1. Dokumentacja
Jednym z podstawowych obowiązków podatników VAT - obok prowadzenia ewidencji i składania deklaracji - jest dokumentowanie czynności będących przedmiotem opodatkowania. Przepis art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - u.p.t.u., wprowadza zasadę wystawiania faktur stwierdzających wykonanie tych czynności. Każda zaliczka, rata, przedpłata także podlega tej zasadzie. Z punktu widzenia rozliczeń sprzedawcy i nabywcy w VAT, faktura jest jednym z najistotniejszych dokumentów. Od prawidłowości jej wystawienia może zarówno zależeć powstanie obowiązku podatkowego, jak i prawo do odliczenia podatku naliczonego w tej fakturze. Szczegółowe zasady wystawiania faktur reguluje Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798) – r.p.t.u. Ponadto kwestie tzw. e-faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).
1.1. Kto wystawia fakturę
Fakturę wystawiają podatnicy, o których mowa w art. 15 u.p.t.u., wykonujący czynności opodatkowane VAT. Fakturę może wystawić wyłącznie podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT czynny i posiadający numer identyfikacji podatkowej (§ 8 r.p.t.u.). Podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku albo zwolnieni ze względu na niskie obroty nie mogą wystawiać faktur. Wystawienie faktury przez podmiot zwolniony od VAT z naliczeniem w niej tego podatku, uniemożliwia jego odliczenie przez nabywcę; jest to faktura wystawiona przez podmiot nieuprawniony – patrz art. 88 ust. 30 pkt 1 lit. a u.p.t.u.
Warto także pamiętać o zmianie art. 88 ust. 3a pkt 2 u.p.t.u. Do końca roku 2007, jeżeli transakcja udokumentowana fakturą nie podlegała opodatkowaniu albo była zwolniona od podatku, ale kwota wykazana w fakturze została zapłacona – zlecający mógł odliczyć podatek naliczony w tej fakturze. Od 1 stycznia 2008 r. zniesiono tę możliwość.
Podatnicy nieobjęci obowiązkiem wystawiania faktur, dokumentują wykonane czynności rachunkami, o których mowa w art.87-88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) - o.p. Rachunek taki uznawany jest za fakturę gdy jego treść zawiera wszystkie niezbędne elementy faktury (§ 20 ust. 5 r.p.t.u.).
1.2. Faktura handlowa
W przypadku świadczenia usług budowlanych poza Polską (miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium innego państwa), jeżeli podatnicy nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze - trzeba wystawić fakturę dokumentującą daną czynność. Faktura dokumentuje wówczas czynności niepodlegające opodatkowaniu w RP, wobec czego nie zawiera danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem. Kwoty podatku wykazuje się w złotych - bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności na fakturze.
1.3. Adres
Sprzedawca musi podać na fakturze swój adres. Jednak często podatnik wykonuje swoją działalność pod adresem innym niż wskazany w ewidencji albo KRS jako siedziba spółki. Trudno wówczas określić, który z adresów należy umieścić na fakturze - tym bardziej, że żadne przepisy nie precyzują, który adres: miejsca zamieszkania (siedziby) czy miejsca prowadzenia działalności, jest prawidłowy. Właściwość organu podatkowego ustala się wg. miejsca wykonywania czynności podlegających VAT (art. 3 u.p.t.u.). W rozliczeniach VAT istotne jest zatem miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu). Jedynie w sytuacji, gdy podatnik wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej urzędów, właściwość miejscową ustala się ze względu na miejsce zamieszkania lub siedziby.
Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy. Pod pojęciem adresu sprzedawcy należy rozumieć jego siedzibę (miejsce zamieszkania). Nie jest bowiem adresem sprzedawcy adres, pod którym wykonuje swoją działalność. Jednak podanie adresu stałego miejsca prowadzenia działalności, jeżeli miejsce to zostało podane w zgłoszeniu rejestracyjnym, nie jest błędem eliminującym taką fakturę z obrotu prawnego.
Jeżeli adres siedziby i adres prowadzenia działalności został zgłoszony właściwemu organowi podatkowemu, umieszczanie na fakturach VAT adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności nie powinno być kwestionowane. Jeżeli natomiast miejsc wykonywania działalności jest kilka, w treści faktury należy podać adres siedziby podatnika (dla osoby fizycznej adres zamieszkania), a nie adres prowadzenia działalności.
Adres wskazany na fakturze musi być zgodny z dokonanym zgłoszeniem rejestracyjnym dla podatku od towarów i usług.
