Odliczenie VAT z faktury w czasie awarii KSeF, bez kodów QR lub linków

Z faktur awaryjnych niezawierających kodów QR, które kontrahent wystawi i dostarczy firmie w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur „częściowej” nabywca (firma) ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach ogólnych. Muszą być spełnione pozostałe warunki odliczenia.

Przyjrzyjmy się temu na przykładzie firmy zarejestrowanej jako podatnik VAT czynny, która na potrzeby wyłącznie działalności opodatkowanej podatkiem VAT nabyła usługi udokumentowane fakturą otrzymanej w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP (tzw. fakturą awaryjną), która nie zawiera kodów QR lub linków. Czy w sytuacji, gdy sprzedawca wystawi tzw. fakturę awaryjną poza systemem KSeF (w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur ogłoszonej w BIP) oraz nie naniesie na fakturę oznaczenia tej faktury kodami QR (z napisami OFFLINE i CERTYFIKAT), to czy z takiej faktury, nabywcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT w rozliczeniu za okres, w którym Państwo faktycznie otrzyma tę poza KSeF, niezależnie od tego czy i kiedy kontrahent prześle fakturę do KSeF.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane, co do zasady,  są obowiązkowe stosownie do art. 16ga ustawy o VAT (regulacje przejściowe w tym zakresie zawarte w przepisach art. 145l - art. 145n ustawy o VAT zostaną pominięte). Nabywca posiadający status zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny (jak nasza firma)  otrzymuje fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu KSeF (zob. art. 106gb ustawy o VAT). 

W interesującym nas zakresie należy wskazać, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za:

• wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (zob. art. 106na ust. 1 ustawy o VAT)
• otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (zob. art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).

Istota analizowanego problemu, sprowadza się do ustalenia, czy w sytuacji, gdy sprzedawca wystawi tzw. fakturę awaryjną poza systemem KSeF (w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur ogłoszonej w BIP) oraz nie naniesie na fakturę oznaczenia tej faktury kodami QR (z napisami OFFLINE i CERTYFIKAT), to czy z takiej faktury, nabywcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT   w rozliczeniu za okres, w którym Państwo faktycznie otrzyma tę poza KSeF, niezależnie od tego czy i kiedy kontrahent prześle fakturę do KSeF.

Co to jest faktura awaryjna

Stosownie do art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT /tj. struktura Fa(3)/. Jest to tzw. faktura awaryjna.

Uwaga: Minister Finansów zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego (zob. art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT). Jest to tzw. awaria częściowa.

Faktury awaryjnej udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony (zob. art. 106nf ust. 2 ustawy o VAT).

W przypadku udostępnienia nabywcy faktury awaryjnej, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,  faktura awaryjna przekazywana poza KSeF nabywcy powinna być opatrzona dwoma kodami QR/linkami: pierwszy z napisem OFFLINE a drugi z napisem CERTYFIKAT (zob. art. 106nf ust. 3 w zw. z art. 106nda ust. 6 i 7   ustawy o VAT).

Za datę wystawienia faktury awaryjnej uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze  (zob. art. 106nf ust. 9 ustawy o VAT).

Za datę otrzymania faktury awaryjnej uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury awaryjnej  jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru (…) (zob. art. 106nf ust. 10 in principio ustawy o VAT).

Uwaga: W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii „częściowej” Krajowego Systemu e-Faktur  wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur awaryjnych, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (zob. art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku gdy w w/w terminie  zostanie zamieszczony kolejny komunikat o wystąpieniu awarii „częściowej”, w/w termin, liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej kolejnej awarii. (zob. art. 106nf ust. 5ustawy o VAT). W przypadku gdy w okresie trwania awarii „częściowej” Krajowego Systemu e-Faktur  albo w w/w terminach został zamieszczony komunikat o wystąpieniu awarii „całkowitej” (tj. w środkach społecznego przekazu, np. w pasie, radio, telewizji), to w świetle art. 106nf ust. 7 ustawy o VAT, nie dosyła się faktury awaryjnej do KSeF.

W przypadku użycia faktury awaryjnej po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, poza Krajowym Systemem e-Faktur należy ją oznaczyć kodem QR/linkiem z numerem KSeF faktury (zob. art. 106nf ust 8 w zw. z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT).

Jak oznaczać fakturę awaryjną

Posługiwanie się fakturą awaryjną poza KSeF (przed przesłaniem jej do KSeF) wymaga opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”). W tym przypadku na tej fakturze muszą być dwa kody QR:

• pierwszy kod QR pozwala zweryfikować dane faktury i zapewnia dostęp do niej (pod nim widnieje napis „OFFLINE”),
• drugi kod QR służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury (pod nim widnieje napis „CERTYFIKAT”).

- dwa kody są konieczne, bo w tym momencie faktura jeszcze nie ma nadanego numeru KSeF, więc trzeba potwierdzić zarówno jej dane, jak i osobę lub podmiot, która ją wystawiła.

 Odnosząc się do analizowanego problemu należy wskazać, że pojęcie faktury jest pojęciem szerszym, mieszczącym w swym zakresie pojęcie faktury elektronicznej i faktury ustrukturyzowanej. Faktura jest dokumentem w postaci papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi. Faktura elektroniczna jest więc dokumentem zawierającym dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Z kolei faktura ustrukturyzowana jest dokumentem zawierającym dane wymagane ustawą o VAT lub przepisami wydanymi na jej podstawie, wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Warunki odliczenia VAT

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy bądź art. 86 ust. 8 ustawy o VAT, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis art. 88 ustawy o VAT enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Zatem należy stwierdzić, że z faktur awaryjnych niezawierających kodów QR, które kontrahent wystawi i dostarczy firmie  w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur „częściowej” nabywca (firma) ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez jej dostawców, jeżeli spełnione są pozostałe warunki odliczenia, w tym:

•  faktury te dokumentują faktyczne transakcje, podlegające opodatkowaniu,
• wystawione są przez podmiot istniejący,
• towary lub usługi nabyte w ramach transakcji udokumentowanej fakturami wystawionymi wbrew obowiązkowi poza systemem KSeF do czynności opodatkowanych.

Skoro więc nabywcy (tj. Firmie) przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury awaryjnej wystawionej również poza KSeF (bez kodów QR lub linków) mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT, z takiej faktury awaryjnej (bez kodów QR/linków) otrzymanej w formie papierowej lub w formie elektronicznej ( w postaci plików pdf lub przy użyciu systemu EDI) jest data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Odpowiedź udzielona przy założeniu, że w świetle przepisów art. 86, art. 86a, art. 88, art. 90 – art. 91 ustawy o VAT firmie przysługuje prawo do doliczenia podatku naliczonego wynikającego z tej faktury.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 września 2026 r., 0111-KDIB3-1.402.477.2026.1.IK).

Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy