Dokonana we wrześniu 2021 r. zmiana przepisów kodeksu postępowania cywilnego („kpc”) wywołała burzliwą dyskusję w temacie stosowanej od lat przez profesjonalnych pełnomocników praktyki, polegającej na wysyłaniu do sądów w „dużych” sprawach pism oraz dokumentów w formie rejestrowanych paczek pocztowych.
LINIA ORZECZNICZA: Prawidłowość wniesienia pisma procesowego (środka odwoławczego) za pośrednictwem urzędu pocztowego >
Czytając (wyłącznie literalnie) nową treść art. 165 par. 2 kpc – w przypadku dokumentów wysyłanych do sądów w formie paczek pocztowych (jako paczkę pocztową Poczta Polska traktuje każdą przesyłkę rejestrowaną o wadze powyżej 2 kg) nie ma zastosowania zasada dotycząca dotrzymywania terminów sądowych, zgodnie z którą pismo uznaje się za wniesione do sądu w dacie jego nadania w placówce pocztowej. Przepis ten literalnie wskazuje bowiem, iż zasada ta odnosi się wyłącznie do pism nadawanych w formie przesyłek poleconych, a nie paczek pocztowych. Powoduje to, że aby przesyłka rejestrowana nadawana w formie paczki pocztowej została uznana przez sąd za wniesioną w terminie, musi ona (zgodnie z ww. znowelizowanym przepisem czytanym wprost) w tym terminie fizycznie znaleźć się w sądzie. I tu zaczynają się gigantyczne problemy – praktyczne i prawne.
Czytaj: Paczka to nie list polecony - przesyłka do sądu bez gwarancji dotrzymania terminu >>
Skutki – więcej szkody niż pożytku
Z uwagi na fakt, iż nasza kancelaria świadczy doradztwo prawne wyłącznie w obszarze prawa HR (i wyłącznie na rzecz pracodawców) – prowadzimy bardzo dużą ilość procesów sądowych w sądach pracy wszystkich instancji na terenie całego kraju. Tym samym, bardzo często nadajemy do sądów pisma i przesyłki o różnej gramaturze i objętości. Mając na uwadze nasze praktyczne doświadczenia w tym zakresie stoimy na stanowisku, że wprowadzona zmiana (a ściślej – jej literalna interpretacja) w powiązaniu z przepisami ustawy Prawo pocztowe, prowadzi do absurdalnych wniosków, a w swoich skutkach może przynieść więcej szkody niż pożytku nie tylko dla stron i pełnomocników, ale także dla sądów.
Czytaj w LEX: Sieradzka Małgorzata, Nowe zasady wysyłania pism w postępowaniu cywilnym >
Celem nowelizacji z pewnością nie było to, by różnicować skutki procesowe przesyłek wysyłanych w formie listu oraz w formie paczki, jeżeli obie są nadawane jako przesyłki rejestrowane. Wyobraźmy sobie bowiem sytuację pełnomocnika, który reprezentuje dwóch różnych klientów, w dwóch procesach sądowych i w tym samym dniu, na tej samej poczcie, w tym samym okienku pocztowym, nadaje on
dwie odpowiedzi na pozew: jedna w sprawie, w której nie powołuje on praktycznie żadnych dowodów w formie dokumentowej i przesyłka waży np. 0,5 kg (a więc nadawana jest jako list polecony); w drugiej sprawie już sama odpowiedź na pozew jest bardzo obszerna, a dodatkowo załączona zostaje do niej duża liczba dokumentów i konieczne jest tym samym zapakowanie wszystkiego w karton i nadanie jako paczki (rejestrowanej rzecz jasna). Jeżeli przesyłki nadawane są w ostatnim dniu terminu (co niekoniecznie wynikać musi z opieszałości pełnomocnika, ale np. z tego, że pełnomocnictwo udzielone przez klienta dotarło do kancelarii dopiero poprzedniego dnia, albo klient nie miał wcześniejszej możliwości sczytania projektu naszego pisma procesowego), to – zgodnie z czytanymi dosłownie nowymi regulacjami – pierwsza przesyłka zostanie uznana za wniesioną w terminie, natomiast druga może podlegać zwrotowi jako wniesiona po upływie terminu. Czy aby na pewno o to chodziło ustawodawcy? Z pewnością nie!
