Kadry uciekają, obowiązki rosną, czyli co boli sekretarza

Braki kadrowe, rosnąca rotacja i przeciążenie pracą to dziś największe problemy sekretarzy gmin i powiatów. Jednocześnie to na nich spoczywa odpowiedzialność za organizację urzędu i politykę kadrową – często bez jasnego umocowania ustawowego. Eksperci mówią wprost: potrzeba wzmocnienia roli sekretarza i uporządkowania kompetencji, bo w wielu przypadkach pozycja „pierwszego urzędnika gminy” dobrze wygląda tylko na papierze.

Problem z naborem kadry potwierdza raport dr Cezarego Trutkowskiego, prezesa zarządu Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego przedstawiony podczas zakończonego  X Krajowego Kongresu Sekretarzy. Serwis Prawo.pl był patronem medialnym kongresu.

Jednym z kluczowych wyzwań wskazywanych w raporcie jest tzw. „spirala kadrowa”.

• 53 proc. sekretarzy ocenia dostępność wykwalifikowanych kadr jako duże lub bardzo duże wyzwanie rozwojowe jednostki,
• 42 proc. raportuje trudności rekrutacyjne na stanowiska urzędnicze,
• w 33 proc. jednostek rotacja kadr w ciągu ostatnich dwóch lat sięgnęła powyżej 10 proc.

Zdaniem dr Trutkowskiego mamy do czynienia z mechanizmem samonapędzającym się.

Mniej ludzi to więcej obowiązków dla pozostałych. Płaca nie rekompensuje tego obciążenia, atrakcyjność płacy spada, rekrutacja staje się trudniejsza, rotacja rośnie - i tak w kółko. To spirala, która będzie się pogłębiać i której nie da się nie zauważyć. Nie da się mówić o samorządzie, o wyzwaniach, o odpowiedzialności, o realnym wpływie na rzeczywistość, o sukcesach modernizacyjnych w sytuacji, gdy mają to robić ludzie kiepsko opłacani i przeciążeni pracą – podkreślił dr Trutkowski.

Ekspert zwraca uwagę, że konsekwencjami coraz większego obłożenia obowiązkami, brakiem perspektyw, niskiej płacy, presji czasu jest coraz niższa motywacja i zaangażowanie pracowników. Dotyka to niemal wszystkich pracowników samorządowych. Zależność: mniej ludzi w urzędzie - więcej zadań dla tych, którzy zostali, powoduje kolejne decyzje o rezygnacji z pracy.

To jedno z kluczowych wyzwań, z jakim muszą się mierzyć sekretarze, którzy w dużej mierze są odpowiedzialni za politykę kadrową urzędu – wskazuje dr Cezary Trutkowski.

Różna pozycja sekretarza

Prezesa FRDL zwraca uwagę, że jeśli chodzi o administrowanie, zarządzanie, kierowanie i realizację określonych zadań, sekretarz gminy nierzadko dysponuje szerszymi kompetencjami niż sam wójt, burmistrz czy prezydent - nadanymi przez ten organ jako kierownik urzędu. Z drugiej strony wciąż są samorządy, w których sekretarz funkcjonuje jedynie formalnie, ponieważ przepisy wymagają jego zatrudnienia.

Często też jest tak, że sekretarz pełni podwójną rolę: sekretarza oraz – z uwagi na regulacje prawne i brak możliwości przekazywania niektórych kompetencji władczych przez wójta – częściowo funkcję zastępcy wójta, w jakimś ułamku etatu. Jest to pewne dowartościowanie sekretarza z punktu widzenia wykonywanych zadań i czynności, jednak rodzi pytanie, czy ustrojowo jest to właściwe rozwiązanie – uważa dr Cezary Trutkowski.

Jego zdaniem relacje między sekretarzem a organem wykonawczym zależą przede wszystkim od lokalnych uwarunkowań – stylu zarządzania wójta, kompetencji sekretarza oraz przyjętych mechanizmów współpracy.

Magdalena Majkowska, sekretarz miasta Wielunia podkreśla, że sekretarze nie postrzegają siebie jako konkurencji dla władzy wykonawczej. Mają świadomość swojej roli i charakteru pracy – jest to funkcja typowo urzędnicza, a nie polityczna. Ich zadaniem nie jest rywalizacja z organem wykonawczym, lecz zapewnienie sprawnego funkcjonowania administracji i wsparcie procesów decyzyjnych. tworzenie i wdrażanie procedur, a także za przygotowywanie projektów aktów prawa miejscowego.

