związanych z wielokrotnym przepisywaniem tych samych danych.

Skoro uzasadnienie wskazuje, że system ma generować zasadnicze dokumenty i obsługiwać ewidencję, to naturalną konsekwencją powinno być przyjęcie zasady, że również składanie i przekazywanie wniosków odbywa się elektronicznie, a forma papierowa ma charakter wyłącznie zastępczy, w przypadku braku możliwości korzystania z systemu – wskazuje Mariusz Marszał.

Dla gmin wiejskich ma to szczególne znaczenie, ponieważ każda dodatkowa ewidencja prowadzona równolegle oznacza wzrost obciążeń po stronie niewielkich zespołów pracowniczych

Kto zapłaci za nowe obowiązki?

Związek Gmin Wiejskich RP zwraca również uwagę na finansowe skutki projektowanych rozwiązań. Gminy mają wykonywać szereg konkretnych czynności administracyjnych: sporządzać wnioski o nadanie i uchylenie przydziałów mobilizacyjnych, pozyskiwać i weryfikować dane, prowadzić obieg dokumentów, ewidencjonować i przechowywać karty oraz tabliczki tożsamości, przyjmować ich zwroty i zabezpieczać dokumentację. To czynności administracyjne wymagające czasu pracy, odpowiednich zasobów kadrowych, organizacyjnych i technicznych.

Realizacja zadań z zakresu bezpieczeństwa i obrony cywilnej nie może prowadzić do dalszego obciążania gmin nowymi obowiązkami bez zapewniania adekwatnych środków finansowych oraz bez uwzględniania zróżnicowanych możliwości organizacyjnych JST. Szczególnie dotyczy to gmin wiejskich, które dysponują ograniczonym zapleczem kadrowym i technicznym – mówi Mariusz Marszał

Tymczasem w ocenie skutków regulacji napisano, że projekt nie wywołuje skutków finansowych i organizacyjnych po stronie JST.  ZGWRP proponuje wprost wpisanie do rozporządzenia zasady zapewnienia samorządom środków finansowych adekwatnych do zakresu wykonywanych zadań. W przeciwnym razie, jak podkreśla organizacja, koszty funkcjonowania centralnie projektowanego systemu obrony cywilnej zostaną przerzucone na lokalne budżety.

Potrzebne dłuższe terminy

Wśród innych postulatów ZGWRP znalazły się m.in. wydłużenie z 14 do 30 dni terminu aktualizacji danych w Ewidencji Obrony Cywilnej. Mariusz Marszał wskazuje, że w praktyce oznacza to, że termin 14 dni nie dotyczy wyłącznie prostej czynności technicznej, lecz często całego procesu organizacyjnego, który po stronie gminy będzie wykonywany przy ograniczonych zasobach kadrowych. Zwraca uwagę, że w gminach wiejskich jedna osoba realizuje równolegle zadania z zakresu obronności, ochrony ludności, zarządzania kryzysowego i spraw obywatelskich.

Skoro sam projektodawca przyjmuje rozbudowany model proceduralny, termin na wykonanie obowiązków powinien być dostosowany do rzeczywistej złożoności tych czynności. Wydłużenie terminu do 30 dni pozwoli zachować aktualność danych, a jednocześnie ograniczy – wskazuje Mariusz Marszał.

ZGWRP postuluje też wydłużenie do 60 dni terminu pierwszego przekazania danych do systemu po jego uruchomieniu. A także zwiększenie vacatio legis z 14 do 90 dni. To pozwoli jednostkom samorządu terytorialnego na realne:

• przygotowanie wewnętrznej organizacji pracy,
• wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za realizację zadań,
• zapoznanie się z nowymi procedurami,
• przygotowanie warunków przechowywania dokumentów,
• uzyskanie dostępu do systemu i przeprowadzenie niezbędnych szkoleń.

Samorządowcy chcą, ograniczenia obowiązku ponownego pozyskiwania fotografii osób objętych przydziałami mobilizacyjnymi oraz doprecyzowania zasad publicznego ogłaszania informacji o wezwaniach, tak aby nie prowadziło to do naruszeń ochrony danych osobowych.

MSWiA nie wyklucza modyfikacji projektu.