W listopadzie 2011 r. pełnomocnik spółki Cosinus,  wezwał prezydenta Olsztyna do zwrotu kwoty 792 tys. 594 zł w terminie 7 dni na rachunek bankowy spółki. Prezydent wysłał więc pismo, w którym stwierdził, że nie uznaje tego wezwania, ponieważ udzielenie i rozliczenie dotacji za 2010 r. odbyło się zgodnie z zasadami określonymi w uchwale Rady miasta z 28 października 2009 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji udzielanych przedszkolom, punktom przedszkolnym, szkołom i placówkom prowadzonym na terenie miasta. Jednocześnie prezydent wskazał, że należna miastu kwota dotacji pobranej w 2011 r. w nadmiernej wysokości, wynikająca z rocznego rozliczenia, wynosi 854 tys. zł. Dlatego też wpłaconą przez spółkę 792 tys. 594 zł, pozostającą na koncie depozytowym, wraz z oprocentowaniem zaliczono na poczet spłaty tej należności z odsetkami.

Odwołanie od pisma jest niemożliwe
Spółka zaskarżyła prezydenta do Samorządowego Kolegium Odwoławczego. SKO uznało, że odwołanie od pisma jest niemożliwe. Pismo - zdaniem SKO - nie zawiera cech decyzji administracyjnej. Stosownie bowiem do art. 107 § 1 Kpa decyzja powinna zawierać m.in. oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne. Tymczasem pismo, od którego spółka złożyła odwołanie, nie jest decyzją administracyjną, ponieważ nie zawiera rozstrzygnięcia o istocie sprawy. Nie można bowiem uznać za rozstrzygnięcie istoty sprawy odpowiedzi prezydenta na wezwanie do zwrotu dotacji. Pismo ma charakter wyłącznie informacyjny - brak tu władczego działania organu administracji publicznej.

WSA: pismo to nie dycyzja
Innego zdania była spółka - pismo ma charakter władczy. W opinii adwokata Konrada Misiaka, reprezentującego spółkę prezydent podjął zachowanie, które w tym przypadku ma charakter definitywny. Organ "zaliczył" wpłaconą kwotę czyli podjął konkretną czynność do określonego podmiotu. Trudno tu zatem nie zauważyć przejawu woli, nie wiadomo jednak na jakiej podstawie prawnej organ I instancji to uczynił - dodał adwokat.
WSA w Olsztynie oddalił skargę spółki. Stwierdził, że przedmiotem skargi jest postanowienie o stwierdzeniu niedopuszczalności odwołania. SKO prawidłowo stwierdził, że pismo podpisane przez Prezydenta nie miało charakteru decyzji. W konsekwencji słusznie uznało, że nie istniał przedmiot odwołania.

NSA: sprawa dla sądu cywilnego
Spółka złożyła skargę kasacyjną, twierdząc, że prezydent nie mógł "zaliczyć" dotacji i zatrzymać pieniądze tytułem kaucji. - Organ musi działać w granicach prawa i na podstawie konkretnych przepisów, a prezydent Olsztyna nie miał podstaw prawnych do takich czynności - twierdził adw. Misiak.
NSA oddalił jednak skargę. Sędzia Zbigniew Czarnik podkreślił, że nie jest to sprawa administracyjna. - Jeśli idzie o zwrot kwoty dotacji, to trudno doszukać się przepisu, który regulowałby zatrzymanie pieniędzy w charakterze kaucji przez organ - dodał. W tej sprawie musi zakończyć się inne wszczęte postępowanie administracyjne.

Sygnatura akt II GSK 343/13, wyrok z 14 października 2014 r.