1. Rozpoczęliśmy komputeryzację punktów detalicznych. Pierwszym krokiem jest zakup komputera z drukarką (łączna wartość nie przekracza 3500 zł), a do tego kupiony jest program o wartości 1200 zł. Po kilku miesiącach kupujemy kasy fiskalne z czytnikami kodów kreskowych (w zestawie wartość przekracza 3500 zł). Komputery kwalifikujemy w koszty działalności w chwili poniesienia kosztu. Program do obsługi sklepu również.
Czy kasy łącznie z czytnikami powinniśmy amortyzować, czy zaliczyć jednorazowo w koszty jako odrębne składniki, czy może stanowi to zestaw także z komputerem (są połączone kablami)?
Czy w takim przypadku kupiony wcześniej komputer z drukarką musi być wcześniej mimo niskiej wartości wprowadzony do ewidencji środków trwałych?
Czy program może być kosztem podatkowym w momencie poniesienia?
2. W 2009 r. zakupiliśmy do sklepu komputer z drukarką (wartość poniżej 3500 zł), a następnie kasy fiskalne i czytniki kodów kreskowych. Każda z osobnych części (czytnik i kasa) nie przekraczają 3 500 zł. Całość wydatku zaliczyliśmy bezpośrednio w koszty działalności. Teraz pojawiły się jednak wątpliwości na temat słuszności tego postępowania i chcielibyśmy skorygować te zapisy. Sprawozdanie za 2009 r. jest zatwierdzone.
Jak powinniśmy w tym przypadku postąpić, i czy faktycznie kasa fiskalna i czytnik kodów to zestaw?
Co do zasady omawiane elementy mogą być oddzielnymi środkami trwałymi.
Przyjmę dla odpowiedzi, że podatnik jest osobą prawną. Dla osób fizycznych przepisy przewidują analogiczną sytuację.
W celu udzielenia odpowiedzi należy w pierwszej kolejności przywołać art. 16a ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p., zgodnie z którym amortyzacji podlegają stanowiące własność podatnika, nabyte kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania maszyny, urządzenia, inne przedmioty - o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, zwane środkami trwałymi. Natomiast zgodnie z art. 16g ust. 13 u.p.d.o.p. jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku rozbudowy, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3.500 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich rozbudowę, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3.500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
W omawianym zagadnieniu mamy następujące elementy: zestaw komputerowy, drukarka, oprogramowanie (wartości niematerialne i prawne - dalej WNiP), kasa fiskalna z czytnikami kodów kreskowych połączona kablami z zestawem komputerowym.
Środek trwały musi być określonym zestawem, w skład którego wchodzą takie elementy, które zgodnie z art. 16a ust. 1 u.p.d.o.p. muszą być kompletne jako całość oraz zdatne do użytku w dacie oddania do używania środka trwałego. Kompletność jest mierzona poprzez funkcjonalność środka, oznacza to, że nie działają określone urządzenia lecz zestaw komputerowy, do którego są podpięte te urządzenia. Ponadto ze środkiem trwałym mogą być połączone elementy składowe lub peryferyjne, które ulepszają środek trwały, a więc zgodnie z art. 16g ust. 13 u.p.d.o.p. powodują wzrost jego wartości użytkowej mierzonej poprzez zwiększoną jakość i listę usług, które można świadczyć. Przepisy podatkowe nie precyzują jaki element sprzętu komputerowego stanowi samodzielny środek trwały, dlatego to podatnik musi rozstrzygnąć które elementy urządzenia są samodzielne i kompletne. Można także kierować się kryterium możliwości (lub nie) współpracy danego urządzenia z różnymi innymi urządzeniami. Jeżeli dany element może w sposób prawidłowy funkcjonować tylko i wyłącznie z konkretnym urządzeniem, wtedy trudno mówić o jego samodzielności i kompletności. Ponadto na gruncie przepisów podatkowych nie ma także legalnych definicji części składowej i peryferyjnej. Powinno się jednak przyjąć, że części składowe to wszystkie elementy, z których składa się dany środek trwały, niezbędne do jego prawidłowego funkcjonowania. Natomiast części peryferyjne to elementy, które nie wchodzą w skład danego środka trwałego, ale bez nich jego używanie byłoby niemożliwe lub ograniczone.
