Takie zmiany wprowadza pakiet SLIM VAT 3, czyli nowelizacja z 26 maja br. ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1059). Zmieniony art. 111 ust. 3a pkt. 1 lit. b stanowi, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny „za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych”.
- Usługa umożliwiająca pobranie paragonu w postaci elektronicznej na smartfona będzie całkowicie anonimowa. Klient otrzyma unikalny identyfikator, który umożliwi mu pobieranie e-paragonów. Do otrzymania identyfikatora nie są wymagane żadne dane identyfikujące Klienta, niepotrzebny jest nawet numer telefonu - wyjaśnia Ministerstwo Finansów.Efektem ma być ograniczenie wydawania i stopniowa eliminacja paragonów papierowych, a także ograniczenie szarej strefy.
Dostęp do paragonu poprzez aplikację
Jak wyjaśnia Urszula Sałacińska-Matwiejczyk, doradca podatkowy z Północno-Wschodniej Grupy Podatkowej, ekspert Tax Alert, dotychczas e-paragony są stosowane głównie w dużych sieciach handlowych, które dysponowały własnymi aplikacjami. Rozwiązanie polega na tym, że po dokonaniu zakupu i zeskanowaniu aplikacji bądź użyciu identyfikatora użytkownika podczas zakupów konsument. Użytkownik aplikacji ma dostęp do swojego paragonu poprzez aplikację.
- Jednak tworzenie dedykowanych aplikacji umożliwiających udostępnianie paragonów elektronicznych przez małe przedsiębiorstwa wiązałoby się z kosztami, których często niewielkie firmy nie byłyby w stanie udźwignąć. Dlatego też w pakiecie SLIM VAT 3 znalazło się rozwiązanie wprowadzające centralną, ogólnopolską platformę rejestracji klientów (HUB paragonowy), odpowiedzialnej za: powiązanie anonimowego klienta z wystawionymi przez kasę paragonami, odbieranie e-paragonów wystawionych przez wiele kas rejestrujących, dystrybucję e-paragonu do klienta - wskazuje.
Według resortu finansów, problemem jest też obecnie sposób dystrybucji paragonu do klienta. Duże sieci handlowe mogą rozwiązać ten problem poprzez własne programy lojalnościowe i tworzenie własnych aplikacji do odbioru e-paragonów. Jednak w ten sposób klient musiałby pobierać odrębne aplikacje od każdego ze sprzedawców.
Zobacz w LEX: VAT 2023 - przewodnik po zmianach >
Jak będzie działać HUB paragonowy
Dzięki HUB-owi klienci będą mogli otrzymywać paragony różnych sklepów za pośrednictwem jednej aplikacji, stworzonej i udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Pozostaną przy tym anonimowi.
- Działanie aplikacji e-paragony wygląda następująco: pierwszym krokiem jest pobranie i zainstalowanie aplikacji (na przykład e-paragony stworzonej przez Ministerstwo Finansów) na smartfonie przez kupującego. Po zainstalowaniu, aplikacja umożliwia pobranie wygenerowanego, unikalnego identyfikatora na żądanie kupującego. Ten identyfikator będzie służył klientowi do żądania paragonu w formie elektronicznej przy kasie. Ważne jest, że do uzyskania identyfikatora nie jest wymagana wprowadzanie jakichkolwiek danych - wyjaśnia Monika Szwed, senior associate w LegalKraft, Swirtun i Wspólnicy.
Dodaje, że podczas dokonywania zakupów, kupujący będzie prezentować kasjerowi swój identyfikator w postaci kodu paskowego, który będzie skanowany przez czytnik kasjera. Następnie kasa rejestrująca wyśle paragon do systemu dystrybucji. Klient będzie mógł w ciągu kilku sekund pobrać swój paragon z systemu.
- Z punktu widzenia klienta ewidentną korzyścią jest dostęp do e-paragonu w każdym czasie a także łatwy dostęp do e-paragonu w przypadku reklamacji - zaznacza Monika Szwed. To dlatego, że klient ma możliwość odebrania e-paragonu w ciągu 30 dni. Istnieje także opcja otrzymania paragonu w formie papierowej, jeśli klient sobie tego życzy.
W przypadku awarii sprzedawca otrzyma powiadomienie o braku możliwości wprowadzenia tego paragonu do systemu. Wystawi wówczas paragon fiskalny w postaci papierowej.
Rozwiązanie dobrowolne dla sprzedawców
Czy e-paragony w nowej formie będą powszechnie stosowane? Eksperci mają co do tego wątpliwości. Po pierwsze, nowe rozwiązanie nie będzie obowiązkowe, a po drugie - jego wprowadzenie wymagać będzie co najmniej aktualizacji oprogramowania kasy fiskalnej.
- Nie w każdym przypadku będzie istniała możliwość uzyskania paragonu elektronicznego. Będzie to zależało od przygotowania oraz dostosowania sprzedawców - mówi Urszula Sałacińska-Matwiejczyk.
Według Moniki Szwed, nowe rozwiązanie należy ocenić pozytywnie z perspektywy branży e-commerce oraz rozwoju usług świadczonych online. HUB paragonowy przyczyni się do zmniejszenia formalności i pomoże zautomatyzować rozliczenia VAT.
- Niestety, sprzedawcy dla uruchomienia możliwości przesyłania e-paragonów będą musieli dokonać aktualizacji oprogramowania kas fiskalnych online lub nawet zakupić nowe urządzenia z dedykowaną funkcją. Jednakże z ich perspektywy ważne jest to, że przepisy nie są nich obligatoryjne - mówi Monika Szwed.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że po 15 września kasy fiskalne udostępniane do sprzedaży będą mogły zawierać dodatkowe funkcje pozwalające na przekazywania paragonu za pośrednictwem HUB-u. W przypadku kas już używanych możliwa będzie aktualizacja oprogramowania w kasie przez ich producentów, bez konieczności udziału podatników. Według MF, nie będzie potrzeby zmiany przepisów wykonawczych dotyczących wymagań technicznych dla kas rejestrujących.
Czytaj w LEX: Księgowość - o czym warto pamiętać w sierpniu? >
Zmiany w fakturach do paragonu
Urszula Sałacińska-Matwiejczyk zwraca uwagę, że konsekwencją zmiany przepisów w zakresie wprowadzenia HUB-u paragonowego była również konieczność dostosowania przepisów dotyczących wydawania faktur do paragonów na żądanie klienta.
-Od 15 września 2023 r. w art. 106h w ust. 1 oraz w ust. 3 dodany będzie punkt wskazujący, iż w przypadku gdy faktura bądź faktura elektroniczna dotyczyć będą sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w dokumentacji pozostawia się numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej - wyjaśnia ekspertka.
Zobacz nagranie szkolenia w LEX: SLIM VAT 3 >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
