Pytanie
Prezes jednoosobowego zarządu w spółce z o.o. gdzie jest dwóch wspólników pełni swoją funkcję na podstawie powołania, bez wynagrodzenia - nie jest zatrudniony. Prezes chce używać dla potrzeb spółki swojego samochodu prywatnego zarówno w jazdach lokalnych jak i pozalokalnych.
Czy może być prowadzona dla tych celów ewidencja przebiegu pojazdu, czy dla jazd lokalnych wypłacony może być jedynie miesięczny ryczałt jak dla pracownika?
Czy konieczne jest zawarcie umowy w formie aktu notarialnego pomiędzy spółką a prezesem na użytkowanie jego prywatnego auta?
Czy różnica w ewidencji przebiegu pojazdu między wydatkami związanymi z eksploatacją auta a wyliczeniem kilometrówki nie będzie kosztem uzyskania przychodu dla spółki?
Jaka kwota powinna zostać zwrócona prezesowi - za rzeczywiste wydatki czy też wynikająca z przejechanych kilometrów?
Odpowiedź
odpowiedzi udzielono: 30 stycznia 2012 r.
Moim zdaniem spółka niepotrzebnie skomplikowała sprawę. Prościej byłoby ustalić wynagrodzenie prezesa na odpowiednim poziomie i nie "bawić się" w rozliczanie ryczałtu.
Uzasadnienie
Między spółką, a członkiem jej zarządu zatrudnionym w ramach powołania istnieje stosunek cywilnoprawny, częściowo uregulowany w przepisach ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.) - dalej k.s.h., a poza tym podlega on swobodzie umów. Tym samym rodzaje świadczeń i zasady ich wypłaty są sprawą wewnętrzną spółki. Tym samym nie ma większego znaczenia, czy prezes będzie dostawał wynagrodzenie, ryczałt za jazdy lokalne, czy też będzie rozliczany na podstawie kilometrówki (ewidencji przebiegu). W każdym przypadku należało będzie zapłacić podatek, a wypłacone świadczenie będzie wyłączone z ZUS. Dodatkowo konieczne będzie stworzenie odpowiedniej podstawy. Wypłacane świadczenie może być uregulowane w samym akcie powołania, regulaminie zarządu lub w umowie zawartej z prezesem - przy zawieraniu takiej umowy spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Skoro spółka jest dwuosobowa, akt notarialny nie jest wymagany.
Określając świadczenie dla prezesa warto zapisać, że przysługuje mu także zwrot kosztów podróży służbowych - będzie on zwolniony od podatku w granicach limitu określonego we właściwych rozporządzeniach.
Przychodem jest zarówno zwrot kosztów podróży służbowych, jak i zwrot kosztów jazd lokalnych. W przypadku podróży można skorzystać ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 i ust. 13 u.p.d.o.f. (będzie to więc przychód zwolniony). Brak analogicznego zwolnienia przy jazdach lokalnych powoduje, że wypłaconą kwotę należy opodatkować (będzie to więc przychód opodatkowany).
Paweł Ziółkowski