Dość prostym sposobem na usprawnienie obiegu pism sądowych byłoby wprowadzenie możliwości doręczania ich między pełnomocnikami w wersji elektronicznej, w drodze popularnego e-maila. W tym przypadku sam obowiązek doręczania pism zostałby zachowany, zmieniłby się jedynie sposób jego realizacji. Zapewnieniem odpowiednich narzędzi technologicznych dla tego rozwiązania zajęłyby się samorządy zawodowe - uważa adw. Karol Pachnik.

Obecnie Naczelna Rada Adwokacka oraz Krajowa Izba Radców Prawnych umożliwiają swoim członkom zakładanie skrzynek poczty elektronicznej w swoich domenach, uprzednio weryfikując tożsamość osoby ubiegającej się o taką skrzynkę. Osoby, które nie są czynnymi zawodowo adwokatami czy radcami prawnymi, nie mogą korzystać z poczty w domenie samorządu zawodowego. Tak więc zawczasu rozwiązana byłaby kwestia tożsamości pełnomocników. Dla samych adwokatów i radców posiadanie adresu poczty elektronicznej w domenie www.adwokatura.pl czy przykładowo www.oirpwarszawa.pl nie jest niczym niecodziennym. Dodatkowo, samorządy zawodowe – mając na uwadze spodziewane korzyści z doręczania pism sądowych w wersji elektronicznej – mogłyby dopingować swoich członków do posiadania takich skrzynek.

Zdaniem adw. Pachnika przesyłanie między pełnomocnikami pism procesowych e-mailem mogłoby ograniczyć koszty prowadzenia sporów sądowych, a także przyśpieszyć obieg korespondencji pozwalając na szybsze zapoznawanie się ze stanowiskiem strony przeciwnej. Dokładnego opracowania wymagałyby jedynie zasady dostępu przez adwokatów, radców prawnych i rzeczników patentowych do bazy adresów mailowych innych pełnomocników – tak, by zachować poufność tych adresów przed osobami trzecimi. Konieczne byłoby też opracowanie sposobu potwierdzania czynności nadania przesyłki przeciwnikowi procesowemu (np. wydruk protokołu nadania, potwierdzenie dostarczenia wiadomości, itp.).

Wysyłanie korespondencji procesowej drogą elektroniczną z pewnością zyskałoby uznanie profesjonalnych pełnomocników, gdyż stanowiłoby znaczne usprawnienie w stosunku do obowiązujących zasad. Na popularność tej metody nie powinien wpłynąć ewentualny postulat wprowadzenia obowiązku opatrywania takiej korespondencji bezpiecznym podpisem elektronicznym, zwłaszcza, że począwszy od 1 lipca 2013 r. obowiązywać ma znacznie bardziej powszechny tzw. profil osobisty, w uproszczeniu spełniający część funkcji certyfikatu kwalifikowanego.

W opinii adw. Pachnika innym, bardzo dobrym rozwiązaniem, które jak się wydaje powinno zyskać akceptację środowiska profesjonalnych pełnomocników, jest zapowiadany przez Ministerstwo Sprawiedliwości, a będący obecnie w fazie testów, System Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru. Projekt ten sprowadza się do odnotowywania w systemie informatycznym Poczty Polskiej doręczeń pism sądowych – zwrotne potwierdzenia odbioru w tradycyjnej postaci papierowej zostaną zastąpione elektronicznymi wpisami dokonywanymi przez operatora pocztowego. Elektroniczne potwierdzenie odbioru może zatem okazać się dużym usprawnieniem, skutkującym szybszym prowadzeniem postępowań.