Jednocześnie jak wynika z analizy przeprowadzonej przez firmę doradczą Deloitte, aż dwie trzecie firm ma zaległości w opłacaniu licencji za używane programy, co może grozić roszczeniami ze strony ich dostawców i poważnie zachwiać firmowymi budżetami. Zdaniem ekspertów Deloitte tylko optymalne zarządzanie licencjami i regularne audyty pozwalają uchronić przedsiębiorstwa przed zbędnymi wydatkami.
Niemal w każdej firmie w Polsce, niezależnie od jej wielkości czy też branży, można znaleźć oprogramowanie, które dosłownie leży na półce. Z analiz Deloitte wynika, że wartość takiego nieużywanego oprogramowania w skrajnych przypadkach może przekraczać nawet 11 mln złotych w firmach klasy Enterprise. Ponad połowa firm (58 proc.) dodatkowo wykupuje wsparcie dla oprogramowania, z którego nie korzysta. Dodając do tego przypadki zakupu innych dodatkowych usług, za zbędne wsparcie techniczne przepłaca niemal dziewięć na dziesięć firm (89 proc.). 
Przyczyn tego stanu rzeczy jest kilka. Część niewykorzystywanych licencji jest naturalną konsekwencją wygaszenia w firmie starych rozwiązań oraz wdrażania nowszych i bardziej nowoczesnych. Innym powtarzającym się schematem jest zakup oprogramowania na potrzeby projektów, które z różnych względów upadały we wczesnych etapach realizacji lub w ogóle nie zostały uruchomione. Pozostałe, najbardziej kosztowne przypadki, wynikają ze zwykłej nieznajomości potrzeb własnej firmy lub zasad licencjonowania określonych przez producenta oprogramowania. Niemal jedna trzecia firm (32 proc.) płaci za utrzymanie oprogramowania, mimo że formalnie nie może z niego skorzystać. Wynika to z faktu, że producent wymaga wykupienia wsparcia do poziomu wykorzystania (zasada „wszystko albo nic”), podczas gdy klient obejmuje nim jedynie część używanych licencji.
„O ile z licencją wieczystą, będącą spadkiem po historycznym systemie lub zapomnianym projekcie trudno cokolwiek zrobić, o tyle firmy powinny zadbać o wygaszenie utrzymania niewykorzystywanego oprogramowania komputerowego. Jest o co walczyć, bo roczny koszt takiej usługi sięga 30 proc. wartości licencji” -  wyjaśnia Bartosz Zając, Starszy Konsultant w Dziale Zarządzania Ryzykiem Deloitte.
Nadmiar posiadanych licencji jednego produktu nie wyklucza niedoboru licencji drugiego. Ponad dwie trzecie firm (68 proc.) ma jednocześnie braki licencyjne, skutkujące zobowiązaniami finansowymi wobec producenta. A to z kolei może poważnie zachwiać budżetem IT w przyszłości.
„Najczęstszą przyczyną niedoborów licencyjnych jest nieznajomość warunków licencyjnych. Firmy poświęcają za mało czasu na przestudiowanie umowy z dostawcą oprogramowania, a warunki licencyjne dla poszczególnych produktów akceptowane są niemal automatycznie. Osoby, które z czystym sumieniem mogą zaznaczyć pole »Zapoznałem się i akceptuję warunki umowy licencyjnej« w trakcie instalacji oprogramowania należą do nielicznych wyjątków. Inną sprawą jest to, że warunki licencyjne bywają skomplikowane i nie zawsze są zrozumiałe już po pierwszej lekturze” -  mówi Bartosz Zając
Wiele firm nie poświęca odpowiedniej uwagi analizie zapisów umownych. Według dostawców oprogramowania niezrozumienie warunków licencyjnych nie usprawiedliwia jednak nieprawidłowego sposobu korzystania z ich produktów.
Częstą przyczyną skutkującą niedoborem licencji jest błędna konfiguracja systemów, wynikająca z nieznajomości oprogramowania lub zwykłej pomyłki administratora. „Spotykamy przypadki, w których niewielkie zmiany w konfiguracji wymagające kilku kliknięć myszką mogą prowadzić do generowania oszczędności lub kar rzędu kilku milionów złotych” - podkreśla Mariusz Ustyjańczuk, Menedżer w Dziale Zarządzania Ryzykiem Deloitte.
Firmy błędnie zakładają także, że wersje testowe i deweloperskie nie wymagają osobnych licencji. O ile warunki nie stanowią inaczej, z punktu widzenia licencjonowania traktowane są one identycznie jak produkcyjne, czyli w pełni funkcjonalne wersje oprogramowania.
To, czy firma zdołała uniknąć pułapek związanych z licencjonowaniem, weryfikowane jest w trakcie audytów legalności oprogramowania przeprowadzanych na zlecenie dostawcy. Kombinacja, w której jednocześnie zaistnieje kilka z powyższych warunków, może doprowadzić do powstania potencjalnego zobowiązania wobec dostawcy, które według analiz Deloitte w największych przedsiębiorstwach może osiągać kwoty przekraczające nawet 150 mln złotych. Często jednak wpływ umów licencyjnych na organizację jest niedoceniany, a mechanizmy kontroli wewnętrznej w tym zakresie albo są niedojrzałe, albo w ogóle nie istnieją.
Co należy zrobić, by uniknąć takiego scenariusza? Zdaniem ekspertów Deloitte optymalne zarządzanie licencjami oprogramowania pozwala ograniczyć zbędne wydatki. W tym celu firmy powinny dokonać oceny istniejącego procesu oraz porównać go z najlepszymi praktykami w branży, a także standardami opracowanymi przez Information Technology Infrastructure Library (ITIL) i International Standards Organization (ISO).
Dostawcy oprogramowania oferują zaawansowane narzędzia typu Software Asset Management wspierające zarządzanie licencjami. Warto jest rozważyć ich wykorzystanie, szczególnie w sytuacji kiedy infrastruktura informatyczna jest rozproszona terytorialnie lub gdy wykorzystujemy technologię wirtualizacji serwerów.
Niezbędny jest też audyt wewnętrzny. Działania te pozwolą określić liczbę posiadanych licencji i rzeczywiste zapotrzebowanie, a w konsekwencji zidentyfikować nieużywane oprogramowanie i braki licencyjne. „Taki przegląd może stanowić podstawę do dalszych zakupów i dyskusji z dostawcami oprogramowania w celu precyzyjnego określania potrzeb zakupowych.. Aby zapewnić ciągłą zgodność z warunkami licencyjnymi, działania te powinny być włączone w roczny plan audytu wewnętrznego każdego większego przedsiębiorstwa” – podsumowują eksperci Deloitte.