Brak precyzyjnej definicji kosztów utrudnia życie podatnikom. Problemy mają przede wszystkim firmy jednoosobowe. Jak tłumaczy Bartosz Mazur, doradca podatkowy, menadżer w Gekko Taxens, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wprost wskazanych w ustawie. Podatnik PIT może zatem odliczyć kwoty poniesione na cele, które mogą co najmniej potencjalnie przyczynić się do uzyskiwania przychodów z danego źródła i jednocześnie nie zostały wymienione w katalogu negatywnym.

Problematyczne koszty podatkowe

Szczególnie problematycznym rodzajem kosztów są koszty z pogranicza sfery życia osobistego i zawodowego podatnika. Na tym gruncie powstało wiele wątpliwości podatników, które były rozstrzygane w interpretacjach podatkowych, a niektóre z nich znalazły swój finał w sądach administracyjnych. Źródłem problemów i wątpliwości są przede wszystkim m.in. wydatki na odzież, okulary, różnego rodzaju kursy i szkolenia.

Okulary i garnitur to wydatki osobiste

Z wydawanych przez organy podatkowe interpretacji wynika, że wydatek na zakup okularów mieści się w kategorii wydatków osobistych, a ich zakup jest niezależny od faktu prowadzenia działalności gospodarczej. Do takiego wniosku doszedł m.in. dyrektor izby skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 10  marca 2016 r., nr ILPB1/4511-1-1645/15-2/AK. Wydatków na okulary nie mógł odliczyć nawet zegarmistrz, który chciał wykorzystywać je w pracy. Podobnie są traktowane koszty związane zakupem w celach biznesowych garnituru dla doradcy podatkowego (por. interpretacja dyrektor izby skarbowej w Warszawie z 12 kwietnia 2012 r., nr IPPB1/415-187/12-2/AM).  W ocenie organów podatkowych takie wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Nauka czasem kosztem, czasem nie

W przypadku szkoleń i edukacji przedsiębiorców, organy podatkowe nie są spójne. Mazur podkreśla, że co do zasady, wydatki na czesne na studiach (np. wieczorowych, doktoranckich, podyplomowych) oraz szkolenia (np. kursy językowe mogą być zaliczone do kosztów (por. interpretacja dyrektora izby skarbowej w Bydgoszczy z 29 czerwca 2015 r., nr ITPB1/4511-551/15/AK). Zwraca jednak uwagę, że organy podatkowe mogą zajmować negatywne stanowisko w stosunku do wydatków na studia, które nie mają związku z działalnością podatnika. Organy niekiedy kwestionują też możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na studia, które ponoszone są w celu rozszerzenia profilu działalności gospodarczej podatnika. Taki wniosek płynie m.in. z interpretacji dyrektora izby skarbowej w Poznaniu z 16  marca 2016 r., nr ILPB1/4511-1-1680/15-2/KF).

Organy podatkowe kwestionują też możliwość zaliczenia do kosztów wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej przez podatnika. Potwierdza to m.in. interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 maja 2017 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.20.2017.1.GG).

Wyżywienie i napoje – zależy co, gdzie i z kim

Tobiasz Szczęsny z Gekko Taxens wskazuje, że przedsiębiorcy mogą zaliczać do kosztów podatkowych koszty związane z wyżywieniem podczas odbywanych podróży biznesowych, jednakże tylko do wysokości diet przysługujących pracownikom (por. art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT). Z kolei koszty spotkań z kontrahentami związane z wydatkami ponoszonymi podczas spotkań biznesowych (usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napoje, w tym alkoholowe) mogą stanowić koszty, jeśli nie będą kwalifikowane jako wydatki reprezentacyjne. Ponadto ponoszone przez przedsiębiorców wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie przedsiębiorcy, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami można odliczyć. Potwierdza to interpretacja ogólna Ministra Finansów z 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521). Kosztem nie będą za to wydatki zasadniczo związane z posiłkami i napojami nabywanymi w sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie jest w podróży służbowej i nie spotyka się ze swoimi kontrahentami.

Wydatki blogera są osobiste

Organy podatkowe mają bardzo restrykcyjne podejście do wydatków dokonywanych przez blogerów. Bartosz Mazur tytułem przykładu wskazuje interpretację dyrektora izby skarbowej w Bydgoszczy z 23 lutego 2017 r. nr 0461-ITPB1.4511.1027.2016.1.AK. Wynika z niej, że wydatki dotyczące napisania recenzji, np. spektakli teatralnych, koncertów muzycznych, restauracji, gabinetów kosmetycznych, hoteli, klubów fitness i innych, relacji z wyjazdów turystycznych, udzielania porad i wskazówek nie mogą być kosztem podatkowym. Odliczyć nie można też wydatków na zakup domeny, opłacenie serwera (usług hostingowych), poniesienia kosztów usług związanych z zaprojektowaniem strony czy zakupu szablonu strony, tłumaczenia artykułów, korzystania z usług fotografa. Zdaniem organów podatkowych, są one wydatkami osobistymi i nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

 


Znalezienie kompromisu jest konieczne

Dr Grzegorz Kujawski, doradca podatkowy, partner w KNDP podkreśla, że w praktyce nie można uniknąć sytuacji, w której osoba prowadząca działalność gospodarczą ponosi wydatki służące zarówno jej celom prywatnym, jak i jej działalności. Jego zdaniem podejścia skrajne, polegające na wyłączeniu wszystkich tego rodzaju wydatków albo przeciwnie - na dopuszczeniu do ich zaliczenia do kosztów podatkowych prowadziłyby do różnego rodzaju patologii. Zdaniem eksperta, niezasadne przecież byłoby rozliczenie jako wyjazdu służbowego wycieczki zagranicznej tylko dlatego, że podatnik w trakcie wyjazdu spotkał się z potencjalnym kontrahentem. Z drugiej strony, oczywiście bezzasadne byłoby także wyłączenie z kosztów wydatków podatnika na wyjazd służbowy z tego względu, że podatnik w czasie wolnym poszedł (na własny koszt) do muzeum.

- Wydaje się, że rozsądnym kompromisem byłby przepis pozwalający na rozliczenie takich mieszanych wydatków proporcjonalnie do czasu lub efektu, który został dzięki nim osiągnięty, a w braku takiej możliwości – do dominującego sposobu wykorzystania dobra lub usługi nabytej przez podatnika. Na gruncie obowiązujących przepisów, zasadniczo brak jest zasad rozliczenia podatkowego wydatków służących zarówno prywatnym, jak i firmowym celom. Wyjątki dotyczą samochodów i lokali mieszkalnych. W tej sytuacji, podatnicy powinni szczególnie starannie dokumentować związek wydatku z prowadzoną działalnością. Warto też rozgraniczyć, gdy to możliwe, majątek prywatny i firmowy – podsumowuje Kujawski.