„Pocztowa” ruletka, czyli kiedy wysłać paczkę, żeby dotrzymać terminu?
W dyskusji na temat nowego brzmienia art. 165 par. 2 kpc pojawiają się poglądy głoszące, iż aby paczka trafiła do sądu w wymaganym terminie, należy nadać ją odpowiednio wcześniej przed tym terminem. I tutaj pojawiają się dwa zasadnicze problemy. Po pierwsze „odpowiednio” wcześniej – to znaczy ile wcześniej – 2, 3, a może 7 dni wcześniej? Czy mamy jakąkolwiek gwarancję, że paczka nadana nawet 7 dni wcześniej na pewno w każdym przypadku dotrze do sądu w wymaganym terminie? W historii naszej kancelarii zdarzało się, że przesyłka pocztowa nadana do nas z innej kancelarii mającej siedzibę także w Poznaniu docierała nawet po 2 tygodniach! Przyjmując zatem to rozwiązanie za słuszne i nadając paczkę do sądu „odpowiednio” wcześniej, nadal będziemy grali w rosyjską ruletkę i zastanawiali się, czy tym razem „uda się” (!) wnieść pismo do sądu w przepisanym terminie.
To jednak nie wszystko. Dywagując nad tym, ile dni wcześniej powinniśmy nadać tę paczkę, przechodzimy do drugiego problemu – terminów wyznaczanych przez przepisy prawa lub sądy i ich celu. Przykładowo, termin na wniesienie odpowiedzi na pozew wynosi zwyczajowo 14 dni (tj. zgodnie z kpc nie może być on krótszy, ale w 90 proc. przypadków sądy oznaczają go właśnie na 14 dni). Jeżeli przyjmiemy, że „bezpiecznie” będzie wysłać paczkę np. 5 dni przed upływem tego terminu (co – jak już wskazaliśmy – i tak nie da nam 100% gwarancji dotarcia paczki na czas), to na sporządzenie odpowiedzi na pozew zostaje nam tylko 9 dni. W przypadku skomplikowanych spraw nawet terminu pełnych 14 dni nie możemy uznać za relatywnie długi (zwłaszcza jeśli wypadną w jego trakcie np. święta lub urlop klienta). Jeżeli zatem pełnomocnik zmuszony będzie dodatkowo „odejmować” od ww. terminu 14 dni szacowany czas na dotarcie paczki do sądu, wyjdzie na to, że na rzeczywistą merytoryczną pracę może zostać raptem kilka dni, a przecież niekoniecznie każdy radca prawny czy adwokat może całość tego czasu przeznaczyć wyłącznie na sporządzenie danego pisma. Nie wspominamy tutaj już o pismach, które muszą zostać wniesione do sądu w terminie jeszcze krótszym (np. 7 dni).
Czytaj: List do sądu za ciężki, więc nie może być polecony>>
Nie staramy się oczywiście przekonywać, że wysyłanie pisma do sądu w ostatnim możliwym dniu jest dobrą praktyką, ale (jak już wskazaliśmy) zdarzają się przypadki, w których staje się to konieczne ze względu na okoliczności, na które pełnomocnik nie ma żadnego wpływu. W takiej sytuacji wysłanie pisma zgodnie z przepisami w ostatnim dniu terminu winno być uprawnieniem (realnym, a nie wyłącznie iluzorycznym) każdej ze stron. Wprowadzenie regulacji, która de facto pośrednio zmusza do skracania tego terminu przez pełnomocnika, którego przesyłka będzie ważyć „pechowo” 2 kg i 100 gram, jest sprzeczne z celem przepisów regulujących terminy sądowe i prowadzić może do nierównej sytuacji stron postępowania sądowego.
Czytaj w LEX: Wiśniewski Paweł, Usuwanie braków formalnych pisma procesowego >
2 kg i 100 gram - co dalej?
