Zgodnie z ustawą o własności lokali, zebranie wszystkich właścicieli lokali powinno odbyć się co najmniej raz w roku i nie później niż w pierwszym kwartale kolejnego roku. To na tym zabraniu członkowie wspólnoty podejmują uchwały dotyczące oceny pracy zarządu lub zarządcy, jego absolutorium, a przede wszystkim - planu gospodarczego, który stanowi podstawę do wydatków inwestycyjnych wspólnoty. Zwołanie zebrania jest obowiązkiem zarządu lub zarządcy. 

– Aktualnie obowiązuje art. 90 ustawy z dnia 31 marca 2020 roku o zmianie tzw. ustawy covidowej. Jeżeli ustawowy termin zwołania zebrania właścicieli lokali przypada w okresie obowiązywania stanu epidemii, ulega on przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Z uwagi na to, że stan ten cały czas obowiązuje, wiele wspólnot nie zorganizowało corocznych zebrań, powołując się właśnie na ten przepis – wskazuje Kinga Malcher, starszy prawnik w M. Krotoski Adwokaci i Radcy Prawni.

 

Nieprzyjęcie planu rocznego może paraliżować inwestycje

- Zapewne miało być to rozwiązanie tymczasowe, ale stan zagrożenia, a następnie stan epidemii trwa nieprzerwanie od 14 marca 2020 roku. Co gorsze, zarządy części wspólnot mieszkaniowych, pomimo tego, że żadna regulacja ustawowa nie zwolniła ich z tego obowiązku, nie przedstawiły właścicielom rocznych sprawozdań ze swojej działalności ani za 2019, ani za 2020 rok  – mówi adwokat Agnieszka Galiszewska. Jej zdaniem problem dotyczy szczególnie wielu dużych wspólnot mieszkaniowych.

Tyle, że w międzyczasie obostrzenia były luzowane. Rozporządzenia dopuszczały możliwość spotkań 5, innym razem 50, a od maja do października ubiegłego roku nawet 150 osób z zastrzeżeniem przestrzegania reżimu sanitarnego.

– Niezorganizowanie zebrania, kiedy pozwalały na to przepisy, mogło wynikać ze złej woli, ale również z różnych stanów prawnych w poszczególnych okresach 2020 roku i braku wiedzy zarządów w tej kwestii. Trudno jednoznacznie to oceniać. To powinno być analizowane w odniesieniu do konkretnej sytuacji. Niemiej jednak problem istnieje – podkreśla adwokat Mateusz Radomyski z Capital Legal.

-  Bierność zarządów może się wiązać z poważnymi utrudnieniami i paraliżować inwestycje czy nawet kwestie związane z bieżącym utrzymaniem budynków –  dodaje Aldona Międlar, prawnik z Kancelarii Ars Aequi.

Czytaj także: Spółdzielnia mieszkaniowa zapłaci, bo sadza z komina uszkodziła lakier samochodu

W pandemii najczęściej w trybie indywidualnego zbierania głosów

Z wyjaśnień Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii wynika, że co do zasady roczne zebrania powinny mieć formę stacjonarną, z ewentualnym udziałem głosów zebranych przez zarząd w trybie indywidualnym, np. za pomocą poczty elektronicznej. Nie ma jednak przeszkód, aby zainteresowane wspólnoty, stosownie do możliwości technicznych, przeprowadziły roczne zebranie w formule hybrydowej. Czyli gdy część uczestników (w liczbie dozwolonej przez aktualnie obowiązujące przepisy) bierze osobisty udział w zebraniu, część zaś łączy się z uczestnikami zebrania za pomocą urządzeń komunikacji zdalnej, przekazujących obraz oraz dźwięk.

Ministerstwo wskazuje, że oddanie ważnego głosu w tej formule może nastąpić również za pomocą poczty elektronicznej bądź indywidualnych kont przypisanych poszczególnym właścicielom lokali w programach do obsługi wspólnoty. Możliwe jest w takim przypadku oddanie głosu także w inny sposób, np. w formie pisemnej za pomocą skrzynki kontaktowej wspólnoty mieszkaniowej. Natomiast ci spośród członków wspólnoty, którzy nie wezmą udziału w tak przeprowadzonym zebraniu – a uchwały nie zostaną na nim podjęte – mogą oddać głos w trybie indywidualnym, np. wykorzystując do tego skrzynkę podawczą wspólnoty.

- Taką formułę przyjęliśmy. Organizowaliśmy najpierw spotkania z zarządami wspólnot lub przedstawicielami wspólnot, a potem uzupełnialiśmy głosowanie w trybie indywidualnego zbierania głosów. Na pewno jednak brak możliwości organizacji corocznego zebrania w dotychczasowej formie może krzywdzić niektórych członków wspólnoty – mówi Joanna Łopoka zarządca nieruchomości w firmie KSJ w Lublinie.

Wielu zarządców zaczęło posługiwać się w większym zakresie techniką. Organizować spotkania z wykorzystaniem platformy ZOOM, Teams, BigBlueButton. Przyjmować głosy za pomocą SMS, poczty elektronicznej lub korzystając ze specjalistycznych programów np. e-kartoteka lub ebook, czyli elektronicznego biura obsługi.

 

Wspólnota mieszkaniowa. Działalność, rozliczenia, podatki

Eugenia Śleszyńska

Sprawdź  

Zebranie hybrydowe uniemożliwia dyskusję

Choć organizacja corocznego zebrania to obowiązek zarządu lub zarządcy wspólnoty, to sami mieszkańcy mają dość luźny stosunek do takich obowiązków. W wielu przypadkach frekwencja nie przekraczała kilku procent, więc i tak do ważności głosowania nad uchwałami trzeba było wdrożyć procedurę indywidualnego zbierania głosów.

Aldona Międlar wskazuje jednak, że zebrania roczne to przede wszystkim możliwość zadawania pytań, żądania wyjaśnień czy bezpośredniej konfrontacji. Bez tego mieszkańcy stają się biernymi obserwatorami, których prawo kontroli jest bezwzględnie ograniczone - dodaje.

W ocenie Agnieszki Galiszewskiej zebrania w formie zdalnej albo hybrydowej często nie spełniają swojej roli. Z uwagi na ograniczenia techniczne, utrudniona lub całkowicie niemożliwa jest dyskusja właścicieli lokali zarówno o przedstawionym sprawozdaniu finansowym, jak i planie gospodarczym, czy planowanych remontach i inwestycjach.

- Nie jestem przeciwnikiem organizacji zebrań w formie zdalnej, ale w mojej ocenie większość wspólnot mieszkaniowych nie jest na to gotowa. Ponadto nie możemy zapominać, że część właścicieli lokali to osoby, które z różnych przyczyn nie mają możliwości uczestniczenia w zebraniu organizowanym w formie zdalnej, więc pozostanie tylko przy takiej formie zebrań wyklucza je z uzyskania informacji o funkcjonowaniu wspólnoty czy przedstawienia swojej oceny działania wspólnoty – kwituje mec. Galiszewska.