Nadszedł czas na rozliczenie rachunku bankowego ZFŚS

Do końca roku firmy muszą rozliczyć odpisy i środki na rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Kwotę odpisów na ten cel ustala się na początku roku na podstawie przewidywanej w danym roku liczby zatrudnionych osób. Rzeczywista liczba pracowników znana jest jednak pod koniec roku i w związku z tym wszystkie powinności związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnym należy rozliczyć z końcem roku.

Korekta corocznego odpisu kwot przekazywanych na odrębny rachunek bankowy ZFŚS odnosi się do wysokości ustalonej na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Podstawą działania jest obliczenie przeciętnego zatrudnienia w roku, na podstawie którego nalicza się odpis na ZFŚS. Przeciętne zatrudnienie oblicza się sumując liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach przez 12. W taki sam sposób trzeba obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych, jeśli firma działa przez niepełny rok, albo nalicza wpis za niepełny rok. Do obliczenia tej liczby trzeba ująć pracowników w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, a zatem osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (na czas nieokreślony, określony, na zastępstwo, na okres próbny, n czas wykonywania określonej pracy), na podstawie powołania, wyboru, minowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W liczbie zatrudnionych nie uwzględnia się pracowników przebywających na urlopach lub zasiłkach chorobowych. Pracowników zatrudnionych na niepełny etat uwzględnia się, ale niepełny wymiar czasu pracy trzeba przeliczyć na pełny. Rozporządzenie dotyczące zasad naliczania opisów nie wskazuje dokładnej metody obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych. Dlatego można posiłkować się metodami powszechnie dostępnymi do celów statystycznych: arytmetyczną, chronologiczną lub uproszczoną.
Weryfikacja odpisu na ZFŚS polega na korekcie odpisu naliczonego na początku roku na podstawie planowanej liczby zatrudnionych, do faktycznego przeciętnego zatrudnienia. Na początku roku trudno precyzyjnie przewidzieć, ile osób firma będzie zatrudniać. Dlatego odpisy są szacowane na podstawie planowanego zatrudnienia. Ta dana jest korygowana na koniec roku i w związku z tym korekcie ulegają dokonane odpisy na ZFŚS. W razie różnicy, trzeba odpowiednio skorygować środki pieniężne przekazane na rachunek ZFŚS.
Jeśli na rachunek przekazano więcej pieniędzy niż wynika to z ponownego przeliczenia średniorocznego zatrudnienia, wówczas nadwyżkę przekazanych środków na rachunek ZFŚS należy cofnąć na rachunek bieżący firmy. Z tego powodu lepiej nie wydawać wszystkich środków z rachunku bankowego ZFŚS przed dokonaniem końcowej korekty.
Natomiast w razie niedopłaty z powodu wzrostu zatrudnienia na konto ZFŚS należy przelać brakującą kwotę pieniędzy. Pracodawca nie musi uiszczać odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Odpis podstawowy obciążający koszty działalności pracodawcy jest równowartością dokonanych odpisów na rachunek bankowy w wysokości i na zasadach określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Agnieszka Rosa
Artykuł pochodzi z programu System Informacji Prawnej LEX on-line