Dochodzi do tego kolejny problem. Wydaje się bowiem, że – mając na uwadze ww. przepis – strona powinna już w momencie otrzymania, np. pozwu, przewidzieć, ile będzie ważyła odpowiedź na pozew i tym samym już od początku być przygotowana na to, w jakiej formie (list czy paczka?) oraz w jakim terminie (ostatniego dnia czy wcześniej?) może ona zostać bezpiecznie nadana do sądu. Tymczasem na moment rozpoczęcia pracy nad jej sporządzeniem nie mamy częstokroć wiedzy, czy ostatecznie nasze pismo będzie ważyło 1,9 kg, czy może 2,1 kg. Praca z klientem w ramach procesu polega bowiem często na tym, że klient wnosi do projektu pisma swoje uwagi, w toku prac doprecyzowujemy pewne kwestie, kompletujemy dowody itp. Wyobraźmy sobie sytuację, w której przez 12 dni we współpracy z naszym klientem przygotowywaliśmy odpowiedź na pozew w sprawie pracowniczej (na wniesienie której do sądu mamy 14 dni), do której pierwotnie mieliśmy nie załączać praktycznie żadnych dowodów w formie dokumentowej, a tym samym od początku założyliśmy, że możemy nadać ją listem poleconym w ostatnim dniu terminu. Nagle 13-go dnia dzwoni do nas klient z informacją, że przed chwilą przełożony byłego pracownika, który właśnie wrócił z urlopu, odnalazł bardzo ważną korespondencję mailową z tym pracownikiem, mającą niebagatelne znaczenie dla wyniku sprawy. Po chwili otrzymujemy pocztą elektroniczną „spakowane” ponad 100 e-maili. Rzeczywiście – wydaje się, że mogą one odwrócić losy procesu, ale tu pojawia się problem… po ich wydrukowaniu i złożeniu z odpowiedzią na pozew okazuje się, że ważą one łącznie 2,1 kg.
Co powinniśmy zrobić w takiej sytuacji? Czy, podążając drogą absurdu, powinniśmy wytłumaczyć klientowi, że mimo, iż przesłane przez niego dowody mogą mieć istotne znaczenie dla sprawy, nie możemy ich załączyć, ponieważ wtedy odpowiedź na pozew wraz z załącznikami musiałaby zostać nadana jako paczka pocztowa, a my możemy dzisiaj nadać już tylko list polecony, bo inaczej nie dochowamy terminu? Ktoś powie – przecież zawsze można pojechać do sądu i złożyć pismo bezpośrednio w biurze podawczym. Z pewnością nie jest to problemem, jeżeli sąd właściwy ma swoją siedzibę w tym samym mieście. A co w sytuacji, w której pracodawca mający swoją siedzibę np. w Gdańsku (i tam też znajduje się kancelaria jego pełnomocnika) został pozwany przez pracownika wykonującego pracę w oddziale firmy w Przemyślu i sprawa toczy się w tamtejszym sądzie, a na złożenie pisma zostało nam kilkanaście godzin?
