WSA: O prawidłowości doręczenia rozstrzygają koperta i potwierdzenie odbioru

Skuteczne doręczenie decyzji w trybie zastępczym jest możliwe wyłącznie w przypadku stwierdzenia, że operator pocztowy dochował wszystkich warunków określonych w przepisach ordynacji podatkowej. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie wskazał, że „Raport z pliku", w którym zawarto informację o datach awizowania oraz dacie zwrotu, nie zastępuje dowodu z koperty ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Naczelnik urzędu celno-skarbowego wydał decyzję, którą wymierzył karę pieniężną w wysokości 800 tys. zł za urządzanie gier hazardowych na ośmiu automatach bez koncesji. Strona zwróciła się o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. Twierdziła, że rozstrzygnięcie nie zostało jej doręczone i nie miała o nim wiedzy.

Skarbówka przyjęła, że decyzję doręczono

Organ drugiej instancji stwierdził uchybienie terminowi do wniesienia odwołania. Natomiast odrębnym postanowieniem odmówił przywrócenia terminu. W uzasadnieniu wskazano, że 26 września 2025 r. doręczyciel pozostawił w oddawczej skrzynce pocztowej adresata zawiadomienie o pozostawieniu przesyłki w placówce pocztowej wraz z informacją o możliwości jej odbioru. Z powodu niepodjęcia w terminie siedmiu dni, przesyłkę awizowano powtórnie 6 października 2025 r. W związku z nieodebraniem przesyłki w terminie czternastu dni od pozostawienia pierwszego zawiadomienia, 13 października 2025 r. została ona zwrócona do nadawcy z adnotacją "zwrot, nie podjęto w terminie”. Organ uznał, że doszło do fikcji doręczenia, więc termin do wniesienia odwołania upłynął 24 października 2025 r. Tym samym jego złożenie dopiero 23 grudnia 2025 r. świadczyło o uchybieniu terminowi. Nie zakończyło to sporu, ponieważ strona wniosła skargę.

Zobacz procedurę w LEX: Złożenie odwołania od decyzji po terminie >

Każde przekroczenie terminu wiąże się z uchybieniem

Sprawą zajął się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, który wskazał, że zgodnie z art. 223 par. 2 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa (dalej jako: o.p.), odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Czynność dokonana z uchybieniem tego terminu jest nieskuteczna. Sąd podkreślił, że każde, nawet nieznaczne, przekroczenie terminu stanowi samoistną podstawę do wydania postanowienia stwierdzającego jego uchybienie. Stwierdzenie niedotrzymania terminu do złożenia środka zaskarżenia nie zależy od uznania organu odwoławczego, gdyż obowiązek taki wynika wprost z przepisów prawa. WSA zwrócił również uwagę, że bezwzględnym warunkiem dopuszczalności wydania postanowienia stwierdzającego uchybienie terminu do wniesienia odwołania jest jednoznaczne ustalenie, że rozstrzygnięcie organu pierwszej instancji zostało prawidłowo doręczone stronie postępowania. Natomiast skuteczne doręczenie decyzji w trybie zastępczym jest możliwe wyłącznie w przypadku stwierdzenia, że operator pocztowy dochował wszystkich warunków z art. 150 par. 1 - 3 o.p.

Pod lupą fiskusa: transakcje, wydatki i dokumentacja, które wymagają szczególnej uwagi - zobacz w LEX >

Koperta i potwierdzenie odbioru to kluczowe dowody

Niezbędnym dowodem do ustalenia, że zostały spełnione przesłanki doręczenia zastępczego jest poprawnie wypełniony druk potwierdzenia odbioru. Tymczasem w aktach sprawy nie było takiego dokumentu. Daty awizowania przesyłki nie wynikały również z adnotacji na kopercie. Umieszczono na niej jedynie niewypełnioną pieczątkę "awizowano dnia" oraz pieczątkę "zwrot, nie podjęto w terminie" z umieszczoną obok datą 13 października 2025. Sąd podkreślił, że znajdujący się w aktach „Raport z pliku", w którym zawarto informację o datach awizowania przesyłki oraz dacie jej zwrotu po awizacji, nie zastępuje dowodu z koperty ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, które mają charakter dokumentu urzędowego. Oznacza to, że organ nie miał podstaw do przyjęcia, że przesyłka z decyzją była awizowana w konkretnych dniach. Niesłusznie więc uznał, że awizowanie spełniało wymogi określone w art. 150 o.p. Tym samym doręczenie decyzji w trybie zastępczym nie było skuteczne. Mając powyższe na uwadze, WSA uchylił zaskarżone postanowienie.

Zobacz procedurę w LEX: Doręczenie faktyczne i zastępcze dla formy tradycyjnej >

Wyrok WSA w Krakowie z 8 września 2026 r., sygn. akt III SA/Kr 482/26, nieprawomocny