W przedmiotowej sprawie do fiskusa zwróciła się spółka, która w związku z prowadzoną działalnością co miesiąc wystawia kilkadziesiąt tysięcy faktur oraz kilka tysięcy faktur korygujących, z których większość wystawiana jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Dotychczas faktury korygujące wysyłane były listami poleconymi, jednak niewiele osób odsyłało je z potwierdzeniem ich otrzymania. Spółka planuje zatem zastąpić wysyłkę faktur korygujących do osób fizycznych listami poleconymi na rzecz wysyłki listem zwykłym. Potwierdzeniem wysłania takiej faktury listem zwykłym byłby odpowiedni wpis w książce nadawczej spółki.
Istota sprawy sprowadzała się do rozstrzygnięcia, czy sam wpis w książce nadawczej, dokumentujący wysyłkę listu zwykłego z fakturą korygującą, dokumentuje próbę doręczenia tej faktury.
Sama spółka uważa, że wysłanie faktury korygującej do osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej listem zwykłym, który odnotowany jest w książce nadawczej spółki, w sposób należyty dokumentuje próbę doręczenia faktury korygującej. Zdaniem spółki inaczej należy podchodzić do korekt podatku należnego w przypadku, gdy korekty te dotyczą czynności wykonanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, bądź na rzecz podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego albo wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo (czyli podatników niebędących "czynnymi podatnikami VAT").
Fiskus się nie zgodził. Uznał, że posiadanie tylko samego wpisu w książce nadawczej bez innych dowodów np. przelewów odzwierciedlających dokonanie korekty podatku należnego, jest niewystarczające, by uznać, że Spółka na jego podstawie będzie mógł dokonać obniżenia podstawy opodatkowania.
Sprawa trafiła do WSA w Warszawie. Sąd zgodził się z fiskusem. Zdaniem sądu nawet, jeśli podatnik, będzie posiadał dokumentację, z której wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana, zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, ale czynności podejmowane przez podatnika w ramach próby doręczenia faktury same w sobie nie będą mogły być uznane za udokumentowaną próbę doręczenia nabywcy towaru lub usługi faktury korygującej, wówczas podatnik będzie zobowiązany uzyskać potwierdzenie otrzymania faktury korygującej, o którym mowa w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, w terminach tam wskazanych, albo przedłożyć dokumenty, które uwiarygodnią próbę doręczenia korekty faktury nabywcy towaru lub usługi.
Zdaniem sądu można mieć uzasadnione wątpliwości czy spółkę można zwolnić z warunku przewidzianego w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, gdy posiada ona jedynie wpis, w prowadzonej przez nią książce nadawczej o wysłaniu listów zwykłych, bez innych dowodów, świadczą i to w sposób wiarygodny o złożeniu w placówce pocztowej dokumentu w postaci faktury korygującej, bądź dowodów, które wskazywałby, że spółka nie uzyskała potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej. Tym bardziej, że spółka nie wskazywała, w jaki sposób prowadzi ww. wpisy i czy istnieją inne dowody, które potwierdzałyby, że nie uzyskała potwierdzenia otrzymania faktury korygującej, choć podejmowano próby doręczenia faktury.
Dlatego tylko na podstawie wpisów o wysłaniu listu zwykłego, dokonywanych przez samą spółkę w książce nadawczej, nie można wskazać, że doszło do wysłania jakiejkolwiek korespondencji. Dlatego nie można mówić o zrealizowaniu jednej z przesłanek wskazanych w przepisie art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT, tj. o udokumentowanej próbie doręczenia faktury korygującej.
Podsumowując, skoro nie można uznać, że wpis o wysłaniu listu zwykłego, dokonany przez spółkę w książce nadawczej nie potwierdza i nie może jednoznacznie potwierdzić, że wystawca faktur korygujących dochował należytej staranności, aby upewnić się, że kontrahent jest w posiadaniu korekty faktury - nie można było uznać, bez innych dowodów, np. przelewów odzwierciedlających dokonanie korekty podatku należnego, że stanowisko spółki w tym zakresie jest prawidłowe.
Wyrok WSA w Warszawie z 28 kwietnia 2015 r., sygn. akt III SA/Wa 2686/14
Omówienie pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego