Jak wiadomo, aby efektywnie wykonywać swoje obowiązki dłuższy odpoczynek jest niezbędny, a przekonanie, że tylko osobiste zaangażowanie jest gwarancją sukcesu firmy to fikcja. Dlatego – zarówno w czasie sezonu urlopowego, jak w trakcie codziennej pracy tak istotna jest sztuka delegowania obowiązków zawodowych.

Podział obowiązków

Im większa kancelaria, tym istotniejsze jest umiejętne rozdzielenie zadań w firmie i uczynienie poszczególnych pracowników odpowiedzialnych za powierzone im czynności. Konieczna jest przy tym sprawna komunikacja pomiędzy szefem i pracownikami oraz samymi pracownikami tak, aby na każdym etapie można było ustalić aktualny stan prowadzonej sprawy, a podwładny miał możliwość zwrócenia się w razie potrzeby o udzielenie wsparcia. Istotne jest, aby pracownik miał rzeczywistą samodzielność przy wykonywaniu czynności – należy pogodzić obowiązek informowania pracodawcy o stanie spraw, ze swobodą pracownika przy podejmowaniu decyzji. Powierzając pracownikowi zadanie, należy z góry określić zakres umocowania oraz uświadomić mu związaną z tym odpowiedzialność.

Oddzielić kwestie merytoryczne od technicznych

Doradcom podatkowym prowadzącym większe kancelarie najczęściej brakuje czasu na kwestie techniczne i organizacyjne. W takim przypadku należy rozważyć zatrudnienie asystentki lub kierownika biura. Taka osoba powinna odciążyć doradcę podatkowego od spraw związanych z prowadzeniem biura, takich jak zakupy, serwis urządzeń, porządkowanie korespondencji, zamawianie materiałów etc.

Delegować – ale jak?

Aby odpowiedzieć sobie na pytanie, które obowiązki powinno się delegować, należy wybrać te czynności, które bezwzględnie wymagają osobistego zaangażowania doradcy – pozostałe można delegować. Wybierając osobę, której zostaną powierzone obowiązki, należy wziąć pod uwagę jej umiejętności i cechy osobiste, aby sprostała ona wyznaczonemu zadaniu. Zadania i role (zasady podporządkowania) należy określić w sposób jasny i niebudzący u nikogo wątpliwości. To samo dotyczy zakresu odpowiedzialności. Podwładny musi mieć wsparcie przy realizacji nałożonych na niego obowiązków, dlatego niezwykle ważna jest dobra komunikacja i sprawny przepływ informacji.  Niezbędne jest określenie wskaźników pomiaru efektów przydzielonych zadań oraz ustalenie zasad weryfikacji i kontroli zakończonego działania. Dobrze wykonane zadanie musi być ocenione pozytywnie i zakomunikowane pracownikowi, a w przypadku, zastrzeżeń należy niezwłocznie przekazać je podwładnemu.