Zdaniem ministerstwa cyfryzacji dziś funkcjonuje szereg przepisów i rozwiązań, które blokują rozwój usług cyfrowych, powodując, że procedury są zbyt skomplikowane i wymagają od obywateli czy firm działań, które były potrzebne przed epoką usług cyfrowych, a obecnie stanowią przeszkodę. Ministerstwo chce zrobić kolejny krok, aby to zmienić. W tym wyeliminować przepisy, które nie uwzględniają możliwości realizacji procedur administracyjnych cyfrowo lub wręcz ją uniemożliwiają, wprost wskazując na ich realizację jedynie „tradycyjną drogą”, czyli papierową.

Czytaj też: Strony internetowe urzędów gmin jako element wsparcia e-administracji w gminie >

- Zależy nam, aby Polacy możliwie najwięcej spraw urzędowych mogli załatwiać szybko, wygodnie i bezpieczne bez wychodzenia z domu. Dlatego proponujemy rozwiązania kompleksowe od udostępniania nowych usług elektronicznych aż do zapewnienia elektronicznego zarządzania dokumentacją. Pracujemy nad tym, aby nasze e-usługi były proste i intuicyjne. Wszystko po to, by mogły z nich korzystać także osoby dopiero stawiające swoje pierwsze kroki w internecie – mówi Janusz Cieszyński, sekretarz stanu w KPRM.

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji ma być pierwszym krokiem, który ma to zmienić. W założeniach do projektu ministerstwo cyfryzacji wskazuje, że ma dotyczyć tych zmian, które są najpilniejsze do wprowadzenia, jak również zmian o charakterze dostosowującym i doprecyzowującym obowiązujące przepisy związane z funkcjonowaniem e-administracji.

Czytaj także: NIK: W pandemii w urzędach, zamiast cyfrowych rozwiązań króluje papier>>

Kwiatek Błażej "Dokument elektroniczny w ogólnym postępowaniu administracyjnym" >

Skuteczne zarządzanie dokumentacją – EZD RP

Projektowana ustawa ma wprowadzić obowiązek elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz udostępnić darmowe narzędzie w postaci EZD RP. System umożliwi:

  • wykonywanie czynności kancelaryjnych,
  • dokumentowanie przebiegu rozstrzygania spraw,
  • tworzenie, gromadzenie oraz archiwizowanie dokumentacji w formie elektronicznej.

System EZD RP zostanie udostępniony podmiotom publicznym nieodpłatnie – zapewnione zostanie także wsparcie w jego wdrażaniu i eksploatacji. Dodatkowo, w projekcie zaproponowano nałożenie na podmioty publiczne obowiązku realizacji zadań publicznych przy użyciu systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.

Zobacz w LEX: Szulin Patrycja, Plan działalności w urzędzie od A do Z - szkolenie online >

 

Lepsza weryfikacja tożsamości

Ministerstwo cyfryzacji wskazuje, że coraz częściej dochodzi do prób podszywania się pod inne osoby przy użyciu fałszywych dowodów osobistych.

  • w 2021 r. zanotowano 4 384 przypadki posłużenia się podrobionym dokumentem tożsamości,
  • w I kwartale 2022 r, już aż 1 124.

W odpowiedzi na takie zagrożenia, w projekcie przewidziano wprowadzenie nowych regulacji, określających warunki, na jakich podmioty świadczące usługi w sektorze prywatnym będą mogły zweryfikować zgodność fotografii zawartej w dowodzie osobistym okazywanym przez usługobiorcę z fotografią przechowywaną w Rejestrze Dowodów Osobistych. Celem wprowadzenia tych zmian prawnych jest podniesienie skuteczności oraz bezpieczeństwa procesów ustalania tożsamości dzięki możliwości dodatkowego wykorzystania danych z rejestru publicznego.

Czytaj też: Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu administracyjnym >

Wideoweryfikacja przy uzyskaniu podpisu elektronicznego

Projekt zawiera regulacje wprowadzające możliwość stosowania nowej metody zdalnej weryfikacji tożsamości. Dotyczy to np. osób, które w czasie pandemii nie mogły osobiście stawić się w urzędzie. Pozwoli to na zdalne potwierdzenie tożsamości na podstawie wizerunku wnioskodawcy zarejestrowanego w drodze teletransmisji danych pochodzących z dokumentu tożsamości wnioskodawcy oraz danych z Rejestru Dowodów Osobistych. Przy użyciu tej metody zainteresowani będą mogli nabyć m. in. kwalifikowany podpis elektroniczny, który może być wykorzystywany zarówno przez osoby fizyczne, jak i przez pracowników administracji.

 

Pięć nowych e-usług  w obszarze spraw obywatelskich

Celem projektu jest także udostępnienie nowych usług online, które pozwolą:

  • rozwiedzionemu małżonkowi, który wskutek zawarcia małżeństwa zmienił swoje dotychczasowe nazwisko – na złożenie online oświadczenia o powrocie do nazwiska, które osoba ta nosiła przed zawarciem małżeństwa,
  • osobom zamierzającym zawarcie związku małżeńskiego – na złożenie online zapewnień o braku okoliczności uniemożliwiających zawarcie związku małżeńskiego,
  • cudzoziemcowi – na złożenie wniosku o nadanie obywatelstwa polskiego,
  • cudzoziemcowi składającemu wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy – na sporządzenie w postaci elektronicznej załącznika, który wypełniany jest przez podmiot powierzający mu wykonywanie pracy i dołączany do wniosku, oraz przekazanie tego dokumentu na adres do doręczeń elektronicznych właściwego organu,
  • obywatelom polskim– na wniesienie wniosku o wyrażenie zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego.

 

Nowa funkcja mObywatela

Projektowane przepisy dadzą też możliwość potwierdzania, na podstawie dokumentu przechowywanego na urządzaniu mobilnym, zwanego dokumentem „mObywatel”, tożsamości obywatela w wskazanych procedurach meldunkowych, regulowanych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.
Ustawa ma stanowić także, że moc dokumentów wydawanych przez sąd, tj.: odpisu ksiąg wieczystych, wyciągu z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu ksiąg wieczystych, będą posiadały nie tylko wydruki takich dokumentów, jak to jest obecnie, ale także dokumenty elektroniczne generowane przez system teleinformatyczny, z których te wydruki są sporządzane.
Projektowana ustawa ma też zawierać przepisy o charakterze uzupełniającym i doprecyzowującym szereg obowiązujących rozwiązań prawnych związanych z funkcjonowaniem doręczeń elektronicznych oraz zawierać przepisy dotyczące  finansowania działań związanych z rozwojem e-administracji.