Powszechnie przyjmuje się że drukarka stanowić może albo część peryferyjną środka trwałego albo samodzielny środek trwały - w zależności od tego czy może być ona używana samodzielnie, czy w połączeniu z komputerem. Jeżeli drukarka jest zainstalowana do konkretnego komputera i może działać wyłącznie wraz z tym komputerem, jest jego urządzeniem peryferyjnym i stanowi element wartości początkowej środka trwałego. Natomiast w praktyce wielu firm drukarki stają się samodzielnymi zaawansowanymi urządzeniami. W takich przypadkach stanowią one samodzielny środek trwały, który podlega oddzielnej amortyzacji.
Jeżeli chodzi o oprogramowanie należy odpowiedzieć na pytanie czy licencja na program jest ściśle przypisana do konkretnego zestawu komputerowego, czy program może być zainstalowany na dowolnym komputerze. Często wyróżnia się tzw. licencje OEM (przypisane do konkretnego zestawu komputerowego, gdzie po likwidacji takiego zestawu tracimy prawo do używania konkretnego programu) oraz tzw. wersje "pudełkowe", które są programami samodzielnymi, a podatnik ma prawo program dowolnie instalować w czasie i w miejscu przez siebie wybranym. W efekcie w pierwszym przypadku – np. wersje OEM-owe systemów operacyjnych czy pakietów Office - wartość oprogramowania należy doliczyć do wartości zestawu komputerowego. Jeżeli jest inaczej wtedy program stanowi samodzielną WNIP i podlega oddzielnej amortyzacji. Tutaj przypuszczalnie chodzi o oprogramowanie do obsługi sklepu, handlu, magazynu itp. Zapewne więc są to oprogramowania samodzielnie działające, stanowiące WNiP, podlegające samodzielnej amortyzacji.
Odnośnie natomiast kas fiskalnych, należy oddzielić kasy fiskalne od drukarek fiskalnych.
Ogólnie należy kierować się podobną zasadą jak powyżej, na ile to urządzenie może działać samodzielnie a na ile nie oraz na ile jest przypisane do konkretnego komputera. Wiedza w tym zakresie jest po stronie autora pytania. W przypadku drukarek fiskalnych często działają one w ten sposób, że są ściele przypisane do zestawu komputerowego i oprogramowania na nim zainstalowanego. W efekcie czynność fiskalizacji odbywa się na komputerze, a wydruk na drukarce fiskalnej jest konsekwencją określonej czynności na zestawie komputerowym. Drukarka więc nie jest kompletna i zdatna do samodzielnego użytku. W tym przypadku potraktowałbym drukarkę fiskalną jako urządzenie peryferyjne, oraz nakład na ten cel jako ulepszenie środka trwałego poprzez zwiększenie jego zdolności wytwórczej. Jeżeli natomiast kasa może pracować samodzielnie (w zakresie czynności fiskalizacyjnych) traktowałbym ją jako oddzielny środek trwały. Autor pytania musi dopasować stan faktyczny do tego na ile kasa i czytniki są samodzielne i zdatne do użytku.
Gdyby nabyte zestawy komputerowe z drukarkami i ewentualnie oprogramowaniem (OEM), z kasą i czytniki były jednym środkiem trwałym i przekroczyły wartość 3.500 zł w ciągu tego samego roku, należy w dacie przekroczenie tej wartości skorygować koszty i odpowiednio przyjąć zestaw na środki trwałe w "ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych". Przy czym należy przyjąć zestaw komputerowy na środki trwałe w dacie jego nabycia, rozpocząć jego amortyzację, a następnie dokonać w ciągu roku aktualizacji jego wartości o nakłady na kasę i czytniki.
W zakresie zeznania podatkowego, nie ma przeszkód aby dokonać odpowiedniej korekty kosztów. Natomiast w zakresie ksiąg rachunkowych, należy dokonać korekty księgowań w bieżącym okresie obrachunkowym. Wartości dotyczące zeszłego roku przyjąłbym jako podstawa wartości korygujących, natomiast odpisy przypadające na rok bieżący odniósłbym w bieżące koszty rodzajowe (amortyzacja). Odnośnie więc roku poprzedniego odpowiednie dane na dzień 1 stycznia:
- przyjąłbym na stan w wartości początkowej środków trwałych,
- przyjąłbym na stan wartość dotychczasowego (za 2009 r.) umorzenia środków trwałych po korekcie,
- różnicę pomiędzy wartością odpisaną w koszty a aktywowaną w koszy jako amortyzacja roku 2009 r. odniósłbym w pozostałe przychody operacyjne i w zależności od istotności kwoty potraktowałbym je jako przychody bieżącego okresu lub jako błąd lat poprzednich w sprawozdaniu finansowym za 2010 r.