Wśród wielu pomysłów na „bezpieczne” nadanie przesyłki do sądu możemy odnaleźć także taki, zgodnie z którym w przypadku przesyłki ważącej ponad 2 kg należy osobno wysyłać pismo procesowe i osobno załączniki. Czy jest to uniwersalne rozwiązanie problemu? Otóż okazuje się, że nie i to z kilku niezależnych powodów! Zwróćmy w pierwszej kolejności uwagę na art. 126 par. 11 kpc, wg którego do pisma procesowego „dołącza się” załączniki wymienione w tym piśmie. Czytając ten przepis literalnie (tak, jak niektórzy czytają aktualnie przepis o przesyłce „poleconej”) można dojść do wniosku, że rozdzielając pismo od załączników i nadając je jako odrębne przesyłki postępujemy niezgodnie z tą regulacją. Dalej pojawia się problem związany z art. 132 par. 1 kpc, który wskazuje, iż w treści pisma procesowego wniesionego do sądu zamieszcza się oświadczenie o doręczeniu jego odpisu pełnomocnikowi strony przeciwnej albo nadaniu go do tegoż pełnomocnika przesyłką „poleconą”. Przepis ten mówi wyraźnie o przesyłce poleconej, a więc posługuje się liczbą pojedynczą. Co to oznacza? De facto możliwość świadomego wprowadzenia sądu w błąd, gdyż w sprawie, w której dokumenty wysyłane do sądu i do pełnomocnika drugiej strony ważą więcej niż 2 kg, odpis pisma do pełnomocnika strony przeciwnej nadamy albo jedną paczką (i wówczas ww. oświadczeniem wprowadzamy sąd w błąd co do rodzaju przesyłki, którą nadaliśmy do pełnomocnika drugiej strony) albo w kilku listach poleconych (i wówczas wprowadzamy sąd w błąd co do ilości naszych przesyłek). Czy taka wykładnia przepisów jest właściwa i czy rzeczywiście na takim sposobie rozumienia przepisów kpc nam wszystkim (ustawodawcy, pełnomocnikom, sądom) zależy? Z pewnością nie. Ponownie – poprzez takie przykłady chcemy tylko pokazać, do czego prowadzić może ten typ wykładni.
PROCEDURA: Wnoszenie pisma przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego >
Absurd goni absurd
Pojawia się kolejne pytanie – czy w przypadku, w którym waga przesyłki zawierającej pozew (który powinien być przecież wysłany do sądu w dwóch egzemplarzach z odpisem dla pozwanego) przekracza 2 kg, odpis pozwu możemy (musimy?) wysłać odrębnie? Takie działanie będzie przecież niezgodne z treścią art. 128 par. 1 kpc, zgodnie z którym do pisma procesowego należy „dołączyć” jego odpis i odpisy załączników dla strony przeciwnej.
POBIERZ WZÓR: Zarządzenie o zwrocie pozwu z powodu niezgodności odpisu pozwu z oryginałem >
Nawet, jeżeli w przypadku wszystkich ww. pytań, znalazłaby się osoba mimo wszystko twierdząca, że we wszystkich ww. przypadkach należy pisma i załączniki sortować i dzielić po max. 2 kg każdy, bo „przepis jest przepis” i jest to właściwy i słuszny sposób postępowania, mamy argument, który w naszej ocenie obnaża połowiczność takiego podejścia. Co bowiem w sytuacji, w której sam (jeden) załącznik waży więcej niż 2 kg? Niemożliwe? Skądże znowu! Np. w sprawach pracowniczych dotyczących zwolnienia z pracy pracodawca jest zawsze zobowiązywany przez sąd pracy do przesłania, wraz z odpowiedzią na pozew,
oryginału akt osobowych pracownika, które (w przypadku pracowników z bardzo długim stażem pracy) potrafią być obszerne, do tego najczęściej przechowywane są w oryginalnej, grubej tekturowej okładce i tym samym ważą więcej niż 2 kg. Czy w takiej sytuacji pełnomocnik ma je rozerwać i „poporcjować” na części ważące nie więcej niż 2 kg każda? Pominąwszy fakt, iż nie będzie to już oryginał tych akt, osoba, która dopuściłaby się takiego czynu, może w skrajnym przypadku narazić się nawet na odpowiedzialność karną. Co na to pomysłodawca nowelizacji art. 165 par. 2 kpc i zwolennicy literalnej wykładni tego przepisu?
