Prywatność w pracy. Podsłuch - nie, kontrola komputera - tak

Czy pracodawca może sprawdzać zawartość komputera bez wiedzy pracowników? Czy pracownik powinien zostać wcześniej poinformowany, ze pracodawca ma prawo do takiej kontroli? Czy pracodawca może założyć podsłuch w biurze nie informując o tym pracowników? Takie m.in. pytania padały ze strony uczestników debaty on-line pt. "Ochrona prywatności w miejscu pracy", zorganizowanej 17 listopada przez wydawnictwo Wolters Kluwer Polska i kancelarię Wierzbowski Eversheds. Zdaniem ekspertów tej kancelarii, polskie prawo nie jest jeszcze w tej dziedzinie dostatecznie precyzyjne, ale na zadane pytania starają się odpowiadać możliwie jednoznacznie.

Pytanie: Czy pracodawca może sprawdzać zawartość komputera bez wiedzy pracowników?
Odpowiedź: Kwestia ta nie jest uregulowana przepisami prawa i wymaga ostrożnego podejścia. Zakładamy, iż taki monitoring ze strony pracodawcy byłby dopuszczalny, o ile:
-     pracodawca poinformował uprzednio pracowników o stosowaniu takiej formy kontroli ich pracy (np. w regulaminie pracy)
oraz
-     sprawdzanie nie odbywa się na zasadzie stałej i ciągłej, a podejmowane jest jedynie w razie istnienia uzasadnionych podejrzeń, iż mogło dojść do naruszenia obowiązków pracownika.

Pytanie:   Czy pracownik powinien zostać wcześniej poinformowany, ze pracodawca ma prawo do takiej kontroli?
Odpowiedź: Tak, uprzednie poinformowanie pracownika jest warunkiem koniecznym. W przeciwnym razie ewentualna kontrola nie będzie zgodna z prawem.

Pytanie:      Czy pracodawca może kontrolować/wpływać na to, co pracownik umieszcza na portalach społecznościowych na przykład na facebooku? Czy można wpisać takie uprawnienie do regulaminu pracy?
Odpowiedź: Pracodawca może skutecznie wymagać od pracowników, aby nie umieszczali na tzw. portalach społecznościowych informacji o pracodawcy, których treść naruszałyby podstawowy obowiązek każdego pracownika, jakim jest dbanie o dobro zakładu pracy (w tym jego dobre imię, wizerunek). Zapis taki może znaleźć się np. w regulaminie pracy. Pracodawca może także kontrolować to, co znajduje się na takich portalach, które są portalami publicznymi, o ile dostęp do danych informacji jest uzyskany przez pracodawcę legalnie.

Pytanie:   Czy pracodawca może kontrolować zawartość komputera związków zawodowych?
Odpowiedź: Nie, naszym zdaniem, pracodawca nie ma takich uprawnień, nie ma także żadnych możliwości, aby legalnie dokonać takiej kontroli, chyba że związek zawodowy sam udostępni pracodawcy zawartość komputera, co jednak wydaje się mało prawdopodobne.

Pytanie:    Czy pracownik w czasie przerwy w pracy np. śniadaniowej może żądać prawa do przeglądania stron internetowych?
Odpowiedź: Nie, pracownikowi nie przysługuje uprawnienie do żądania dostępu do stron internetowych na sprzęcie służbowym powierzonym mu przez pracodawcę w celu prawidłowego wykonywania pracy.

Pytanie:    Czy pracodawca może zakazać przeglądania w pracy nie ważne czy w czasie pracy czy przerwy stron internetowych niezwiązanych z pracą?
Odpowiedź: Tak, pracodawca może nałożyć na pracowników taki zakaz (np. w regulaminie pracy), może także zablokować dostęp do stron internetowych, powinien jednak wskazać na przemawiający za tym swój uzasadniony interes.

Pytanie:   Jakie są podstawy/przesłanki do kontroli pracownika?
Odpowiedź: Rozumiemy, że w pytaniu chodzi o monitorowanie pracownika, poza jego wiedzą. Jeśli tak, to brak jest katalogu przesłanek zgodności z prawem kontroli pracownika przez pracodawcę w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. Przyjmuje się, że taką ogólną przesłanką jest konieczność poinformowania pracownika o możliwości stosowania narzędzi kontroli przez pracodawcę. Nie jest to jednak przesłanka jedyna i wystarczająca, zakres przesłanek jest bowiem uzależniony od formy kontroli, np. w pewnych sytuacjach dokonanie kontroli będzie możliwe jedynie po uzyskaniu zgody pracownika, może się także zdarzyć, że kontrola w żadnej formie nie będzie możliwa. W związku z powyższym konieczne jest indywidualne podejście do każdej sytuacji faktycznej.

Pytanie:    Czy pracodawca może założyć podsłuch w biurze nie informując o tym pracowników?
Odpowiedź: Nie, takie działanie jest sprzeczne z prawem i może naruszać dobra osobiste pracowników.

