Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych we wrześniu 2012 r. odmówił Joannie D. i Patrycji L. sporządzenia odpisów wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, potwierdzenia ich za zgodność z oryginałem i przesłania na adres kancelarii wskazanego radcy prawnego. Jako podstawę odmowy organ podał art. 74 § 2 kpa w związku. z art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
Odmowa wydania odpisów
Zgodnie z kodeksem - odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów, uwierzytelnienia takich odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
Organ stwierdził również, że uzyskiwanie uwierzytelnionych odpisów lub kopii pozostaje pod kontrolą organu administracji, ponieważ powstają wtedy nowe dokumenty, które mogą być wykorzystane poza prowadzonym postępowaniem, dlatego wymagane jest wykazanie przez stronę ważnego interesu w uzyskaniu takiego dokumentu. W konkluzji organ, uznając, iż ważnego interesu strona wnioskująca nie wykazała, stwierdził, iż należy odmówić uwzględnienia wniosku.
Skarżące wniosły sprawę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, który oddalił skargę na postanowienie GIODO. Zdaniem WSA twierdzenie, że żądane, uwierzytelnione odpisy niezbędne im są do dochodzenia praw przed sądem oraz w celu powiadomienia odpowiednich organów prokuratury, nie są wystarczające. Zwłaszcza, że postępowanie przez GIODO, o naruszenie danych osobowych, którego skarżące są stroną, nie zostało zakończone.
Nie wykazano ważnego interesu
Sąd I instancji orzekł również, że dla zrealizowania uprawnień, na które powołują się skarżące, nie są niezbędne uwierzytelnione całe akta sprawy, która toczy się przed GIODO. Realizacja wskazanych przez skarżące uprawnień może odbyć się na podstawie kopii, notatek, odpisów.
Wyjaśnić należy, iż strona, żądając wydania uwierzytelnionych odpisów dokumentów, winna wykazać w tym swój ważny interes – co miało miejsce w rozpoznawanej sprawie. Jednakże to organ rozpatrując takie żądanie, dokonuje własnej oceny, czy ze względu na okoliczności prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony w innej sprawie, zaistniał faktycznie ważny interes. Ponadto sąd I instancji powołał się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 25 lipca 2007 r., (sygn. akt I OSK 1319/06), w którym sąd stwierdził, że uzasadnianie istnienia ważnego interesu strony tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych, jest niewystarczające. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, należy jeszcze wykazać, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy.
ID produktu: 40173692 Rok wydania: 2012 Autor:
Tytuł: Nowe ujęcie dokumentu w polskim prawie prywatnym ze szczególnym uwzględnieniem dokumentu w postaci elektronicznej
Można prosić o odpisy pełnomocnika
Skarżące złożyły skargę kasacyjną. Jednak NSA 24 marca br. ją oddalił i przychylił się do argumentów Inspektora. Jak powiedziała w uzasadnieniu orzeczenia sędzia Ewa Dzbeńska - generalnie w każdym stadium postępowania organ musi udostępnić stronie akta sprawy w celu zapoznania się z nimi. Co więcej - strona może żądać uwierzytelnienia odpisów, jeśli wykaże i uzasadni ważny interes. Jednak urzędnicy administracji nie maja obowiązku sporządzania kserokopii odpisów.
Nie wystarczy więc wykazać, że odpisy są nam potrzebne, by przedstawić je prokuratorowi, należy też udowodnić, że samemu można takie odpisy zrobić. A tej sprawie skarżące tegonie udowodniły.
- Strony mają pełnomocnika, który powinien przyjechać do Warszawy i takie odpisy sporządzić. Odległość nie jest usprawiedliwieniem - dodała sedzia sprawozdawca.
Sygnatura akt I OSK 1426/13, wyrok z 24 marca 2015 r.