Waga elektroniczna na wagę złota
A jeśli jesteśmy już przy wadze to, czy mamy rozumieć, że nowe przepisy niejako nakładają na pełnomocników dorozumiany obowiązek posiadania w kancelarii specjalnej wagi? Czy powinniśmy ważyć każde pismo jeszcze w kancelarii przed jego wysyłką, aby mieć pewność, że na poczcie nie okaże się, że list przekracza jednak wagę 2 kg (np. o 10 gram) i powinien zostać nadany jako paczka pocztowa? Z pewnością każdy pełnomocnik jest w stanie opanować zasady działania wagi elektronicznej i ważenie pism procesowych nie będzie dla nikogo z nas ujmą, ale czy naprawdę właśnie na tym ma polegać nasza praca w ostatnich dniach i godzinach poprzedzających wniesienie do sądu pisma w sprawie o wartości kilku milionów złotych? Czy nie powinniśmy wówczas skupić się na tym, aby ze spokojem jeszcze raz sczytać pismo i sprawdzić, czy nie zapomnieliśmy np. o sformułowaniu tezy dowodowej przy każdym z powołanych przez nas dowodów? Czy ten czas ma rzeczywiście służyć ważeniu pisma, mierzeniu i przycinaniu kartonów oraz zastanawianiu się, ilu zszywaczy możemy użyć celem zszycia załączników oraz jak grubą taśmą możemy zakleić naszą przesyłkę, aby przypadkowo waga na poczcie nie drgnęła (a tak przy okazji – skąd mamy pewność, czy jest prawidłowo skalibrowana?) i nie pokazała wyniku 2,1 kg? Czy sądy winny także zostać wyposażone we własne wagi i ważyć każde wpływające do nich pisma celem weryfikacji, czy dokona wcześniej na poczcie kwalifikacja przesyłki jako paczki pocztowej albo przesyłki poleconej była prawidłowa?
Niezależnie od powołanych wyżej argumentów jesteśmy bardzo ciekawi praktycznego zapatrywania na ten aspekt samych sędziów, którzy jeszcze kilka miesięcy temu otrzymywali „duże” pismo wraz z załącznikami poukładane ściśle wg kolejności, w jednym dużym kartonie, a obecnie – gdyby przypadkiem utarły się te niedorzeczne „nowe praktyki” – dostaną oni w jednej sprawie np. 6 przesyłek, z czego pismo procesowe zostanie rozdzielone (jeżeli będzie bardzo obszerne) np. na 2 koperty, w kolejnych 4 kopertach będą załączniki, a na dodatek listy te będą przychodziły do sądu w dowolnej kolejności i w różnych termiach. Sędziowie, zamiast zajmować się od początku merytorycznym rozpatrywaniem spraw, będą musieli w pierwszej kolejności poświęcić wiele czasu na skompletowanie i złożenie pisma. Ponownie stawiamy zatem pytanie – czy taki był cel tej nowelizacji i czy w taki sposób należy stosować art. 165 kpc w nowym brzmieniu?
Weźmy pod uwagę także fakt, iż poza profesjonalnymi pełnomocnikami zasady dot. wnoszenia pism do sądu stosować muszą także „nie-prawnicy”, dla których kwestie stanowiące przyczynę obecnej dyskusji będą (słusznie!) skrajnie absurdalne i całkowicie niezrozumiałe. Ktoś, kto nie zajmuje się prawem na co dzień, nie będzie nawet zastanawiał się nad tym, czy np. odpowiedź na pozew może / musi zostać przez niego nadana w formie listu poleconego czy paczki pocztowej, tylko najzwyczajniej w świecie „spakuje” ją do takiego „opakowania”, jakiego wymagał będzie gabaryt tej przesyłki i w takiej formie nada ją do sądu, pozostając w pełnym przeświadczeniu, że zrobił wszystko zgodnie z przepisami prawa i bezpiecznie dla siebie (ma przecież w ręku dowód nadania swojej paczki do sądu).