1.4. Waluty obce
Kwoty wykazywane na fakturze mogą być podawane w walucie innej niż PLN. Zgodnie z § 37 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 970 z późn. zm.), kwoty wykazane na fakturze przelicza się na złote według wyliczonego i ogłoszonego przez NBP bieżącego kursu średniego waluty obcej na dzień wystawienia faktury, jeżeli faktura jest wystawiana w terminie, w którym podatnik obowiązany jest do jej wystawienia (najczęściej jest to 7 dzień po wykonaniu usługi). Jeżeli podatnik nie wystawił faktury w wymaganym terminie, kwoty wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według wyliczonego i ogłoszonego przez NBP bieżącego kursu średniego waluty obcej na dzień powstania obowiązku podatkowego.
W przypadku gdy na dzień wystawienia faktury lub powstania obowiązku podatkowego bieżący kurs średni waluty obcej nie został wyliczony i ogłoszony, do przeliczenia stosuje się kurs wymiany ostatnio wyliczony i ogłoszony.
W przypadku wystawienia faktury korygującej (np. z powodu udzielenia rabatu albo omyłki na fakturze), należy zastosować kurs obowiązujący w dacie wystawienia pierwszej faktury, a nie w dacie wystawienia faktury korygującej. Faktura korygująca modyfikuje dane wskazane w fakturze pierwotnej, dokumentuje czynność związaną z dokonaną już transakcją. Brak więc jest podstaw, aby stosować kurs inny niż przyjęty dla pierwotnej transakcji sprzedaży.
Możliwość wystawienia faktury w walucie obcej nie dotyczy określenia na niej kwoty podatku VAT - § 9 ust. 6 r.p.t.u.
1.5. Faktury za usługi budowlane
Każda faktura musi zawierać datę dokonania sprzedaży i wystawienia faktury. Podanie obu dat jest istotne dla określenia chwili powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z § 13 r.p.t.u., wystawia się ją nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Ta generalna zasada nie dotyczy przypadków, gdy obowiązek podatkowy powstaje w dacie wskazanej w przepisach prawa, niezwiązanej z wystawieniem faktury. Dotyczy to m.in. usług budowlanych lub budowlano-montażowych. Wówczas zgodnie z § 15 r.p.t.u. fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego (tzn. z chwilą otrzymania zapłaty, a gdy jej brak - do 30 dnia od wykonania usługi), i nie wcześniej niż 30 dnia przed powstaniem tego obowiązku. Przy określaniu terminu wystawienia faktury należy pamiętać, że oblicza się go z uwzględnieniem zasady wyrażonej w art. 12 o.p. - od następnego dnia po wykonaniu usługi.
Jednym z podstawowych obowiązków podatników VAT - obok prowadzenia ewidencji i składania deklaracji - jest dokumentowanie czynności będących przedmiotem opodatkowania. Przepis art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - u.p.t.u., wprowadza zasadę wystawiania faktur stwierdzających wykonanie tych czynności. Każda zaliczka, rata, przedpłata także podlega tej zasadzie. Z punktu widzenia rozliczeń sprzedawcy i nabywcy w VAT, faktura jest jednym z najistotniejszych dokumentów. Od prawidłowości jej wystawienia może zarówno zależeć powstanie obowiązku podatkowego, jak i prawo do odliczenia podatku naliczonego w tej fakturze. Szczegółowe zasady wystawiania faktur reguluje Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798) – r.p.t.u. Ponadto kwestie tzw. e-faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).
1.1. Kto wystawia fakturę
Fakturę wystawiają podatnicy, o których mowa w art. 15 u.p.t.u., wykonujący czynności opodatkowane VAT. Fakturę może wystawić wyłącznie podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT czynny i posiadający numer identyfikacji podatkowej (§ 8 r.p.t.u.). Podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku albo zwolnieni ze względu na niskie obroty nie mogą wystawiać faktur. Wystawienie faktury przez podmiot zwolniony od VAT z naliczeniem w niej tego podatku, uniemożliwia jego odliczenie przez nabywcę; jest to faktura wystawiona przez podmiot nieuprawniony – patrz art. 88 ust. 30 pkt 1 lit. a u.p.t.u.
Warto także pamiętać o zmianie art. 88 ust. 3a pkt 2 u.p.t.u. Do końca roku 2007, jeżeli transakcja udokumentowana fakturą nie podlegała opodatkowaniu albo była zwolniona od podatku, ale kwota wykazana w fakturze została zapłacona – zlecający mógł odliczyć podatek naliczony w tej fakturze. Od 1 stycznia 2008 r. zniesiono tę możliwość.
Podatnicy nieobjęci obowiązkiem wystawiania faktur, dokumentują wykonane czynności rachunkami, o których mowa w art.87-88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) - o.p. Rachunek taki uznawany jest za fakturę gdy jego treść zawiera wszystkie niezbędne elementy faktury (§ 20 ust. 5 r.p.t.u.).