Piotr Pawliszyn
Czy kasy łącznie z czytnikami powinniśmy amortyzować, czy zaliczyć jednorazowo w koszty jako odrębne składniki, czy może stanowi to zestaw także z komputerem (są połączone kablami)?
Czy w takim przypadku kupiony wcześniej komputer z drukarką musi być wcześniej mimo niskiej wartości wprowadzony do ewidencji środków trwałych?
Czy program może być kosztem podatkowym w momencie poniesienia?
2. W 2009 r. zakupiliśmy do sklepu komputer z drukarką (wartość poniżej 3500 zł), a następnie kasy fiskalne i czytniki kodów kreskowych. Każda z osobnych części (czytnik i kasa) nie przekraczają 3 500 zł. Całość wydatku zaliczyliśmy bezpośrednio w koszty działalności. Teraz pojawiły się jednak wątpliwości na temat słuszności tego postępowania i chcielibyśmy skorygować te zapisy. Sprawozdanie za 2009 r. jest zatwierdzone.
Jak powinniśmy w tym przypadku postąpić, i czy faktycznie kasa fiskalna i czytnik kodów to zestaw?
Co do zasady omawiane elementy mogą być oddzielnymi środkami trwałymi.
Przyjmę dla odpowiedzi, że podatnik jest osobą prawną. Dla osób fizycznych przepisy przewidują analogiczną sytuację.
W celu udzielenia odpowiedzi należy w pierwszej kolejności przywołać art. 16a ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p., zgodnie z którym amortyzacji podlegają stanowiące własność podatnika, nabyte kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania maszyny, urządzenia, inne przedmioty - o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, zwane środkami trwałymi. Natomiast zgodnie z art. 16g ust. 13 u.p.d.o.p. jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku rozbudowy, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3.500 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich rozbudowę, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3.500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
W omawianym zagadnieniu mamy następujące elementy: zestaw komputerowy, drukarka, oprogramowanie (wartości niematerialne i prawne - dalej WNiP), kasa fiskalna z czytnikami kodów kreskowych połączona kablami z zestawem komputerowym.
Środek trwały musi być określonym zestawem, w skład którego wchodzą takie elementy, które zgodnie z art. 16a ust. 1 u.p.d.o.p. muszą być kompletne jako całość oraz zdatne do użytku w dacie oddania do używania środka trwałego. Kompletność jest mierzona poprzez funkcjonalność środka, oznacza to, że nie działają określone urządzenia lecz zestaw komputerowy, do którego są podpięte te urządzenia. Ponadto ze środkiem trwałym mogą być połączone elementy składowe lub peryferyjne, które ulepszają środek trwały, a więc zgodnie z art. 16g ust. 13 u.p.d.o.p. powodują wzrost jego wartości użytkowej mierzonej poprzez zwiększoną jakość i listę usług, które można świadczyć. Przepisy podatkowe nie precyzują jaki element sprzętu komputerowego stanowi samodzielny środek trwały, dlatego to podatnik musi rozstrzygnąć które elementy urządzenia są samodzielne i kompletne. Można także kierować się kryterium możliwości (lub nie) współpracy danego urządzenia z różnymi innymi urządzeniami. Jeżeli dany element może w sposób prawidłowy funkcjonować tylko i wyłącznie z konkretnym urządzeniem, wtedy trudno mówić o jego samodzielności i kompletności. Ponadto na gruncie przepisów podatkowych nie ma także legalnych definicji części składowej i peryferyjnej. Powinno się jednak przyjąć, że części składowe to wszystkie elementy, z których składa się dany środek trwały, niezbędne do jego prawidłowego funkcjonowania. Natomiast części peryferyjne to elementy, które nie wchodzą w skład danego środka trwałego, ale bez nich jego używanie byłoby niemożliwe lub ograniczone.
Powszechnie przyjmuje się że drukarka stanowić może albo część peryferyjną środka trwałego albo samodzielny środek trwały - w zależności od tego czy może być ona używana samodzielnie, czy w połączeniu z komputerem. Jeżeli drukarka jest zainstalowana do konkretnego komputera i może działać wyłącznie wraz z tym komputerem, jest jego urządzeniem peryferyjnym i stanowi element wartości początkowej środka trwałego. Natomiast w praktyce wielu firm drukarki stają się samodzielnymi zaawansowanymi urządzeniami. W takich przypadkach stanowią one samodzielny środek trwały, który podlega oddzielnej amortyzacji.