O definicje wszystko się rozbija
Wkładając ww. kij jeszcze głębiej w mrowisko uważamy, że – paradoksalnie – wszystkie opisane wyżej kwestie i argumenty nie mają jednak większego znaczenia. Dlaczego? Otóż dlatego, że niezależnie od nich, istnieje podstawowy argument stricte prawny, który w naszej ocenie, w sposób jasny i oczywisty, rozstrzyga wszystkie wątpliwości powstałe na tle nowego brzmienia art. 165 kpc. Odwołajmy się bowiem do definicji ustawowych zawartych w słowniczku ustawy Prawo pocztowe. I tak – zgodnie z definicją „paczki pocztowej” jest nią przesyłka rejestrowana niebędąca przesyłką listową, o masie do 20.000 g i określonych w tej definicji wymiarach. Już zatem wyłącznie na podstawie tej definicji należy stwierdzić, iż paczką pocztową nie jest (nie może być) jakakolwiek przesyłka, która jest przesyłką listową. Ujmując rzecz inaczej, paczka pocztowa de facto nie zawiera (nie może zawierać) tego, co zawiera przesyłka listowa. Czym z kolei jest więc „przesyłka listowa”? Zgodnie z ww. słowniczkiem, jest to przesyłka pocztowa zawierająca korespondencję lub druk, z wyłączeniem przesyłek reklamowych. Co istotne – definicja ta nie ogranicza, a wręcz nie pozwala, na (nie)kwalifikowanie danej przesyłki jako przesyłki listowej, ze względu na jej wagę, lecz wyłącznie ze względu na jej zawartość. I wreszcie definicja „przesyłki poleconej” – jest nią przesyłka (uwaga!) listowa, będąca przesyłką rejestrowaną. Konkluzja jest w tym przypadku oczywista: jeżeli mamy do czynienia z przesyłką rejestrowaną, która zawiera tylko i wyłącznie druk lub dokumenty, to taka przesyłka – zgodnie z ww. definicjami ustawowymi – jest przesyłką listową poleconą, a nie paczką pocztową. Zgodzimy się bowiem wszyscy (mamy nadzieję), że o prawnym charakterze przesyłki decydować powinny ww. definicje ustawowe, a nie rodzaj „naklejki”, jaki zostanie na poczcie naklejony na tę przesyłkę.
Zdajemy sobie oczywiście sprawę z praktyki, jaka jest stosowana w placówkach pocztowych – przesyłka o wadze ponad 2 kg zostanie od nas przyjęta do nadania wyłącznie jako paczka pocztowa albo… nie zostanie przyjęta wcale! Kropka! Jako pełnomocnicy nie mamy zatem żadnych realnych możliwości, aby wymóc na Pani z okienka pocztowego przyjęcia i nadania naszej przesyłki o wadze 2,1 kg jako listu poleconego nawet, jeżeli przed jej zaklejeniem pokażemy, że w środku mamy tylko i wyłącznie kartki papieru. Godzimy się więc na taką formę nadawania przesyłek,
ponieważ nie mamy na to żadnego wpływu. Jak już jednak wskazaliśmy, w naszej ocenie o tym, czy dana przesyłka zostanie uznana za przesyłkę listową poleconą, czy za paczkę pocztową, powinna decydować jej zawartość i wykładnia ww. przepisów Prawa pocztowego, a nie rodzaj naklejek i praktyk stosowanych przez Pocztę Polską, które (w tym zakresie) nie znajdują, w naszej ocenie, oparcia w ww. ustawie.
Co dalej?
Podsumowując powyższe rozważania, w naszej ocenie zmiana art. 165 kpc jest zupełnie nieudana i zamiast zgodnie z zamysłem uprościć wnoszenie pism sądowych – wywołała kolejną burzę, niepokój i zamieszanie. Niektóre z dylematów i sposób wykładni nowego przepisu opisanych w niniejszym artykule są (celowo) skrajnie absurdalne – mamy tego świadomość. Niestety każdego dnia wielu pełnomocników staje z nimi twarzą w twarz w świecie realnym, a nie wyłącznie na poziomie teoretycznych dywagacji. Mamy nadzieję, że – tak jak do tej pory – sądy nadal podchodzić będą do tej kwestii w sposób zdroworozsądkowy, przy czym nie chodzi nam o ułatwianie życia pełnomocnikom procesowym, ale o stosowanie tego przepisu zgodnie z jego celem, dla którego znalazł się on w systemie prawa, a nie z jego dosłownym brzmieniem. Wierzymy także, że po zwróceniu uwagi na ten problem będziemy mogli spodziewać się szybkiego naprawienia tej skrajnie nieudolnej legislacji i jej zmiany „na lepsze”.
Sylwia Jaworska
Michał Szuszczyński
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
