NIK stwierdziła, że na 28 skontrolowanych gmin, co prawda tylko 5 nie wprowadziło kontroli zarządczej, jednak w kolejnych 21 – były one nieskuteczne. Jakie działania powinny wdrożyć, by poprawić sytuację?

Kontrola zarządcza powinna być postrzegana jako pewien model zarządzania. Raport NIK wyraźnie wskazuje słabości w działaniu skontrolowanych jednostek z jednoznacznym komunikatem – ich skala i powszechność rozciąga się na większość jednostek tego samego rodzaju. W tym znaczeniu raport NIK jest bardzo przydatny do spojrzenia na własną jednostkę: czy w mojej jednostce występują podobne słabości? Poza tym nasuwa się ważna refleksja: żadne procedury nie zapewnią skuteczności i efektywności, jeżeli nie są uszyte na miarę danej organizacji. Zamiast pomagać, osiągną status nikomu nieznanych półkowników.

Szerzej o raporcie NIK w tekstach:

 

A co najsłabiej działało w skontrolowanych gminach według Najwyższej Izby Kontroli?

- Spośród najbardziej osłabionych standardów kontroli zarządczej, wskazanych w raporcie NIK, znalazły się głównie dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, monitorowanie, ochrona zasobów oraz właściwie cały blok standardów informacja i komunikacja.

Warto skoncentrować się na definicji kontroli zarządczej: to jest ogół działań, które mają prowadzić do realizacji zadań i wreszcie do osiągnięcia celów. Nie trzeba tworzyć nowych procedur, aby zapewnić skuteczne działanie – warto przyjrzeć się już istniejącym regulacjom i je na bieżąco monitorować i uaktualniać w taki sposób, aby były idealnie dopasowane do potrzeb jednostki.

Polecamy nagranie szkolenia: Monitorowanie i ocena kontroli zarządczej - właściwy dobór mechanizmów kontrolnych >

Spójrzmy na standard nr 10: dokumentowanie systemu kontroli zarządczej. To tam znajdziemy współrzędne do mapy organizacji: wytyczne, instrukcje, zakresy czynności, procedury – te wszystkie dokumenty powinny być spójne, aktualne i dostępne. To warunek sine qua non. Rzecz jasna należy mieć na uwadze pełen skład standardów – od wartości etycznych (np. by obniżać ryzyko korupcji – co także dostrzegł w raporcie NIK), poprzez strukturę organizacyjną, aż po monitorowanie i ocenę. A to wszystko połączone pełną współpracą wszystkich pracowników jednostki.

Polecamy nagranie szkolenia: Dokumentacja kontroli zarządczej a postępowania kontrolne >

W zaleceniach pokontrolnych NIK zaleca wprowadzenie skutecznych narzędzi. Czy są uniwersalne narzędzia, które sprawdzą się w dużych i małych gminach?

Jednym z najistotniejszych dokumentów w jednostce, choć nie wymaganym przez żadne przepisy prawa, jest Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów. W takim dokumencie można uregulować obieg zarówno dokumentów wewnętrznych, jak i obieg dokumentów wpływających do jednostki. Rzetelnie przygotowana, i stale aktualizowana Instrukcja stanie się dla jednostki mapą, swoistą nawigacją wskazującą odpowiednie kierunki i cele.

Czytaj więcej w LEX: Kontrola dokumentów księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych >

W raporcie NIK pojawił się zarzut niedostatecznego wykorzystywania uprawnień wierzyciela poprzez niski stopień informowania podatników.

To niewykorzystana szansa zbudowania efektywnej współpracy – dzisiaj organizacje są nie tylko zobowiązane, ale i szerzej uprawnione do komunikowania się z mieszkańcami – nie tylko poprzez tablice ogłoszeń, ale głównie przez strony internetowe, dedykowane aplikacje, alerty systemowe czy media lokalne. Przypomnienie o terminie zobowiązań wcale nie musi kojarzyć się wyłącznie z pouczeniami o przymusowej egzekucji, odsetkach i kosztach. To może polegać na bardziej przyjaznej komunikacji, która zbuduje relację mieszkańców z  urzędem opartą na zaufaniu i partnerstwie. I nie ma tu nic do rzeczy wielkość gminy – w ostatnich latach nastąpił wręcz skok technologiczny i bariery pomiędzy ośrodkami większymi a tymi o węższym zasięgu właściwie się zacierają.

Polecamy szkolenie online: Samoocena kontroli zarządczej w praktyce >

Kontrolerzy NIK dostrzegli błędy w postępowaniach administracyjnych. Jak można poprawić funkcjonowanie miasta czy gminy w tym zakresie?

To prawda, kontrolerzy NIK dostrzegli błędy w postępowaniach – nie tylko administracyjnych, ale także cywilnych (udzielanie ulg dla należności cywilnoprawnych). Tu warto skorzystać z doświadczeń systemów zarzadzania jakością i opracować sobie schemat danego procesu – nawet graficzny, blokowy opis danej procedury będzie bardzo przydatnym narzędziem. Umieszczony dodatkowo w bazie wewnętrznych dokumentów jednostki przysłuży się wielu komórkom organizacyjnym. Rolę do odegrania będą miały także listy kontrolne. To uniwersalne narzędzie poradzi sobie z każdą rutyną – o pisanie szczegółowych elementów składających się na dany proces sprawi, że nadzór nad takim procesem będzie przebiegał bez zakłóceń i pomyłek.

Polecamy szkolenie online: Audyt w samorządzie pod lupą: Audytowanie systemu kontroli zarządczej >

A co z umowami zawieranymi przez gminy, które według NIK nie zabezpieczają wystarczająco interesów JST?

To ważna kwestia. Kontrolerzy NIK zwrócili uwagę na to, że gminy stosują niejednolite zapisy umów, które nie zabezpieczają należycie interesów gospodarzy mienia komunalnego. Tu w sukurs mogą przyjść wzorce dokumentów – dla każdego stosunku prawnego: czy to najem, czy dzierżawa czy użytkowanie; takie wzorce zawierałyby generalne postanowienia, wspólne dla każdego rodzaju umowy, zawierające wymagane essentialia negotii, klauzule waloryzacyjne, warunki dotyczące ich rozwiązania, ukształtowanie roszczeń. Wówczas każdy kontrahent wie, że ma dokładnie taką samą sytuację prawną jak inny w podobnym stanie faktycznym i prawnym. Poza tym wiadomo, że w danej organizacji wiele osób może zajmować się tą samą kategorią spraw – unifikacja zasadniczych kwestii może wpłynąć na efektywną i prawidłową realizację zadań.

Sprawdź w LEX: Jak wypełnić oświadczenie o stanie kontroli zarządczej? >