Jak zaksięgować fakturę, która częściowo jest niezgodna z rzeczywistością?

Zdarzenia gospodarcze w zakresie, w jakim są udokumentowane pierwotną fakturą, należy zaksięgować w typowy, przyjęty w jednostce sposób, na podstawie tejże faktury.

Pytanie

Jak zaksięgować fakturę, która częściowo jest niezgodna z rzeczywistością?
Otrzymaliśmy fakturę za 100 szt. towaru, natomiast faktycznie zamawialiśmy i otrzymaliśmy 10 szt. Zgodnie z ustawą o VAT (art. 88 ust. 3a) nie możemy odliczyć VAT naliczonego od towaru, którego nie otrzymaliśmy.
Czy zatem zaksięgować tylko część faktury, czy czekać na fakturę korygującą i dopiero wtedy zaksięgować obie faktury?

Odpowiedź

Zdarzenia gospodarcze w zakresie, w jakim są udokumentowane pierwotną fakturą, należy zaksięgować w typowy, przyjęty w jednostce sposób, na podstawie tejże faktury.

Uzasadnienie

Można się domyślać, że operator systemu fakturującego u Państwa dostawcy omyłkowo wpisał w ilości zamówionego towaru o jedno zero za dużo. To zapewne oczywista omyłka, która powinna zostać sprostowana fakturą korygującą. Jednak faktura pierwotna dokumentuje nabycie 10 szt. towaru i w tym zakresie odpowiada rzeczywistości. W odniesieniu do 90 szt. towaru, który zafakturowano, lecz którego nie zamówiono i nie dostarczono, nie można odliczyć podatku naliczonego. Wynika to wprost z art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). W odniesieniu do niedostarczonego towaru nie powstaje też zobowiązanie wobec dostawcy. Na gruncie cywilnoprawnym zobowiązanie powstaje w wyniku dokonania faktycznych czynności wynikających z umowy sprzedaży, tutaj – w wyniku dostarczenia 10 szt. (a nie 100) wyrobów.

W związku z powyższym, powinni Państwo zaksięgować fakturę pierwotną - w części potwierdzającej wykonaną dostawę - w typowy, przyjęty w jednostce sposób, a w pozostałej części (w wartości brutto) - odnieść dokument na wydzielone konto w grupie pozostałych rozrachunków, drugostronnie pozostawiając wartość niezrealizowanej dostawy na koncie 303 Rozliczenie zakupu towarów. Salda te zostaną rozliczone z chwilą wpływu faktury korygującej, przy czym będzie ją należało odnieść do okresu, w którym księgowano fakturę pierwotną. Chodzi w szczególności o to, by - jeśli faktura korygująca zostanie wystawiona po dniu bilansowym - nie włączać do aktywów wartości niezrealizowanej dostawy tworzącej saldo Wn na koncie 303 (nie są to towary w drodze) oraz nie włączać do zobowiązań korespondującego z nim salda pasywnego na koncie pozostałych rozrachunków.