Sekretarz jest dziś de facto kręgosłupem administracji samorządowej. Znajduje się w samym centrum jej funkcjonowania, w punkcie, gdzie kumulują się procesy organizacyjne, prawne i zarządcze. Jednocześnie obowiązujące przepisy traktują tę funkcję w sposób niejednoznaczny zakres zadań sekretarza w dużej mierze zależy od tego, w jakim stopniu wójt, burmistrz czy prezydent miasta zdecyduje się je powierzyć – mówiła Magdalena Majkowska.

Szeroki katalog zadań, ale bez twardego umocowania

Badanie FRDL pokazało także zakres zadań, jaki powinien znaleźć się w gestii sekretarza.

• Aż 89 proc. odpowiedziało, że obsługa organu wykonawczego
• 87 proc. kwestie jawności i obsługi BOP
• 86 proc. organizacja struktury organizacyjnej

Wśród kolejnych zadań wymieniono:

• obsługa organu uchwałodawczego – 76 proc.
• polityka personalna – 72 proc
• polityka bezpieczeństwa informacji – 66 proc.
•  kontrola zarządcza – 66 proc.
• cyfryzacja – 59 proc.
• kształtowanie wynagrodzeń – 50 proc.
• konsultacje społeczne – 50 proc.
• organizacja urzędu w kryzysie i w czasie wojny – 42 proc.

Najmniej sekretarzy wymieniło zadania związane z zamówieniami publicznymi (13 proc. ) i zarządzaniem majątkiem (11 proc.)

Pierwszy urzędnik bez twardych zadań

Katarzyna Śpiewok, ekspertka i doradczyni w administracji publicznej, współautorka, wraz z dr Danielem Budzeniem, raportu „Kompetencje sekretarzy gmin- samoocen przygotowania sekretarzy do realizacji określonych zadań urzędu, koordynacji administracji samorządowej” podkreśla, że sekretarze nie chcą indywidualnej ustawowej odpowiedzialności. A eksperci postulują wyraźne oddzielenie stanowiska sekretarza od funkcji politycznych – poprzez ustawowe umocowanie go jako kierownika urzędu, koordynatora administracji lokalnej.
O propozycjach zmian przeczytaj w: Wójt jako przewodniczący rady – pomysł na rewolucję w gminach

Jak przyznaje Katarzyna Śpiewok, to podejście nie spotkało się z akceptacją sekretarzy.

Usprawiedliwiali się tym, że nie wierzą w takie zmiany prawne, które ich wzmocnią. Musimy to przyjąć, że ciężko by było wprowadzić dzisiaj taką zmianę z otwartością tej grupy zawodowej. Ale nie zmienia to faktu, że ta sama grupa potwierdziła ogromną otwartość na poszerzenie katalogu zadań obowiązkowych – komentuje Katarzyna Śpiewok.

Podkreśla, że problemu z kompetencjami sekretarza nie byłoby, gdyby ustawodawca w 2008 roku wprost w ustawie powierzył im obowiązki kierowania urzędem i dbania o personel samorządowy Wprowadzono jedynie taką możliwość, która – jak pokazuje praktyka – jest wykorzystywana stosunkowo rzadko, zwłaszcza w obszarze zarządzania personelem i organizacją pracy urzędu.

Z punktu widzenia eksperckiego mówimy, że najważniejszy urzędnik w samorządzie powinien mieć zamknięty i ustawowo określony katalog zadań – podkreśla Katarzyna Śpiewok. Zaznacza, że większość zadań, które zaproponowaliśmy spotkały się z akceptacją sekretarzy.

Eksperci FRDL podkreślają, że organy wykonawcze powinny wykorzystać gotowość sekretarzy do koordynacji. – O ile w przypadku zarządzania chcą się ograniczać do urzędu i odpowiedzialności zarządczej, o tyle w zakresie koordynacji – rozumianej jako harmonizacja współpracy w samorządzie – są otwarci, by brać ją na siebie w szerokim zakresie. Ten potencjał należy wykorzystać, zwłaszcza że organizacje eksperckie wskazują brak koordynacji jako jedną z największych słabości administracji publicznej w Polsce – podkreśla Katarzyna Śpiewok.

Zmian brak, ale potrzeba rośnie

Postulaty wzmocnienia pozycji ustrojowej sekretarza pojawiają się co roku. Mają nawet formę konkretnych postulatów.

Jestem przekonana, że jeżeli ma się ziścić wizja oddzielenia funkcji politycznych od urzędniczych na poziomie administracji samorządowej, to wcześniej czy później ta zmiana polegająca na wzmocnieniu funkcji sekretarza będzie się musiała się zadziać. Pytanie, kto znajdzie w sobie tyle determinacji - mówi  Katarzyna Śpiewok.