Jeżeli chodzi o oprogramowanie należy odpowiedzieć na pytanie czy licencja na program jest ściśle przypisana do konkretnego zestawu komputerowego, czy program może być zainstalowany na dowolnym komputerze. Często wyróżnia się tzw. licencje OEM (przypisane do konkretnego zestawu komputerowego, gdzie po likwidacji takiego zestawu tracimy prawo do używania konkretnego programu) oraz tzw. wersje "pudełkowe", które są programami samodzielnymi, a podatnik ma prawo program dowolnie instalować w czasie i w miejscu przez siebie wybranym. W efekcie w pierwszym przypadku – np. wersje OEM-owe systemów operacyjnych czy pakietów Office - wartość oprogramowania należy doliczyć do wartości zestawu komputerowego. Jeżeli jest inaczej wtedy program stanowi samodzielną WNIP i podlega oddzielnej amortyzacji. Tutaj przypuszczalnie chodzi o oprogramowanie do obsługi sklepu, handlu, magazynu itp. Zapewne więc są to oprogramowania samodzielnie działające, stanowiące WNiP, podlegające samodzielnej amortyzacji.
Odnośnie natomiast kas fiskalnych, należy oddzielić kasy fiskalne od drukarek fiskalnych.
Ogólnie należy kierować się podobną zasadą jak powyżej, na ile to urządzenie może działać samodzielnie a na ile nie oraz na ile jest przypisane do konkretnego komputera. Wiedza w tym zakresie jest po stronie autora pytania. W przypadku drukarek fiskalnych często działają one w ten sposób, że są ściele przypisane do zestawu komputerowego i oprogramowania na nim zainstalowanego. W efekcie czynność fiskalizacji odbywa się na komputerze, a wydruk na drukarce fiskalnej jest konsekwencją określonej czynności na zestawie komputerowym. Drukarka więc nie jest kompletna i zdatna do samodzielnego użytku. W tym przypadku potraktowałbym drukarkę fiskalną jako urządzenie peryferyjne, oraz nakład na ten cel jako ulepszenie środka trwałego poprzez zwiększenie jego zdolności wytwórczej. Jeżeli natomiast kasa może pracować samodzielnie (w zakresie czynności fiskalizacyjnych) traktowałbym ją jako oddzielny środek trwały. Autor pytania musi dopasować stan faktyczny do tego na ile kasa i czytniki są samodzielne i zdatne do użytku.
Gdyby nabyte zestawy komputerowe z drukarkami i ewentualnie oprogramowaniem (OEM), z kasą i czytniki były jednym środkiem trwałym i przekroczyły wartość 3.500 zł w ciągu tego samego roku, należy w dacie przekroczenie tej wartości skorygować koszty i odpowiednio przyjąć zestaw na środki trwałe w "ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych". Przy czym należy przyjąć zestaw komputerowy na środki trwałe w dacie jego nabycia, rozpocząć jego amortyzację, a następnie dokonać w ciągu roku aktualizacji jego wartości o nakłady na kasę i czytniki.
W zakresie zeznania podatkowego, nie ma przeszkód aby dokonać odpowiedniej korekty kosztów. Natomiast w zakresie ksiąg rachunkowych, należy dokonać korekty księgowań w bieżącym okresie obrachunkowym. Wartości dotyczące zeszłego roku przyjąłbym jako podstawa wartości korygujących, natomiast odpisy przypadające na rok bieżący odniósłbym w bieżące koszty rodzajowe (amortyzacja). Odnośnie więc roku poprzedniego odpowiednie dane na dzień 1 stycznia:
- przyjąłbym na stan w wartości początkowej środków trwałych,
- przyjąłbym na stan wartość dotychczasowego (za 2009 r.) umorzenia środków trwałych po korekcie,
- różnicę pomiędzy wartością odpisaną w koszty a aktywowaną w koszy jako amortyzacja roku 2009 r. odniósłbym w pozostałe przychody operacyjne i w zależności od istotności kwoty potraktowałbym je jako przychody bieżącego okresu lub jako błąd lat poprzednich w sprawozdaniu finansowym za 2010 r.
Piotr Pawliszyn