1.2. Faktura handlowa
W przypadku świadczenia usług budowlanych poza Polską (miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium innego państwa), jeżeli podatnicy nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze - trzeba wystawić fakturę dokumentującą daną czynność. Faktura dokumentuje wówczas czynności niepodlegające opodatkowaniu w RP, wobec czego nie zawiera danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem. Kwoty podatku wykazuje się w złotych - bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności na fakturze.
1.3. Adres
Sprzedawca musi podać na fakturze swój adres. Jednak często podatnik wykonuje swoją działalność pod adresem innym niż wskazany w ewidencji albo KRS jako siedziba spółki. Trudno wówczas określić, który z adresów należy umieścić na fakturze - tym bardziej, że żadne przepisy nie precyzują, który adres: miejsca zamieszkania (siedziby) czy miejsca prowadzenia działalności, jest prawidłowy. Właściwość organu podatkowego ustala się wg. miejsca wykonywania czynności podlegających VAT (art. 3 u.p.t.u.). W rozliczeniach VAT istotne jest zatem miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu). Jedynie w sytuacji, gdy podatnik wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej urzędów, właściwość miejscową ustala się ze względu na miejsce zamieszkania lub siedziby.
Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy. Pod pojęciem adresu sprzedawcy należy rozumieć jego siedzibę (miejsce zamieszkania). Nie jest bowiem adresem sprzedawcy adres, pod którym wykonuje swoją działalność. Jednak podanie adresu stałego miejsca prowadzenia działalności, jeżeli miejsce to zostało podane w zgłoszeniu rejestracyjnym, nie jest błędem eliminującym taką fakturę z obrotu prawnego.
Jeżeli adres siedziby i adres prowadzenia działalności został zgłoszony właściwemu organowi podatkowemu, umieszczanie na fakturach VAT adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności nie powinno być kwestionowane. Jeżeli natomiast miejsc wykonywania działalności jest kilka, w treści faktury należy podać adres siedziby podatnika (dla osoby fizycznej adres zamieszkania), a nie adres prowadzenia działalności.
Adres wskazany na fakturze musi być zgodny z dokonanym zgłoszeniem rejestracyjnym dla podatku od towarów i usług.
1.4. Waluty obce
Kwoty wykazywane na fakturze mogą być podawane w walucie innej niż PLN. Zgodnie z § 37 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 970 z późn. zm.), kwoty wykazane na fakturze przelicza się na złote według wyliczonego i ogłoszonego przez NBP bieżącego kursu średniego waluty obcej na dzień wystawienia faktury, jeżeli faktura jest wystawiana w terminie, w którym podatnik obowiązany jest do jej wystawienia (najczęściej jest to 7 dzień po wykonaniu usługi). Jeżeli podatnik nie wystawił faktury w wymaganym terminie, kwoty wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według wyliczonego i ogłoszonego przez NBP bieżącego kursu średniego waluty obcej na dzień powstania obowiązku podatkowego.
W przypadku gdy na dzień wystawienia faktury lub powstania obowiązku podatkowego bieżący kurs średni waluty obcej nie został wyliczony i ogłoszony, do przeliczenia stosuje się kurs wymiany ostatnio wyliczony i ogłoszony.
W przypadku wystawienia faktury korygującej (np. z powodu udzielenia rabatu albo omyłki na fakturze), należy zastosować kurs obowiązujący w dacie wystawienia pierwszej faktury, a nie w dacie wystawienia faktury korygującej. Faktura korygująca modyfikuje dane wskazane w fakturze pierwotnej, dokumentuje czynność związaną z dokonaną już transakcją. Brak więc jest podstaw, aby stosować kurs inny niż przyjęty dla pierwotnej transakcji sprzedaży.
Możliwość wystawienia faktury w walucie obcej nie dotyczy określenia na niej kwoty podatku VAT - § 9 ust. 6 r.p.t.u.
1.5. Faktury za usługi budowlane
Każda faktura musi zawierać datę dokonania sprzedaży i wystawienia faktury. Podanie obu dat jest istotne dla określenia chwili powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z § 13 r.p.t.u., wystawia się ją nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Ta generalna zasada nie dotyczy przypadków, gdy obowiązek podatkowy powstaje w dacie wskazanej w przepisach prawa, niezwiązanej z wystawieniem faktury. Dotyczy to m.in. usług budowlanych lub budowlano-montażowych. Wówczas zgodnie z § 15 r.p.t.u. fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego (tzn. z chwilą otrzymania zapłaty, a gdy jej brak - do 30 dnia od wykonania usługi), i nie wcześniej niż 30 dnia przed powstaniem tego obowiązku. Przy określaniu terminu wystawienia faktury należy pamiętać, że oblicza się go z uwzględnieniem zasady wyrażonej w art. 12 o.p. - od następnego dnia po wykonaniu usługi.