Pytanie:   Jakie są zasady przeprowadzania kontroli osobistej w momencie opuszczania zakładu pracy?
Odpowiedź: W powszechnie obowiązujących przepisach brak jest takich zasad. Jeśli zatem pracodawca chce stosować ten rodzaj kontroli i przemawiają za tym istotne okoliczności ją uzasadniające, musi wprowadzić wewnętrzne uregulowania w zakładzie pracy, określające zasady wykonywania tej kontroli (np. w regulaminie pracy). Wydaje się, że do najważniejszych zasad będzie należało: przeprowadzenie kontroli przy użyciu środków proporcjonalnych do jej celów, zminimalizowanie jej dolegliwości dla pracowników, dokonywanie kontroli przez osobę tej samej płci, co kontrolowany pracownik (w miarę możliwości) oraz dokonywanie kontroli w miejscu zapewniającym ochronę prywatności kontrolowanego pracownika (w odosobnieniu lub w obecności ograniczonej liczby osób). Powyższe wyliczenie nie jest wyczerpujące, zasady będą bowiem zależały od konkretnych okoliczności faktycznych. Należy przy tym zaznaczyć, że ten rodzaj kontroli jest daleko idącą ingerencją w sferę prywatności pracownika, dlatego każdorazowo musi istnieć bardzo przekonujące uzasadnienie dla podjęcia kontroli, znajdujące oparcie w szczególnym i ważnym interesie pracodawcy.

Pytanie:  Czy notoryczne przeglądanie stron internetowych w celach prywatnych jest podstawą do zwolnienia pracownika bez wypowiedzenia? Odpowiedź: Każda tego typu sytuacja musi być badana odrębnie, a na ocenę sytuacji wpływ będzie miało wiele czynników. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia jest zasadne, jeśli pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków. Znaczenie będzie miało zatem, na przykład, czy pracownik został poinformowany o zakazie przeglądania stron internetowych w czasie pracy, czy obszedł blokady stron internetowych (o ile są stosowane przez pracodawcę), czy inni pracownicy także zachowują się w ten sposób, o czym pracodawca wie, czy pracodawca doznał szkody w związku z zachowaniem pracownika, itp. Analiza tych czynników może doprowadzić do uznania, że rzeczywiście doszło do naruszenia podstawowych obowiązków pracownika, a naruszenie miało charakter ciężki, wydaje się jednak, że będą to sytuacje stosunkowo rzadkie. Wydaje się natomiast, że takie zachowanie będzie stanowiło uzasadnioną przyczynę do rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, przy czym w/w okoliczności także powinny być brane pod uwagę.

Pytanie:    Czy jeśli pracownik przez dwa tygodnie z rzędu zajmował się  przeglądaniem stron internetowych w celach prywatnych, w tym czasie nie było oczywiście efektów z jego pracy, czy jest to podstawa do zwolnienia?
Odpowiedź: Tak, jest to uzasadniona przyczyna wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę, przy założeniu, że stan faktyczny nie jest modyfikowany przez inne okoliczności (np. niewykonywanie pracy nie jest zawinione przez pracownika, a leży po stronie pracodawcy).

Pytanie:     Czy zdarzyło się kiedyś, że pracodawca wygrał z pracownikiem surfującym po internecie powołując się na to, że ma pracować, a nie przeglądać strony www? Wspominała Pani, że to jest podstawowy obowiązek, ale czy sam ten obowiązek pozwoli wygrać spór w sądzie?
Odpowiedź: Nie znamy przypadków sporów, w których wyłączną przyczyną rozwiązania umowy były okoliczności opisane w pytaniu, stąd odpowiedź na tak postawione pytanie nie jest możliwa. Naszym zdaniem jednak takie zachowanie pracownika stanowi uzasadnioną przyczynę do wypowiedzenia mu umowy o pracę i w tym sensie daje pracodawcy podstawy do wygrania ewentualnego sporu sądowego z pracownikiem, który zakwestionował rozwiązanie umowy. Czy do wygranej pracodawcy przed sądem w rzeczywistości dojdzie zależy jednak od tego, czy rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem było możliwe, czy zostały zachowane warunki formalne wypowiedzenia oraz czy w/w przyczyna została przez pracodawcę sformułowana w sposób wystarczająco jasny i konkretny.

Pytanie:       Czy oprócz monitoringu dozwolony jest podsłuch przez pracodawcę?
Odpowiedź: Podsłuch może stanowić jedną z form szeroko pojętej kontroli pracowników, jeśli oznacza on słuchanie rozmów telefonicznych pracowników, których praca polega na odbywaniu rozmów z klientami, kontrahentami, itd. Celem „podsłuchu” będzie wtedy kontrola jakości wykonywania pracy i zapewnienie prawidłowego sposobu jej wykonywania. Pracownicy muszą jednak zostać poinformowani o stosowaniu takiej formy kontroli ich pracy. Jeśli natomiast „podsłuch” oznacza słuchanie rozmów, w tym rozmów prywatnych, poprzez zamontowanie urządzenia podsłuchowego w pomieszczeniu, w którym przebywają pracownicy, to takie działanie jest bezprawne i może dać podstawę do dochodzenia przez pracowników zadośćuczynienia za naruszenie ich dóbr osobistych.

Pytanie:  Czy pracodawca ponosi odpowiedzialność, gdy dane osobowe pracownika "wyciekną" z winy podmiotu zewnętrznego, któremu pracodawca powierzył prowadzenie księgowości?
Odpowiedź: Pracodawca, zasadniczo nie będzie ponosił odpowiedzialności za ujawnienie danych osobowych przez firmę zewnętrzna świadcząca usługi księgowości, gdy zawarł z nią pisemną umowę powierzenia przetwarzania danych i należycie zobowiązał te firmę do zabezpieczenia powierzonych danych osobowych. W przypadku braku wskazanej umowy odpowiedzilanośc pracodawcy jest prawdopodobna.

Zastrzeżenie: Odpowiedzi na pytania nie stanowią porady prawnej kancelarii Wierzbowski Eversheds Sp. k.
Odpowiedzi na pytania: 1- 13 udzieliła Agata Mierzwa, prawnik w kancelarii Wierzbowski Eversheds Sp.k., na pytanie 14 odpowiedzi udzielił Gerard Karp, adwokat w kancelarii Wierzbowski Eversheds Sp.k.