Rolą PR-u jest nadanie rozgłosu firmie i jej ofercie, tak aby informacja dotarła do potencjalnych klientów. Nie tylko oni są jednak adresatami działań komunikacyjnych. Na dobrą markę kancelarii podatkowej lub biura rachunkowego wpływają także opinie innych osób, z którymi te firmy utrzymują relacje: kontrahentów, dostawców, a także urzędników, członków stowarzyszeń czy organizacji, do których należą. Niezwykle istotny wpływ na ocenę firmy mają jej pracownicy – z jednej strony są jej wizytówką, a z drugiej ważnym źródłem informacji na jej temat. W takim samy stopniu mogą budować pozytywny wizerunek pracodawcy jak i, niestety, stwarzać negatywny obraz firmy w oczach klientów.

Nawet najmniejsza kancelaria lub biuro może zaistnieć w przestrzeni publicznej. Z pewnością na początku łatwiej jest to osiągnąć w swoim regionie, ale gdy podjęte działania komunikacyjne okażą się skuteczne i zaistnieje potrzeba poszerzenia zakresu działania – można spróbować aktywności na większą skalę.

Dwa najważniejsze warunki skutecznego PR-u, to zbudowanie przekonującego, atrakcyjnego przekazu oraz dotarcie za pośrednictwem odpowiednich kanałów komunikacji do precyzyjnie określonej grupy docelowej. Pierwszym krokiem powinno być zdefiniowanie mocnych stron kancelarii lub biura – wyróżników, na których zostanie oparty przekaz. Dugi krok, to usunięcie lub przynajmniej zminimalizowanie słabych stron organizacji. Każda firma posiada jakieś deficyty w obszarze organizacji lub obsługi klienta, nad którymi trzeba popracować. Warto pamiętać, że działania naprawcze powinny być zawsze podejmowane przed nadaniem firmie rozgłosu. Dopiero, gdy wszystko w niej działa jak należy można zaprezentować się otoczeniu.

Impulsem do rozpoczęcia działań promocyjnych może być poszerzenie oferty kancelarii lub biura o nowe usługi, otwarcie filii lub zmiana dotychczasowej siedziby biura, ale także działania konkurencji – zwiększenie ilości podmiotów świadczących usługi na tym samym rynku lub prowadzone przez konkurencję aktywne działania nastawione na pozyskanie nowych klientów. W takiej sytuacji zwiększenie widoczności i rozpoznawalności kancelarii lub biura oraz wzmocnienie jej marki zyskuje na znaczeniu. Można to osiągnąć m.in. poprzez nawiązanie kontaktów z mediami (szczególnie lokalnymi), zwiększenie widoczności biura w przestrzeni lokalnej (nowy szyld, banery, ogłoszenia, ulotki itd.), a także ułatwienie kontaktu z firmą poprzez obecność w internecie, zwłaszcza w portalach społecznościowych i na forach o tematyce skierowanej do przedsiębiorców. Okazją do bezpośredniego kontaktu z potencjalnymi klientami będzie obecność na targach, grupach networkingowych, konferencjach, szkoleniach i innych spotkaniach z udziałem przedsiębiorców.