Odpowiedź

Według mojej opinii, w zależności od struktury organizacyjnej danej jednostki, dopuszcza się wykorzystywanie jednego lub kilka dzienników korespondencyjnych.

Uzasadnienie

W kontekście zadanego pytania należy pamiętać, że sposób wykonywania czynności związanych z obiegiem pism w danej jednostce nazywany jest systemem kancelaryjnym, który określony jest instrukcją kancelaryjną. Oprócz sytemu bez dziennikowego i mieszanego wyróżnia się także system dziennikowy. W zależności od struktury organizacyjnej danej jednostki, podstawą systemu dziennikowego są dzienniki korespondencyjne zlokalizowane w poszczególnych komórkach organizacyjnych, w których to rejestrowane są pisma. Oznacza to, że pracownik sekretariatu każde przychodzące i wychodzące pismo rejestruje w dzienniku korespondencyjnym (zwanym też podawczym). Wpisuje się w nim informacje dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy), a każde pismo otrzymuje unikatowy numer. Według mojej opinii do ewidencji korespondencji w systemie dziennikowym można wykorzystywać jeden lub kilka dzienników, a mianowicie:
- jeden dziennik (w jednym rejestruje się korespondencję przychodzącą i wychodzącą),
- dwa dzienniki (w jednym rejestruje się korespondencję przychodzącą, a w drugim wychodzącą),
- kilka dzienników (ewidencjonuje się korespondencję ze względu na jej charakter np. korespondencja zwykła przychodząca, korespondencja polecona przychodząca korespondencja zwykła wychodząca, korespondencja polecona wychodząca, faksy itd.).

Jak zatem z tego wynika, w zależności od struktury organizacyjnej danej jednostki, dopuszcza się wykorzystywanie jednego lub kilka dzienników korespondencyjnych.